Wendbaarheid is duurzame oplossing voor problemen

Er komen veel veranderingen op bedrijven af; De concurrentiedruk wordt heviger, de globalisering zet verder door, perioden van economische voor en tegenspoed wisselen elkaar sneller af, wet- en regelgeving spelen een steeds grotere rol en technologische ontwikkelingen volgen elkaar sneller op, waardoor voortdurend andere kennis nodig is. En dan is er ook de arbeidsmarkt die onder invloed van demografische ontwikkelingen drastisch verandert, waardoor we de komende jaren een grote uitstroom van werkenden kunnen verwachten. Werknemers zullen sneller van baan wisselen en ook kiezen hoogopgeleide professionals vaker voor andere vormen van werken, al dan niet als zelfstandige.

Al deze ontwikkelingen vragen om organisaties die in staat zijn snel en goed in te spelen op deze veranderingen – om wendbare organisaties. Dit was voor Yacht in 2010 aanleiding om een onderzoek te starten naar de wendbaarheid van organisaties in Nederland. De resultaten van dit onderzoek zijn terug te vinden in het boek ‘De wendbare organisatie’, dat diende als wake up call.

Sindsdien is de aandacht voor het onderwerp verder toegenomen en zijn Nederlandse organisaties ook daadwerkelijk wendbaarder geworden. “Wendbaarheid leeft”, stelt Peter Hulsbos, algemeen directeur van Yacht. “Het begint met de factoren arbeid, kennis en processen en systemen. Als je op het juiste moment over de juiste kennis kunt beschikken, je medewerkers efficiënter kunt laten werken, en rekening houdt met de wensen en eisen van een nieuwe arbeidsgeneratie, ben je al een eind op weg naar een betere bedrijfsvoering”, aldus Hulsbos.

Volgens hem is het belangrijk dat bedrijven leren wendbaar te worden door te observeren. “Niet alleen in de eigen organisatie, maar vooral in de buitenwereld. Door goed te observeren zie je patronen en kun je anticiperen op het onverwachte. Bijvoorbeeld door te werken met scenario’s in plaats van starre jaarplannen. Alleen als je in staat bent antwoorden te geven op onvoorspelbare vragen, ben je wendbaar. Wendbaarheid is een duurzame oplossing voor veel problemen waar je tegenaan loopt.”

Door de crisis voelen meer organisaties dan ooit de noodzaak om adequater in te spelen op continu veranderende marktomstandigheden. Uit het dit jaar gehouden onderzoek ‘Op weg naar wendbaarheid’ blijkt dat kostenbeheersing vaak de aanleiding is om na te denken over de wendbaarheid. Organisaties die al op een of andere manier wendbaar zijn en de basis op orde hebben, zijn in staat over de langere termijn na te denken. Door aanpassingen in arbeid, kennis, processen en systemen zijn de eerste stappen gezet, maar organisaties hebben nog steeds interne en externe obstakels te overwinnen om zich verder te ontwikkelen.

“Wendbaar worden klinkt logisch, maar ga het maar eens in de praktijk brengen”, zegt Hulsbos. “We zien dat de waan van de dag vaak bepaalt welke maatregelen een organisatie neemt, en die bestaan meestal uit kosten snijden. Tegengestelde belangen of zwak management verhinderen dan de goede bedoelingen. Er moet rekening worden gehouden met het feit dat verschillende stakeholders tegengestelde belangen hebben. Een HR-directeur heeft andere ideeën dan iemand uit de business, een inkoper of topmanager. Je kunt pas wendbaar worden als je een geïntegreerd beeld hebt van wat je als organisatie wilt bereiken en dit beeld te delen. Bedrijven waar tussen de verschillende stakeholders discussie wordt gevoerd over wat er leeft en wat er moet gebeuren, zetten de meest fundamentele stappen naar wendbaarheid. Zij krijgen iedereen aan tafel, luisteren naar elkaars prioriteiten en nemen dan beslissingen.”

Een CFO kan volgens Hulsbos voor grotere wendbaarheid zorgen door de processen en systemen zodanig in te richten dat er voortdurend inzicht is in de cijfers en de stand van zaken in het bedrijf. “Een snelle en efficiënte rapportage, waardoor er minder beslag wordt gelegd op de capaciteit van de finance-afdeling en de CFO, zorgt ervoor dat er meer tijd overblijft om de blik op de toekomst te richten. Onderzoek toont aan dat het grote invloed op de wendbaarheid heeft om voorbij de korte termijn te denken.”

Yacht onderzocht niet alleen hoe wendbaar organisaties zijn, maar ook wat ze ervan weerhoudt met wendbaarheid aan de slag te gaan en tegen welke barrières ze aan lopen. Uit het onderzoek komt naar voren dat de deelnemende Nederlandse organisaties in drie groepen zijn in te delen. Allereerst zijn er organisaties die nog een flinke inhaalslag moeten maken voor ze wendbaar zijn. Organisaties in deze fase zijn gedreven door de korte termijn en reageren vaak ad hoc op bezuinigingsmaatregelen die ze moeten nemen of veranderingen als gevolg van gewijzigde wetgeving. Ze zoeken de oplossing dicht bij huis. Met name processen en systemen worden verbeterd om de kosten te verlagen en te kunnen blijven beheersen. Daarnaast zijn er organisaties die heel bewust bezig zijn met wendbaarheid, maar daar alleen nog voor de korte termijn resultaat in hebben bereikt.

