Zo creëer je een prestatiecultuur met HR-analytics

Dit artikel wordt u aangeboden door:

Bij dertien bedrijven die onder één groep vallen één prestatiecultuur neerzetten. Hoe verloopt de weg die Johan Dirven (op de foto links), directeur HRM bij Mosadex Groep bewandelt om dit succesvol te realiseren met de inzet van HR-analytics? Een gesprek met de HRM-directeur en Bram Krijnen, partner bij Crowe HR Services, over hoe HR-data om te zetten is in zinvolle stuurinformatie. En wat dit oplevert voor zowel de HR- als finance professional.

Op donderdag 30 november zullen Dirven en Krijnen in een webinar in gesprek gaan met schrijver-adviseur-spreker Nart Wielaard over hoe data gedreven HR-waarde toevoegt aan je bedrijf. Onmisbare kennis voor finance en HR-professionals. Schrijf je nu in.

Johan Dirven (54 is een HR-man in hart en nieren). Hij begon zijn carrière in de pensioenwereld en stapte toen over naar het bedrijfsleven als HR-leider, momenteel als Directeur HRM bij Mosadex Groep, een toonaangevende totaalleverancier in de farmaceutische zorg- en retailmarkt dat diensten verleent aan meer dan 11 miljoen patiënten en consumenten in Nederland. “Wij zijn onder de naam Mosadex niet zo bekend, maar wel een grote distributeur van medicijnen in Nederland”, zegt Dirven. “Mosadex is een behoorlijk grote club met in totaal dertien bedrijven, met twee consumentenmerken als franchiseformules: DA-drogisterijen en Service Apotheek. Voor HRM is dat nogal een uitdaging. Zie alle dertien bedrijven maar mee te krijgen! Dat maakt het werk heel erg boeiend.”

De huidige succesvolle inrichting van de HR-functie, heeft Dirven eigenhandig met zijn team gerealiseerd. “Toen ik begon bij Mosadex had HR nog nauwelijks een positie van belang binnen het bedrijf. Samen met mijn team heb ik toen een andere manier van werken geïntroduceerd. Waarbij ik vanuit het HRM-team de business ging ondersteunen. Dat maakte toch wel indruk. Daarna is er een nieuw bestuur gekomen dat heeft besloten van Mosadex een High Performance Organisatie (HPO) te maken. Ik sta nu naast de CEO en we hebben vanuit het HPO-gedachtegoed flinke stappen gezet richting het creëren van een prestatiecultuur.”

High Performance-cultuur
Bram Krijnen is partner bij Crowe HR Services – een team van 55 HR-experts dat bedrijven als een HR Business Partner helpt om HR op een hoger volwassenheidsniveau te krijgen. Met o.a. digitaliseringsoplossingen, HR-analytics en advies- en supportteams die klanten adviseren en ontzorgen rondom alle HR-thema’s. Krijnen en zijn team hebben Mosadex geholpen met de verschillende verbeterprogramma’s die het bedrijf heeft doorgevoerd rondom digitalisering en HR analytics. Hij is benieuwd naar de ontwikkeling binnen Mosadex Groep: “Je hebt dertien bedrijven, alles bij elkaar is het een grote club en binnen die dertien zit behoorlijk wat variatie, dus ergens zijn het ook dertien aparte MKB-bedrijven die je allemaal op een hoger plan wilt krijgen.”

Johan Dirven: “Absoluut, wij hebben een echte MKB-cultuur. Wat je hier niet terug zult zien is ‘corporate gedrag’. Bij ons geen eindeloze PowerPoint presentaties. We zijn echt een doenerclub en onze klanten krijgen ook echt alle aandacht. Dat is ons onderscheidende vermogen.

De vijf kenmerken van een HPO-organisatie waar Mosadex aan werkt zijn: kwaliteit van het management, kwaliteit van de medewerkers, openheid en actiegerichtheid, lange-termijngerichtheid en continue verbetering en vernieuwing. Bram Krijnen vraagt zich af hoe Dirven dit doet in een groep die bestaat uit dertien bedrijven en dus uiteindelijk uit dertien verschillende culturen.

