Wat hebben internationale ngo’s en commerciële ondernemingen met elkaar gemeen?

Lees ook de whitepaper over dit onderwerp

Met een jaarlijks budget van 300 miljoen euro en organisaties in 40 landen, kun je de genoemde ngo’s best vergelijken met een middelgrote multinational. Op het eerste gezicht gaat het om twee compleet verschillende organisaties. Door de afwezigheid van een winstoogmerk, houden stichtingen en ngo’s er echter een verschillende werkwijze op na wanneer het gaat om bijvoorbeeld de samenwerking met partners en het inkopen van goederen en diensten.

Toch moeten beide soorten organisatie hun continuïteit waarborgen en hebben ze vaak gekwantificeerde doelstellingen die met beperkte middelen moeten worden bereikt. Verder hebben ze voor bepaalde diensten met dezelfde leveranciers te maken zoals bijvoorbeeld financiële dienstverleners. Een andere belangrijke overeenkomst is dat beide regelmatig betalingen doen naar vestigingen, leveranciers of partners over de hele wereld.

Hierdoor krijgen ze te maken met wisselkoersen, transactiekosten en de risico’s van het versturen van geld naar opkomende landen. De vreemde valuta’s die vroeg of laat in dit proces een rol spelen, kunnen bij sterke koersschommelingen de kosten van het project en daarmee de winstgevendheid of de uitvoering daarvan in gevaar brengen. Valutarisico’s mogen daarom niet worden afgedaan als noodzakelijk kwaad, maar dienen met behulp van een valutastrategie te worden beperkt. Zowel internationale ondernemingen als internationaal opererende stichtingen en ngo’s maken hiervan om dezelfde redenen gebruik.

Organisaties die projecten ondersteunen of handel drijven met opkomende landen, krijgen vaak te maken met zogenaamde ‘exotische valuta’s.’ Dit zijn valuta’s van landen met weinig internationale handel. Door gebrek aan vraag en aanbod en een vaak onderontwikkeld bankwezen, zijn deze valuta’s minder liquide dan bijvoorbeeld de euro, de dollar en het Britse pond. Verder zijn er niet altijd organisaties die macro-economische cijfers en informatie over politieke factoren en de lokale economie verstrekken. Hoewel transacties in deze valuta’s soms lastig zijn, zijn de valuta’s belangrijk bij het betalen van lokale leveranciers of het financieren van projecten. Ook als in euro’s of dollars wordt betaald, speelt de lokale valuta een rol in de zin dat de koers daarvan bepaalt hoeveel de handelspartner of het project uiteindelijk ontvangt.

______________________________________________________________________________

Wilt u de financiële structuur van uw organisatie verbeteren en daarmee een betere cash- concurrentiepositie bereiken? Volg dan de tweedaagse Masterclass Strategisch Werkkapitaal Management. Ontvang praktische tips, laat u inspireren door een business case en volg de interactieve management game. Meld u direct aan.

______________________________________________________________________________ 

 

Net als commerciële ondernemingen, kunnen non-profitorganisaties gebruik maken van dienstverleners die zich specialiseren in valutatransacties. Het ontbreken van verdragen voor betalingsverkeer en financiële regulering kunnen transacties naar bepaalde landen moeilijk maken. Daarom is het voor stichtingen en ngo’s belangrijk om een valuta-aanbieder te vinden die over een netwerk van intermediaire banken beschikt dat transacties snel, veilig en efficiënt maakt. Als intermediaire banken vóór de transactie ook de wisselkoers kunnen bevestigen, neemt daardoor ook de transparantie toe. Dit stelt donoren en andere belanghebbenden gerust en goede doelen kunnen zich daardoor beter op hun fondsenwerving en de uitvoering van hun projecten concentreren.

Om transacties in buitenlandse valuta’s efficiënter te laten verlopen, adviseer ik cliënten om voor het komende jaar de financieringsbehoeften van ieder project in kaart te brengen. Zodra duidelijk is wanneer transacties zullen worden gedaan, kunnen termijncontracten en andere instrumenten worden ingezet om het valutarisico te beperken. Zo kan een stabiele wisselkoers worden vastgelegd ongeacht wat de valuta op dat moment doet. Transacties in buitenlandse valuta’s worden dan voorspelbaarder en belangrijke projecten lopen geen vertraging op door volatiliteit van de lokale valuta.

Verder raad ik ontwikkelingsorganisaties aan om zich te laten informeren over de beschikbare instrumenten voor risicodekking die veel internationale ondernemingen inzetten om de budgettering voor hun internationale projecten te verbeteren. De kostenstructuur en de doelbesteding van stichtingen en ngo’s wordt steeds belangrijker in de communicatie met donoren, de overheid en andere belanghebbenden. Natuurlijk is transparantie dan een belangrijke factor, maar ook eventuele kostenbesparingen waardoor een groter deel van de inkomsten kan worden ingezet om de doelstelling te bereiken.