####

Naast de verbetering van processen en systemen werkt men hier ook al aan kennismanagement. De toekomstige problemen worden veroorzaakt, doordat de toekomstvisie van deze organisaties nog niet vertaald en uitgewerkt is in toekomstscenario’s en concrete plannen om zo ook daadwerkelijk te kunnen reageren op plannen. Tot slot zijn er organisaties die structureel wendbaar zijn en als organisatie in staat zijn adequaat te reageren op (toekomstige) ontwikkelingen op de (arbeids)markt. Organisaties in deze categorie kenmerken zich door een duidelijke externe oriëntatie in combinatie met een strategische visie en daarmee een toekomstgerichtheid: ze hebben hun blik naar buiten en op de lange termijn gericht.

Wat organisaties in deze categorie goed lukt, is de toekomstvisie vertalen naar scenario’s en uitvoerbare plannen. Ook is er draagvlak in de organisaties om de voornemens goed ten uitvoer te brengen. Wat organisaties in deze categorie nog remt bij de doorvoering van de plannen, is het eigenbelang van sommige individuele managers. In het onderzoek geeft iets meer dan 40 procent van de organisaties aan wendbaarder te zijn geworden en zegt een kwart dat de wendbaarheid sinds de crisis achteruit is gegaan. Dit zijn vooral organisaties die moeite hebben om in te spelen op veranderingen. Er wordt te veel op de korte en te weinig op de lange termijn gedacht. In eerste instantie wordt vaak gekeken naar processen en systemen als eerste stap. Dat is relatief eenvoudig te regelen met een snel resultaat. Dit is echter maar een fractie van de oplossing.

De meeste winst is volgens Yacht te halen uit de aanpak van complexere zaken als arbeid en kennis, waarvan de resultaten vaak op de wat langere termijn zichtbaar worden. “Strategische personeelsplanning helpt het meest op weg naar wendbaarheid. Weten welke kennis je op welk moment in de organisatie nodig hebt, maar ook kwijt kunt, is cruciaal voor elke organisatie. Kennis is de succesfactor voor elke organisatie”, concludeert Hulsbos.

Naast kortetermijndenken is gebrek aan bewustzijn en daadkracht van leiders een belangrijke barrière om aan wendbaarheid te werken. Als deze kwaliteiten ontbreken, is het erg lastig om wendbaar te worden, maar Hulsbos vindt het te gemakkelijk om alleen naar leidinggevenden te wijzen. Het is naar zijn idee een gezamenlijke verantwoordelijkheid. “Iedere medewerker is verantwoordelijk voor het eigen werkgeluk, de eigen loopbaanontwikkeling en de eigen employability. Kortom, voor persoonlijke wendbaarheid. Veranderingen komen zowel vanuit de top als vanaf de werkvloer.”

Volgens Hulsbos is het de hoogste tijd om echt samen te werken. “Wat ik bedrijven en organisaties op het hart wil drukken, is dat ze alleen maar wendbaarder kunnen worden als ze samenwerken: met verschillende stakeholders in de organisatie, maar ook met andere partijen in de keten. Vergelijk het met een school vissen: individuele organismen die alleen kunnen overleven als ze samen bewegen. Ook al komen ze een haai tegen.”

Wendbaarheid per branche

Overheid: bezig aan een inhaalslag. De belangrijkste maatregelen die overheidsorganisaties nemen om wendbaarder te worden zijn processen en systemen verbeteren en inzichtelijk maken welke kennis nodig is, welke kennis daarvoor in huis is en welke kennis van buiten moet worden aangetrokken.

Zorgsector: veel aandacht voor vergroting van de wendbaarheid onder druk van concurrentie, bezuinigingen en veranderende wetgeving. Zorgorganisaties maken vooral een inhaalslag door processen te verbeteren en efficiënter te maken en door kennismanagement. Deze inzichten hebben geresulteerd in een bewuste keuze tussen werknemers die vast in dienst zijn en zij die een flexibele arbeidsovereenkomst hebben.

Industrie: loopt ten opzichte van andere branches voorop in wendbaarheid. De voorsprong op het gebied van processen en systemen is groot. Deze zijn zeer efficiënt ingericht met een steeds snellere time to market als gevolg. Wendbaarheid is noodzakelijk om concurrerend te blijven, de crisis te overleven en om te gaan met de sterk fluctuerende marktvraag en schaarste op de arbeidsmarkt.

Financiële dienstverleners: wendbaarheid is licht bovengemiddeld. De financiële dienstverleners schatten hun eigen wendbaarheid het hoogst in van alle branches. Ze richten zich vooral op het doorvoeren van procesverbeteringen, kennisontwikkeling, een strategische richting bepalen en strategische personeelsplanning. Ook geloven ze dat het ‘nieuwe werken mogelijk maken’ een groot effect zal hebben op de wendbaarheid van de organisatie.

Zakelijke dienstverleners: processen goed op orde. Ten opzichte van andere branches houdt deze sector zich het minst bezig met kennis. Verder is de branche gemiddeld wendbaar. Ruim vier op de vijf organisaties zeggen bezig te zijn met de verhoging van wendbaarheid, ongeveer 38 procent geeft aan dat de wendbaarheid de afgelopen twee jaar is toegenomen. In deze sector zitten veel mkbbedrijven met een naar buiten gerichte oriëntatie en een kleinere top, waardoor men sneller kan handelen.

Logistiek: wendbaarheid gemiddeld en fluctueert weinig tot niet. Binnen de logistiek zijn de processen over het algemeen goed op orde. Bij ruim vier op de vijf organisaties is er aandacht voor wendbaarheid en 44 procent geeft aan dat de wendbaarheid de afgelopen twee jaar is toegenomen. De voornaamste reden waarom organisaties in de logistiek aan hun wendbaarheid werken, is vooral concurrerend blijven (29 procent). De crisis is een tweede reden, die evenwel voor een veel kleiner deel van de organisaties geldt (12 procent).