Dirven: “We willen allereerst een duidelijke standaard van leiding geven. Dat is de eerste stap. En die stap is gewoon mensen erbij betrekken en naar mensen luisteren, de dialoog aangaan. En daar worden al onze managers op getraind. En natuurlijk willen we ook een hoge kwaliteitsstandaard neerzetten in alles wat we doen. Onze mensen maken daarin het verschil, dus moeten ze het erg leuk vinden om hier te werken. En dat is het ook: als je bijvoorbeeld farmacie gestudeerd hebt, kun hier fantastische innovatieve projecten doen. Maar daarnaast helpt onze HPO-cultuur ook mee om mensen aan te trekken en vast te houden.”

Van digitalisering naar inzicht naar actie
“Digitalisering is een belangrijk onderdeel geweest van de transformatie die Mosadex heeft doorgemaakt”, zegt Krijnen. “Immers, bij veel bedrijven van hetzelfde formaat als de dertien bedrijven die onder Mosadex vallen, is HR in feite niet meer dan de personeelsadministratie. Bij Mosadex is het een strategische functie.” Tegen Dirven: “Jullie richten je op het binnenhalen van de juiste mensen en het creëren van de juiste cultuur om de strategie te implementeren. We hebben samen dingen ontwikkeld op het gebied van digitalisering en de inzet van data. Kun je vertellen hoe dit je geholpen heeft bij het realiseren van de prestatiecultuur?”

Dirven: “Om een High Performance cultuur neer te zetten heeft de directie stuurinformatie nodig. Wij rapporteren over allerlei zaken die van invloed zijn op onze cultuur. Duidelijke voorbeelden zijn verzuim, doorstroom en uitstroom. Niet de platte cijfers zijn voor ons van belang, maar juist het inzicht en de verbanden die we leggen. Denk aan leiding geven in relatie tot verzuim, talenten en doorstroom, recruitment en uitstroom etc. De mensen die direct invloed hebben op de ontwikkeling van deze cijfers, zijn de leidinggevenden. Hun stijl van leidinggeven en aansturen is bepalend voor beide indicatoren. Dus hierin leiden wij ze op. De tijd dat je kon delegeren is voorbij. Niet dat dat hier de cultuur was, maar bewust leiderschap is toch wat anders. Onze boodschap is: jouw mensen maken het verschil en het gaat om de manier hoe jij jouw mensen en hun talenten inzet. Je mensen betrekken vanuit de dialoog! Ja, dat is mooi hè?”

“Om dergelijke data-analyses te kunnen doen is uniformering nodig”, merkt Bram Krijnen op. “Hoe heb je dat aangepakt?”

“Het stroomlijnen van systemen was de eerste stap”, licht de HRM-directeur toe. “De dertien bedrijven hadden een eigen manier van werken en rapporteren. Via één overkoepelende digitale omgeving hebben we processen en de data van al deze bedrijven met elkaar verbonden zodat het mogelijk werd om data-analyse toe te passen over alle bedrijven heen. Zaken als verzuim kunnen we nu door de hele organisatie op een eenduidige manier vergelijken in 1 omgeving. Zo werd het ook mogelijk om diepgaande verzuimanalyses per functiegroep, per manager of per locatie te maken en konden we de bedrijven met elkaar vergelijken. Dit geldt ook voor analyses rondom doorstroom en uitstroom. Voor bijvoorbeeld verzuim is er een benchmark en kunnen we zien of we eronder of boven zitten. Bedrijven met het best ontwikkelde leiderschap zitten vrijwel altijd onder de verzuimbenchmark, dus dat is belangrijke HR-informatie voor ons. Het feit dat we langs heel veel invalshoeken analyses kunnen laten zien helpt ons om te sturen en om de juiste beleidskeuzes te maken.”

