Zelf de betrouwbaarheid van fiscale administratie bewijzen

Onlangs is het Bedrijfsplan 2008-2012 van de Belastingdienst verschenen. Hierin wordt bijzondere aandacht gegeven aan de invloed van technologie op de werkzaamheden en het takenpakket van de Belastingdienst. Een van de door haar geformuleerde doelen en ambities voor de komende jaren is de versterking van het toezicht.

Deze ambitie wil zij onder meer realiseren door naar verbreding van het toezicht te streven. Hierbij moet worden gedacht aan horizontaal toezicht, gerichte acties, handhavingscommunicatie en samenwerking met andere handhavers.

De Belastingdienst ziet de verantwoordelijkheid voor het toezicht in toenemende mate als een gezamenlijke verantwoordelijkheid van fiscale partners. Daartoe worden zowel ondernemers, accountants als belastingadviseurs gerekend.

De Belastingdienst geeft in haar Bedrijfsplan 2008- 2012 aan dat er onderzoek wordt verricht naar de vraag of er afspraken kunnen worden gemaakt over de inhoud en kwaliteit van de door accountants en belastingadviseurs te verrichten werkzaamheden.

Het is zelfs niet uitgesloten dat een vorm van certificering van bepaalde groepen van professionals daarbij in de toekomst een rol zal gaan spelen.

Steekproeven en data-analyse

In het kader van het toezicht als gezamenlijke verantwoordelijkheid van de fiscus enerzijds en ondernemingen en adviseurs anderzijds, zullen bepaalde werkzaamheden die traditioneel door de fiscus gedaan werden, nu door belastingplichtigen zelf moeten worden verricht.

Ondernemingen schakelen daartoe doorgaans de hulp van hun adviseurs in. Een goed voorbeeld van werkzaamheden die door het bedrijf zelf c.q. haar adviseur kunnen worden gedaan, is het verrichten van steekproeven en data-analyse in het kader van tijdig signaleren en beheersen van fiscale risico’s.

Momenteel voert de Belastingdienst veel van haar verticale controles uit met behulp van monetaire steekproeven, waarbij op basis van de selectie van enkele elementen (euro’s) met een hoge mate van zekerheid wordt bepaald of belastingposten betrouwbaar zijn samengesteld.

Een alternatief om efficiënt boekenonderzoeken uit te voeren is data-analyse. De mogelijkheden op het gebied van data-analyse zijn de afgelopen jaren snel gegroeid en verfijnd, waardoor grote volumes aan data efficiënt integraal onderzocht kunnen worden.

Overigens kunnen data-analyses doorgaans met dezelfde software uitgevoerd worden als waarmee steekproeven worden getrokken. Data-analyse wordt door de fiscus nu nog weinig toegepast, maar dit zal op basis van het aangehaalde bedrijfsplan 2008-2012 in de nabije toekomst veranderen. Een verandering die onderdeel moet worden van de fiscale strategie van een onderneming.

Horizontaal toezicht

Steekproefmethodieken en data-analyse spelen een belangrijke rol in het kader van horizontaal toezicht. Horizontaal toezicht is door de Belastingdienst in 2005 geïntroduceerd als een nieuwe vorm van toezicht op bedrijven.

Horizontaal toezicht staat – zoals de naam al zegt – tegenover verticaal toezicht. Verticaal toezicht is de traditionele vorm van toezicht door de Belastingdienst waarbij de fiscus achteraf beoordeelt (door middel van boekenonderzoeken etc.) of bedrijven zich aan hun fiscale verplichtingen hebben gehouden.

Als dat niet het geval is, wordt er een correctie opgelegd, vaak vele jaren na dato en dikwijls gepaard met (soms forse) boetes. Bij horizontaal toezicht gaat het om wederzijds vertrouwen tussen belastingplichtige en de Belastingdienst.

In het eerder genoemde Bedrijfsplan 2008-2012 is dit als volgt verwoord: “Uitgangspunt is dat het toezicht opgepakt wordt als een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle partners in de fiscale keten. (…). De inzet van de samenwerking is zoveel mogelijk te proberen problemen vooraf op te lossen en dubbel werk in de keten te voorkomen. Door zo te werken kan de belastingplichtige sneller zekerheid worden geboden en hoeven minder tijdrovende controles achteraf uitgevoerd te worden.”

