Wendbare organisaties creëren een voorsprong

Door Grant Thornton

Het middenbedrijf stond al bekend om haar wendbaarheid, maar de coronacrisis heeft ondernemers gedwongen om nog beter te bekijken hoe zij efficiënter kunnen gaan werken.

Met een blik op de toekomst maken ondernemingen de balans op en evalueren gestelde doelen. Om in onzekere tijden relevant te blijven, moet u voortdurend leren van uw resultaten en omgeving. Zodat u klaar bent om snel veranderingen door te voeren, of het nu gaat om productontwikkeling, betere klantervaring of het aanboren van nieuwe markten.

Volgens de uitslagen van ons International Business Report gaf 46,2 procent van de ondernemingen aan dat ze de flexibiliteit van hun onderneming na de coronacrisis willen verbeteren. Ondertussen gaf 36,9 procent van de respondenten aan, plannen te hebben voor schaalvergroting van hun bedrijfsactiviteiten als voorbereiding op het herstel.

Jacob Mook, serviceline leader tax bij Grant Thornton, zegt: “Als ik kijk naar de huidige situatie, verwacht ik dat de meest wendbare ondernemingen ook het snelst zullen opkrabbelen. Door hun gestructureerde aanpak zijn zij in staat om kansen te grijpen en zichzelf te beschermen.”

Herzie uw toeleveringsketen, bewaak risico’s en wees voorbereid op onvoorziene gebeurtenissen
COVID-19 maakt de kwetsbaarheid in de toeleveringsketens zichtbaar. Nu we ons voorbereiden op herstel, onderzoeken ondernemingen opnieuw hoe zij hun producten op de markt krijgen. 31,6 procent van de ondernemingen zei dat ze alternatieve of onbenutte verkoop- en distributiekanalen overwegen na de crisis.

Het opbouwen van een veerkrachtige onderneming vereist een kritische blik op uw toeleveringsketen.

Hans Bootsma, serviceline leader advisory bij Grant Thornton, zegt: “Door de coronacrisis ontstonden er bij veel ondernemingen problemen met toeleveringsketen. Wij zien dit vaak gebeuren bij ondernemingen die hun supply chain risicomanagement niet op orde hebben. Soms ontstaan de knelpunten door liquiditeitsproblemen of wanprestaties van leveranciers. Goed supply chain risicomanagement helpt om dit soort risico’s te beperken, waardoor de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd blijft.”

Ondernemingen moeten rekening houden met tal van risico’s waarmee hun leveranciers te maken kunnen krijgen. Denk aan financiële, geopolitieke, economische, handels- en bedrijfsvoeringsrisico’s en Black Swan-gebeurtenissen.

Bootsma zegt: “Begin met het identificeren van mogelijke fouten of verstoringen in de toeleveringsketen. Analyseer deze en prioriteer de risico’s, die het meest waarschijnlijk zijn, met grootste effect op het onderneming. Maak hierbij gebruik van software en analyses voor supply chainrisicomanagement. Deze software monitort tal van risicofactoren, zoals de financiële gezondheid van de leveranciers, lopende geschillen, problemen met werknemersrelaties of andere indicatoren die voor een organisatie van belang zijn. Met deze kennis in de achterzak kunnen we u helpen om die risico’s te beperken. Denk hierbij aan het gebruik van datagestuurde simulaties om noodscenario’s te doorlopen. Daardoor ontstaat focus op de juiste risico’s en verstoringen in de toeleveringsketen.”

U krijgt zo ook inzicht in de kwaliteit van potentiële leveranciers, mocht u plannen hebben om uw activiteiten uit te breiden. Dat geeft vertrouwen in de haalbaarheid van uw plannen.

De pandemie zette ook de hele toeleveringsketen op z’n kop. Sommige overheden pleiten voor een verschuiving naar meer binnenlandse productie uit oogpunt van zekerheid. Mook: “Toen de coronacrisis voor het eerst toesloeg en de grenzen dicht gingen, zagen we dat producten meer lokaal werden ingekocht. De lange leveringsketen bracht teveel risico’s met zich mee. Het probleem is dat we allemaal gewend zijn geraakt aan die lange leveringsketens, omdat ze kostenefficiënt zijn en er veel ‘just in time’ leveringsmodellen zijn doorgewerkt. Op basis van hun inzicht en analyse moet u de balans opmaken tussen de risico’s en de voordelen van offshore- en onshore leveranciers.”

Zoek naar efficiëntie en flexibiliteit in uw bedrijfsvoering
Om een COVID-veerkrachtige onderneming op te bouwen, moet u zo efficiënt mogelijk werken. Denk bijvoorbeeld aan hybride werksituaties met een combinatie van werken op afstand en werken op kantoor met virtuele aanwezigheid.

