Wouter Winkels, Heineken Horeca

‘Het onderwerp credit management leeft heel erg binnen Heineken, vooral bij Finance en Sales’, begint Wouter Winkels, manager Accounts Receivable. ‘Het is een belangrijk onderwerp en dat wordt het in de toekomst steeds meer.’ Op dit moment telt de afdeling Accounts Receivable 50 fte, waarvan 12 debiteurenbeheerders en 38 medewerkers op debiteurenadministratie. ‘De verwachting is dat het aantal debiteurenbeheerders in 2008 zal groeien naar 28 fte, omdat we verder gaan centraliseren.’

Ook Heineken, goed voor 25.000 klanten op de thuismarkt, werd de afgelopen jaren geconfronteerd met een toenemend aantal faillissementen. Tot drie jaar geleden werd het credit management verzorgd door de dertien verkooporganisaties die de bierbrouwer in Nederland telt.

Maar ook in de horeca gaat het wel eens structureel mis. Wanneer er eenmaal sprake is van een neerwaartse spiraal dan blijken scherpe credit checks vooraf, betrokken klantencontact, eenduidige communicatie, transparante inkoopvoorwaarden en de oude vertrouwde herinneringsfactuur slechts beperkt effectief.

‘Als gevolg daarvan stonden de afdelingen Finance en Sales onder druk. We hebben de hoofden bij elkaar gestoken om de veranderingen vorm te geven. De afdeling debiteurenbeheer werden versterkt met een aantal professionals en de automatisering moest worden geoptimaliseerd.’

Best practices
Door de veranderingen is de uitvoering van de werkzaamheden is verschoven van Sales naar Debiteurenbeheer. ‘Er was geen uniforme werkwijze en het centrale beleid werd niet volledig uitgevoerd. Inmiddels zijn met behulp van training-on-the-job best-practices bij de vestigingen geïmplementeerd en wordt er steeds meer conform het beleid gewerkt. De laatste stap is nu het implementeren van OnGuard en het centraliseren van het credit management.’

Voor de uitvoering van de trainingen on-the-job werd een extern bureau ingeschakeld. Met behulp van best practices werd het niveau op de diverse afdelingen gelijk gebracht. ‘ Standaardisatie is heel belangrijk omdat het zorgt voor een consequente en kwalitatief goede communicatie naar de klant.

Standaardiseren op afstand is moeilijk. We moesten een tool bedenken om het debiteurenbeleid te verbeteren en de werkzaamheden te centraliseren. Bij centralisatie bestaat het risico dat we intern naar elkaar gaan wijzen bij problemen, in plaats van ze op te lossen.

Door goede communicatie en duidelijke afspraken zijn we dat vóór. Belangrijk hierbij is dat Debiteurenbeheerders ook in Zoeterwoude gekoppeld zijn aan een vast klantenbestand. Er mag natuurlijk altijd een gezonde spanning blijven tussen Debiteurenbeheer en Sales.’
Hoewel het meeviel om de tool voor elkaar te krijgen, verliep de uitvoering van het project niet geheel vlekkeloos.

‘De plannen waren er, maar de uitvoering ervan was ingewikkeld, omdat ondanks onze inspanningen nog niet overal uniform werd gewerkt. Heineken Nederland is de eerste Heineken-organisatie in Europa die het credit management centraliseert. Dus we konden de kunst bij niemand afkijken. Dat zorgde ervoor dat het proces naar de centralisatie toe zwaarder was dan gedacht.’

Gezamenlijke verantwoordelijkheid
Ondertussen ging het ‘normale’ werk gewoon door. Terwijl Sales zich meer ging richten op verkoop werd er binnen creditmanagement meer gewerkt aan het innen van de vorderingen. ‘Wat dit project uniek maakt, is de scheiding van de uitvoering van het debiteurenbeleid tussen Sales en een gecentraliseerde credit management afdeling, waarbij Sales verantwoordelijk blijft voor de vorderingen en is er een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beleid. En dat alles in een commercieel ingestelde organisatie als Heineken’

Het project was een pilot. De rest binnen Heineken kijkt over de schouder mee. ‘Belangrijk is ook om het onderwerp meetbaar te maken.’

Momenteel is de laatste fase van het project gestart, waarbij bij in negen verkooporganisaties OnGuard is geïmplementeerd. Bij de overige vier organisaties moet de implementatie in het eerste kwartaal van 2008 zijn afgerond. Daarnaast is voor zes van deze verkooporganisaties het credit management gecentraliseerd en ondergebracht bij Accounts Receivable op het hoofdkantoor in Zoeterwoude. De overigen volgen gefaseerd in 2008.

‘Wanneer Accounts Receivable gecentraliseerd is, kunnen we vanaf het tweede kwartaal van dit jaar, verder met optimalisatie en standaardisatie.’ Winkels vindt het belangrijk om alle stakeholders deelgenoot te maken van beslissingen. ’Je moet de mensen vertellen wat je doet. Communicatie is van levensbelang. In het begin moesten we wennen aan elkaar, maar het verloopt best soepel. We mogen dik tevreden zijn met wat we hebben bereikt. Inmiddels hebben we veel meer gedaan dan alleen het credit management gecentraliseerd.’

Heineken Horeca
Heineken staat internationaal in de top 5 van grootste brouwerijen en is in Nederland de grootste brouwerijen. Heineken Brouwerijen bedient via 9 drankenhandels en het hoofdkantoor in Zoeterwoude de horeca in Nederland.
De brouwer kan, al dan niet in samenwerking met een bank, een rol spelen in de financiering van een project. De drankenhandels van Heineken Brouwerijen verkopen een drietal pilsmerken te weten: Heineken, Amstel en Brand.

Naam Wouter Winkels
Leeftijd 31 jaar
Functie Manager Accounts Receivable
Bedrijf Heineken
Opleiding HTS technische bedrijfskunde, HOFAM
Loopbaan Acht jaar geleden begonnen bij Heineken in de controllerfunctie. Inmiddels werkzaam in zijn zesde functie bij het concern.