De organisatie is ook gebruik gaan maken van de ‘9 Grid Matrix’: een HR-model voor talentontwikkeling. “De HR-cyclus is nu gedigitaliseerd en hierin hebben wij resultaat afspraken en persoonlijke doelstellingen vastgelegd”, legt Dirven uit. “Deze doelstellingen en opleidingsbehoeften worden onderdeel van het ondernemingsplan per dochteronderneming. En dan gaat het over eigenaarschap, want je bent als directeur gewoon verantwoordelijk voor je ondernemingsplan. Dat betekent dus dat je zaken die met mensen te maken hebben niet meer over de schutting kunt gooien, omdat het te moeilijk is. Nee, je gaat gewoon met mensen in gesprek over wat iemands bijdrage aan de strategie is en wat iemands persoonlijke doelstellingen worden voor het komende jaar. Dat geven we vervolgens handen en voeten met een opleidingsplan. In deze fase zitten we nu.”

Integratie van Finance en HR-data
Een belangrijke vraag is ook hoe de financiële functie profiteert van de initiatieven rond HR-analytics. Immers, Finance streeft ook naar business partnerschap en het bevorderen van optimale beslissingen met de juiste stuurinformatie. “Finance en HR moeten hecht samenwerken”, ziet ook Johan Dirven. “Wat je daarvoor nodig hebt is een totaalrapportage, één KPI-dashboard, waarin naast je productiecijfers en financiële KPI’s, ook HR-indicatoren als verzuim en uitstroom opneemt.”

Deze omgeving is bij Mosadex al goed ingericht en samen met finance ben je onderweg naar een dashboard, maar spreken HR en Finance dezelfde taal, wil Krijnen weten. “Kunnen jullie de verbinding leggen tussen bijvoorbeeld uitstroom en de financiële implicaties?”

“Daar zijn we zeker mee bezig”, antwoord Dirven. Ik zal een voorbeeld geven. Bij Mosadex werken we in een echte kwaliteitsomgeving. Procesmatig moet alles perfect op orde zijn, want met de levering van medicatie mag niks misgaan. Dat vraag veel van onze mensen en hun opleiding. Voor ons is het dus van belang om te weten wat uitstroom ons kost in relatie tot het vinden en inwerken van nieuwe mensen. In dergelijke analyses trekken Finance en HR samen op.”

Dirven zegt er wel snel bij dat data-analyses wat hem betreft slechts het startpunt is van een dialoog over wat er werkelijk speelt. “Er is altijd more than meets the eye. Analyseren om te analyseren doen wij niet aan. Dat is ook niet HPO. Een High Performance Organisatie is van de doelgerichte acties, niet de analyses. Dus integreren van HR en financiële data? Absoluut. Maar het gaat om de doorkijk achter de cijfers naar zaken als cultuur en leiderschap. Die zijn uiteindelijk bepalend.”

Ambities
Waar Dirven nu mee bezig is, is o.a. het verbeteren van de doorstroom van talenten binnen de organisatie. “Wat voor loopbaanmogelijkheden zijn er binnen onze dertien bedrijven? Die kennen onze mensen nu nauwelijks. Via ons systeem willen we dat inzichtelijk maken en ook de koppeling leggen met hun talenten en vaardigheden. Zo creëren we een soort interne arbeidsmarkt en voorkomen we dat we mensen kwijtraken aan de concurrentie.”

“Mooi om van dichtbij te mogen zien hoe je het hogere doel – het creëren van een prestatiecultuur – vertaald hebt naar zaken als HPO, digitalisering van HR, en slimme HR-analyses”, besluit Krijnen. De keuze om de HR-functie op een strategisch niveau neer te zetten is daarin ook cruciaal geweest. “Zoals ik al aangaf, wij werken als Crowe HR Services met veel bedrijven in jullie segment, en veel bedrijven willen deze slag gaan maken maar zijn nog niet zover als Mosadex. Jullie lopen hierin duidelijk voorop.”

In de webinar op 30 november gaan Dirven, Krijnen en Nart Wielaard verder in discussie over data-gedreven HR in de praktijk. Meld je hiervoor nu aan.