Weigeren of beheersen?

De kunst is om deze vorm van risicomanagement goed te beheersen. Met andere woorden: wat zijn de risico’s, wat zijn de gevolgen en wat kunt u doen om deze risico’s voor te zijn of te beheersen? Eén van de mogelijke gevolgen van wanbetalen is, naast fi nancieel verlies, onzekerheid over de inbaarheid van de vorderingen. Welk bedrag moet u inschatten als zijnde inbaar op de openstaande rekeningen?

Een ander risico is reputatieschade. Dit is een langere termijn risico. Uw bedrijf staat steeds meer bekend als een bedrijf waarbij je gewoon kunt bestellen zonder de rekening te betalen. Het gevolg hiervan is, naast een slechte reputatie, meer wanbetalers.

Het derde en misschien wel grootste risico is dat de waarde van uw organisatie daalt. Deze waarde wordt namelijk deels bepaald door de waarde van de debiteurenportefeuille. Onzekerheid over de inbaarheid van de betreffende portefeuille heeft een negatief effect op de waardering.

Deze onzekerheid heeft te maken met het feit dat een gemiddeld bedrijf doorgaans weinig gegevens heeft van de wanbetalers of van hun klanten in het algemeen. Verkeerde adressen, mensen die verhuisd zijn of slimme fraudeurs die slecht te achterhalen zijn. Vertaald naar uw organisatie: hoeveel rekeningen krijgt u nog geïnd en wat is het uiteindelijke bedrag dat u alsnog krijgt voor deze openstaande vorderingen?

Stijgende DSO
Deze risico’s zorgen veelal voor problemen in de organisatie. Het herkennen van de risico’s is daarom noodzakelijk, zodat de gevolgen als gevolg van de nodige controle beperkt of liever nog voorkomen kunnen worden. De risico’s zijn voornamelijk te herkennen aan een stijgende days sales outstanding (DSO, het aantal dagen dat een rekening open staat).

U ziet de termijnen waarop u betalingen ontvangt oplopen. Het duurt langer voordat de rekeningen betaald zijn. Er moeten meer herinneringen gestuurd worden of u bent meer aan het nabellen. De kosten voor de nazorg en het achterhalen van de klantgegevens lopen op terwijl de rekeningen nog steeds niet betaald zijn.

Kortom, het percentage afb oekingen neemt toe alsmede het aantal klanten waar u afscheid van neemt. Het inschatten van het percentage dat u uiteindelijk dient af te boeken op uw debiteurenportefeuille blijft onzeker. Tenzij u er voor kiest de debiteurenportefeuille (of delen hiervan) te verkopen.

Uiteraard kunt u zelf veel invloed uitoefenen op de bij u geldende DSO. Deze begint al aan de voorkant van uw organisatie, de plek waar de klanten binnen worden gehaald en de producten worden verkocht: de sales- en marketingafdeling van de organisatie. De acceptatiescoring, het bepalen wanneer een klant wel of niet geaccepteerd kan worden, is van belang als het gaat om risicomanagement met betrekking tot debiteuren.

Met consumenten waarvan u weet dat ze niet betalen omdat ze dit niet kunnen en/ of niet willen, kunt u logischerwijs beter geen transactie aangaan. Een tweede punt waarop u uw aandacht kunt vestigen is het continu monitoren van uw portefeuille met vorderingen. Zodra een consument klant bij u geworden is, is een gediff erentieerd beleid ten aanzien van de benadering vereist. Klanten werven kost het bedrijf veel geld. Denk hierbij aan alle marketingacties en correspondentie et cetera.

Het liefst wilt u geen afscheid van uw klanten nemen. En in het geval van een tijdelijke betalingsachterstand hoeft dat ook niet. Echter, klanten waarvan u weet dat ze nooit betalen omdat ze bijvoorbeeld niet vindbaar zijn, kunt u het beste zo snel mogelijk afsluiten. Dit voorkomt dat u naast diverse marketingeuro’s nog extra geld kwijt bent. Om de juiste keuze te maken en een betere inschatting van de risico’s, is het handig om te weten wat het betaalgedrag van uw klant was in het verleden. Ook bij andere bedrijven!

Data
Voor zowel de acceptatiescoring als het monitoren van uw portefeuille kunt u uiteraard uw eigen database gebruiken, maar u kunt daarnaast tevens een dataspecialist inschakelen. Als u weet hoeveel openstaande rekeningen er in uw debiteurenportefeuille zitten en welke van deze openstaande rekeningen een risico vormen dan kunt u de portefeuilles op de juiste waarde inschatten.

Vanaf dit punt kunt u beslissen of u het zelf in de hand houdt en achter de wanbetalers aangaat of dat u het proces van het innen van vorderingen vanaf een bepaald moment uitbesteedt. Dit kan op basis van provisie, maar ook door het eerder genoemde verkopen van uw openstaande vorderingen.

Voor het verkopen van uw debiteurenportefeuille (of delen hiervan) moet deze eerst op waarde worden geschat. Dat gebeurt door de opkopende partij, maar dat kan ook door uzelf gebeuren, mits u uw database op orde hebt. Belangrijk is dat u uw vorderingen verkoopt aan een bedrijf dat maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het vaandel heeft staan, zodat uw reputatie niet wordt aangetast.

Kortom: Slecht betalende klanten kunt u het beste goed op waarde inschatten voor u defi – nitief afscheid van ze neemt. De acceptatie op de sales- en marketingafdeling van uw bedrijf hoeft minder streng toegepast te worden als uw bedrijf het betaalgedrag van klanten goed monitored. Dit heeft weer een positief effect op uw omzet. Uitbesteding is een tweede optie. Let hierbij wel op dat het bedrijf waar u aan uitbesteedt maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het vaandel heeft staan. Zodat u niet alsnog uw klanten verliest of reputatieschade oploopt.

Hans van Wermeskerken, algemeen directeur Lindorff Netherlands

Risico’s van wanbetalers
1 Reputatieschade
2 Financieel verlies
3 Onzekerheid ten aanzien van voorzieningen op de balans

Hoe herken je de risico’s?
1 DSO neemt toe
2 Percentage afboekingen neemt toe

Oplossingen
1 Het managen van de voorkant van de organisatie met behulp van acceptatiescoring.
2 Een gedifferentieerd beleid ten aanzien van debiteuren/consumentenbenadering (dus bijvoorbeeld bij mensen waarvan je weet dat ze niet betalen eerder overgaan tot afsluiting en mensen waarvan je weet dat ze normaal gesproken goed betalen, maar wellicht nu even minder, het nog even aankijken en ze niet direct afsluiten)
3 Het monitoren van de debiteurenportefeuille
4 Uitbesteding van de betreffende processen
5 Verkopen van de debiteurenportefeuille of delen hiervan