Bij horizontaal toezicht dienen bedrijven vooraf (significante) fiscale risico’s aan de fiscus te melden. Daarvoor in de plaats krijgen die bedrijven sneller zekerheid over de eigen belastingpositie dan anders het geval is. Horizontaal toezicht is aldus een belangrijk instrument van een bedrijf in het kader van haar risicobeheersing.

Het bedrijf weet immers welke potentiële risico’s er bestaan en door deze te melden aan de fiscus, ontstaat er snel duidelijkheid over de omvang van de te betalen belasting. Er zitten, om het zo te zeggen, geen lijken meer in de kast. Voor het (financiële) management van een bedrijf is dit uiteraard zeer belangrijk.

Tax Control Framework

Maar hoe krijgt een bedrijf inzicht in haar eigen fiscale risico’s? Als het bedrijf zelf geen inzicht heeft in haar fiscale risico’s, kan zij deze immers ook niet melden aan de fiscus. Het bedrijf zal dus op een of andere manier bekend moeten zijn met haar eigen risico’s.

In dit kader speelt het zogenaamde Tax Control Framework (TCF) een belangrijke rol. Een TCF is een instrument van interne risicobeheersing, specifiek gericht op de fiscale functie binnen een bedrijf.

Een TCF zal veelal integraal onderdeel uitmaken van het Business- of Internal Control Framework van een bedrijf. Een TCF zorgt ervoor dat de processen binnen een organisatie zo zijn ingericht dat de fiscale risico’s tijdig zichtbaar worden.

Toepassing van steekproeftechnieken stelt ondernemingen in staat om fiscale risico’s niet alleen te identificeren, doch deze eveneens fiscaaltechnisch te kwalificeren en de risico’s die hier mogelijk uit voortvloeien te kwantificeren.

Door de ïdentificatie van risico’s kan voor zowel de toekomst als het verleden een plan van aanpak worden opgesteld waarmee deze kunnen worden beheerst. Steeds meer ondernemingen zullen in het kader van Horizontaal Toezicht afspraken worden genoodzaakt pro-actiever te zijn in de communicatie met de Belastingdienst over fiscale risico-gebieden en deze te betrekken bij het optimaliseren van het eigen Tax Control Framework.

Middels het uitvoeren van VAT ‘pre-audits’, door gebruikmaking van onder meer data analyse en steekproeft echnieken kunnen de volgende voordelen worden behaald:

1. Verbetering van de werkrelatie met de belastinginspecteur (immers door gebruik te maken van soortgelijke controletechnieken als de Belastingdienst is een eerste hobbel bij eventuele discussies in de toekomst over de uitkomsten van een onderzoek al genomen).

2. Ondernemingen krijgen op statistisch verantwoorde wijze, snel en efficiënt inzicht in de aard en omvang van hun fiscale risico’s.

3. De kwaliteit van de werkzaamheden van de externe accountant zal toenemen omdat hij minder tijd hoeft te spenderen aan het toetsen van risico’s in de fiscale paragraaf op gebied van bijvoorbeeld indirecte belastingen en loonheffing.

4. Vermindering van het aantal ‘verticale’ controles en besparing van kosten voor het inzetten van eigen resources daarbij.

5. Afname van boetes.

Op het eerste gezicht lijkt het een wat vreemde ontwikkeling: bedrijven en adviseurs die bepaalde toezichts- c.q. controletaken van de fiscus overnemen. En dat terwijl de meeste organisaties slechts één keer in de circa vijf jaar door de Belastingdienst gecontroleerd worden.

Het bovenstaande geeft echter aan dat voor veel bedrijven het concept horizontaal toezicht waarbij op ‘real time-basis’ gewerkt wordt en fiscale risico’s beheerst kunnen worden, interessante voordelen kan bieden. Vervolgens is het een logische stap om binnen dit concept steekproeven en data-analyse zelf te verrichten in plaats dat de fiscus dit doet.

Met andere woorden: het zelf (laten) uitvoeren van steekproeven en data-analyse is een prachtige manier om de fiscus buiten de deur te houden zonder dat dit een negatieve invloed heeft op de relatie met de Belastingdienst. Sterker nog, het is onze ervaring dat de relatie met de fiscus er alleen maar beter op wordt. Wat wil een bedrijf nog meer?

Arjan Hassing is verbonden aan Ernst & Young Accountants, Richard Cornelisse is verbonden aan Ernst & Young Belastingadviseurs, Fred Lawson is Director of Finance van Biogen Idec International BV