Werkdruk in organisaties

In dit artikel probeer ik een eenvoudig instrument te herleiden, waarmee een uitspraak over de werkdruk kan worden gedaan.

Enerzijds moet gebruikmaking van het instrument een betrouwbaar beeld opleveren. Anderzijds dient omwille van de snelheid te worden volstaan met veronderstellingen waardoor het instrument slechts een indicatie kan geven van de werkelijke situatie.

De veronderstellingen

1. In de ideale situatie is de formatie precies toereikend voor het takenpakket; het totale aantal productieve uren dat met de formatie kan worden gemaakt is gelijk aan het aantal uren dat het takenpakket vraagt (“de hoeveelheid werk”)

2. De afwijking van de ideale situatie bij een gegeven takenpakket geeft een maat voor werkdruk: de formatieve over-/onderbezetting

3. De formatie groeit rechtevenredig met de groei van het takenpakket (kwantitatief en kwalitatief)

Het model

Op basis van deze drie veronderstellingen kan een model worden gemaakt met twee vergelijkingen: een vergelijking voor de ideale situatie en een vergelijking voor de werkelijke situatie.

De algemene vergelijking voor een lijn is y = ax – b. Hierin is “a” de richtingscoëfficiënt van de lijn en “b” een constante.
“Y” staat voor de omvang van het takenpakket (uitgedrukt in productieve uren) en “x” staat voor de omvang van de formatie (uitgedrukt in bruto-uren).

In de ideale situatie geldt dat er geen formatie is wanneer er geen taken zijn te verrichten: y = 0 en x = 0. Hieruit volgt dat b = 0. De vergelijking van de ideale lijn wordt dan y = ax. De punten op deze lijn geven aan dat spake is van onder-, noch overbezetting.

In werkelijkheid is mogelijk sprake van over- dan wel onderbezetting: y = ax – b.

Door nu de lijn van de werkelijke situatie te leggen op die van de ideale situatie kan worden berekend hoe groot de over- dan wel onderbezetting (“b” in de vergelijking) is. Hiermee is dan een indicatie verkregen van de werkdruk.

Een voorbeeld

Stel een bepaalde organisatie heeft een toegestane formatie (dit wil zeggen de op formatieplannen gebaseerde formatie) van 200 fte. Het percentage productieve uren dat op jaarbasis per formatieplaats wordt gemaakt is voorcalculatorisch bepaald op 70% van het totaal aantal (bruto) uren per formatieplaats (1872 uren zijnde 36 uur maal 52 weken). Het totale aantal productieve uren dat in deze organisatie is te verwachten bedraagt op jaarbasis 200 maal 0,70 maal 1872 = 262.080 uren, welke precies toereikend zijn om alle taken van deze organisatie uit te voeren. De ideale lijn is dus y = 0,7x, waarbij x het totale aantal bruto uren bedraagt (200 maal 1872 = 374.400).

De werkelijke situatie komt naar alle waarschijnlijkheid niet exact overeen met de ideale situatie. Zo zullen het bruto aantal uren, de werkelijke formatie en het percentage productieve uren waarschijnlijk afwijken. Stel dat de werkelijke formatie 195 fte. Bedraagt, dat op basis van tijdschrijven is komen vast te staan dat het percentage productieve uren per formatieplaats 65% van het bruto aantal uren per formatieplaats bedraagt en dat op basis van tijdschrijven blijkt dat het werkelijke aantal bruto uren voor de totale formatie 365.040 bedraagt. De werkelijke lijn is dus y = 0,65x – b.

Omdat zowel “y” als “x” voor beide lijnen bekend zijn kan “b” worden berekend. “B” is het aantal uren dat, gegeven een bepaald takenpakket, extra c.q. minder moet worden gemaakt om de werkelijke lijn de ideale lijn te laten raken.

y = 0,7x
x = 374.400
hieruit volgt dat y = 262.080

y = 0,65x – b
x = 365.040
hieruit volgt dat y = 237.276 – b

Om de lijnen elkaar te laten raken moet 262.080 gelijk zijn aan 237.276 – b. Hieruit volgt dat b = 237.276 – 262.080 = -24.804 uur. Oftewel 24.804 productieve uren gedeeld door 1872*0,65 uur is ruim 20 fte. In werkelijkheid is derhalve sprake van een ondercapaciteit van ruim 20 fte. Nemen we “b” als indicator van de werkdruk dan kan geconcludeerd worden dat er sprake is van verhoogde werkdruk.

Conclusie

Wanneer slechts naar het aantal fte´s wordt gekeken lijkt er sprake van een onderbezetting van 5 fte.
Maken wij gebruik van het bovenstaande model dan is sprake van een onderbezetting van ruim 20 fte.
De werkdruk is derhalve veel hoger dan deze op het eerste gezicht lijkt!

Tot slot

Aangezien het model uitgaat van een sterke vereenvoudiging van de werkelijkheid is het verstandig de bovenstaande berekening op meerdere tijdstippen en voor organisatieonderdelen afzonderlijk te maken.

Omdat met het groeien van organisaties het aantal formatieplaatsen voor niet direct productief werk sterk toeneemt (relatief meer overhead), kan voor grotere organisaties niet zondermeer worden uitgegaan van een verondersteld lineair verband tussen het takenpakket enerzijds en de formatie anderzijds.