Als het grootste deel van het personeel vaker thuis werkt, kunt u nadenken over nieuwe manieren om uw werkruimte te beheren en uw vastgoedkosten te verlagen. Frank Gijzen, partner & industryleader real estate & construction bij Grant Thornton, zegt: “We kennen klanten die zijn verhuisd naar een compleet flexibele kantoorruimte waar ze een regeling hebben met een verhuurder. Ze huren een vaste ruimte en de rest gebruiken ze wanneer nodig is.”

Maar ook het thuiswerken is van invloed op de efficiency. Gijzen: “In de praktijk zien we een groeiende behoefte om anders te gaan wonen. Jongere mensen wonen vaak nog in een studentenhuis met meerdere mensen dicht op elkaar. Dan is thuis werken niet ideaal. Mensen met een gezin hebben meer behoefte aan een eigen werkkamer, in plaats van werken aan de keukentafel met gezinsleden in de buurt. Zeker bij arbeidsintensieve werkzaamheden is het belangrijk dat mensen zo productief mogelijk zijn. Het zou dus wel goed zijn als er invulling gegeven wordt aan het optimaliseren van de thuiswerksituatie.”

Tijdens de lockdown worden we gedwongen om na te denken over onze werkwijze. Daar kunnen we van leren voor de toekomst, zowel qua besluitvormingsproces als qua communicatie. Misschien moeten we overstappen naar een plattere, minder bureaucratische managementstructuur en kijken naar de inzet van flexibele teams.

Innoveren om de uitdagingen in uw markt te overwinnen
Mook zegt: “Innovatie is de sleutel om succesvol uit deze, door COVID-19 geleide, recessie te komen. We zien dat veel ondernemingen al vrij sterk innoveren met nieuwe producten en processen en nieuwe manieren om de markt te betreden.”

Veerkracht kan betekenen dat u kosten bespaart door te innoveren in uw bedrijfsvoering. Is het mogelijk om eenvoudige en repeterende processen te automatiseren? Kunnen de productiekosten omlaag, zonder de kwaliteit en de prijs van uw product ervan te veranderen? Mook zegt: “Een stagnatie in toeleveringsketen kan ook betekenen dat u producten op een andere manier gaat samenstellen waar u eerder misschien niet aan gedacht zou hebben.”

In een cultuur voor innovatie is het ook belangrijk om een dialoog aan te gaan tussen management en medewerkers, om snel oplossingen te vinden die uw onderneming en uw klanten ten goede komen. Mook voegt hieraan toe: “Ga uit van uw eigen kracht. Denk na over uw doelstellingen en gebruik innovatie als de kickstarter om die te realiseren.”

Gebruik data voor vraag en prijsbepaling
Data stelt ondernemers in staat om van koers te veranderen als de richting niet goed is; om te bevestigen wanneer ze winnen en om hen te waarschuwen wanneer ze dat niet doen.

“Je kunt niet vertrouwen op de oude werkwijze, waarbij verkopers hun orders binnen brachten”, zegt Mook. Voorraadbeheer moet bijvoorbeeld niet automatisch dezelfde hoeveelheid onderdelen opnieuw bestellen als de voorraad een bepaald niveau bereikt. Als u ziet dat de vraag naar dat onderdeel is gedaald, moet u eerst goed naar uw klantenbestand kijken voordat u weer een bestelling plaatst. De data is beschikbaar dus analyseer het goed.”

Met de juiste data benut u de kans op succes optimaal. “Stel, uw concurrent valt om en u moet leveren aan zijn klanten”, legt Mook uit. “Agile ondernemingen hebben hun dataprocessen goed genoeg op orde om de beste prijs te bepalen en die kans te grijpen. Zij zijn degenen die zich het snelst aanpassen. Ondernemingen die het minder goed doen, halen misschien wel nieuwe klanten binnen, maar tegen een te lage prijs waardoor ze geld verliezen, omdat ze de data niet goed genoeg hebben geanalyseerd.”

“Veel ondernemingen hebben de afgelopen tien jaar vanuit een hybride model gewerkt. Ze hebben wat technologie in hun organisatie, maar ze vertrouwen nog steeds veel op analoge praktijken. De afgelopen zes maanden bleek dat die twee samen moeten komen, op een manier die zich door ontwikkelt. Ongeacht of u uw personeel of klanten ziet of niet. Alleen dan lukt het om je doelstellingen te behalen.”

Hoewel verschuivingen in de toeleveringsketens een voortdurend risico vormen, kan zorgvuldig beheer deze zorgen verminderen, dat heeft de pandemie wel aangetoond.

Wendbaarheid was altijd al een bewonderingswaardig kenmerk van succesvolle ondernemingen. Nu meer dan ooit moet u klaar staan om te innoveren, om u aan te passen, te analyseren en een voorsprong krijgen op de rest.

Maak een pitstop
In een serie artikelen delen wij inzichten met u – ondernemers in het middenbedrijf – om u te helpen kijken naar de externe en interne mogelijkheden om uw bedrijfsstrategie te ondersteunen, prestaties te verbeteren en uw veerkracht te vergroten.

Abonneer u om ‘in de race’ te blijven