Er zijn veel internationale stichtingen en ngo’s die hun internationale projecten financieren in harde valuta (vaak de valuta van het donorland). Dit lijkt logisch in de zin dat men zich niet bezig hoeft te houden met wisselkoersen, maar in feite gaat het om het verplaatsen van het probleem. Als de lokale partner zelf verantwoordelijk is voor het omwisselen van de harde valuta is de kans groot dat dit tegen een minder gunstige koers gebeurt en commissie wordt berekend, aangezien het om relatief kleine bedragen gaat en het aantal valuta-aanbieders mogelijk beperkt is. Als er contant wordt gewisseld, loopt de betrokken persoon mogelijk zelf gevaar. Het financieren van projecten in de lokale valuta is dan een betere oplossing, maar daardoor loopt de stichting of ngo wel valutarisico.

Als wisselkoersen sterk schommelen op het moment dat de valuta van het donorland wordt gewisseld voor de lokale valuta, kan het zijn dat maar een deel van het benodigde budget de bestemming bereikt. Het is daarom van groot belang dat ook stichtingen en ngo’s hun valutarisico’s zo veel mogelijk afdekken, zodat het volledige project kan worden gerealiseerd. Na een analyse van de valutabehoeften en de risico’s die daarbij ontstaan, kan de valuta-aanbieder helpen bij het selecteren van de beste strategie voor de internationale transacties. Op die manier kan de uitvoering van projecten zeker worden gesteld en kunnen waar mogelijk besparingen worden gerealiseerd, zodat de doelbesteding toeneemt.

Toch zijn er ook verschillen tussen het bedrijfsleven en de non-profitsector. Grotere commerciële organisaties hebben vaak een eigen treasuryafdeling, terwijl veel stichtingen en ngo’s die niet hebben. Het mkb staat overigens wel vaak voor dezelfde uitdaging en moet vaak een externe oplossing zoeken voor het gebrek aan ervaring en gespecialiseerde kennis.

Een ander belangrijk verschil is de service die beide organisaties krijgen van hun bank. Het komt vaak voor dat non-profitorganisaties niet de persoonlijke service, financiële maatoplossingen en concurrerende tarieven krijgen die commerciële klanten krijgen. Deels zal dit te maken hebben met de omvang van hun transacties. Deels met het feit dat het dienstenpakket en de organisatie van traditionele banken vooral zijn afgestemd op het bedrijfsleven en stichtingen en ngo’s maar een deel van deze diensten gebruiken.

In plaats van kosten bij valutaconversie te accepteren als iets onvermijdelijks of het probleem te verplaatsen naar de lokale partnerorganisatie, zouden meer non-profitorganisaties hun valutabeleid als een mogelijkheid moeten beschouwen om hun inkomsten te maximaliseren. Zo kunnen ze hun doelbesteding vergroten en een bijdrage aan de doelstelling leveren die net zo belangrijk is als de inspanningen van fondsenwervers en de passie van projectleiders.

Vraag voor een transactie meerdere offertes aan bij banken en gespecialiseerde valuta-aanbieders. Door koersen te vergelijken en met méér dan één aanbieder te werken, zijn deze door onderlinge concurrentie vaak eerder bereid om scherpe koersen te bieden. In koersvergelijkingen en de communicatie met meerdere aanbieders gaat wel extra tijd zitten, dus stem het aantal vergelijkingen hierop af.

Het centraliseren van het valutabeheer kan interessant zijn voor stichtingen en ngo’s. In dat geval neemt de donororganisatie de verantwoordelijkheid voor het beheren van de tegoeden in verschillende valuta’s en het wisselen naar de valuta’s van de partnerlanden. Regiokantoren of lokale partners hoeven zich met die taken dan niet meer bezig te houden. Dit kan verschillende voordelen opleveren.

Ten eerste zijn grote transacties qua kosten en wisselkoersen voordeliger dan kleine. Door centralisatie van de treasuryfunctie, is de kans groot dat meerdere transacties kunnen worden gecombineerd. Ook kan het centraal beheren van tegoeden totdat ze nodig zijn, rentebaten opleveren, terwijl het in regiokantoren lastiger is om een goed rendement te realiseren. Een gecentraliseerde treasuryfunctie is efficiënter en waarschijnlijk effectiever dan beheer van tegoeden door iedere afzonderlijke partner. Tot slot verbetert de transparantie en kunnen partners zich beter concentreren op de uitvoering van hun project.

Als de donororganisatie de tegoeden beheert, moeten er wel vaker kleine bedragen worden overgemaakt. De transactiekosten zijn een factor in de overweging hoe vaak en hoeveel geld er wordt overgemaakt. Ook is het koersrisico nu geheel voor rekening van de donororganisatie. Dat kan voordelen opleveren, mits er een goed risicobeleid wordt opgesteld.

Een organisatie die haar valutarisicobeheer de laatste jaren al heeft doorgelicht en gestroomlijnd is Artsen zonder Grenzen (AzG)*. AzG maakt gebruik van een valutaspecialist die via haar netwerk van banken in de partnerlanden de projecten in de lokale valuta financiert. Daardoor ontvangt het projectmanagement altijd het juiste bedrag. Volgens AzG zijn de voordelen dat het geld binnen twee werkdagen aankomt en dat de centrale organisatie altijd betere koersen krijgt dan de lokale projectteams. Door de behoeften aan vreemde valuta’s nog beter af te stemmen met andere AzG-organisaties, zou nog meer geld kunnen worden bespaard.

*Gebaseerd op een casestudy in ‘Valutamanagement van de Nederlandse NGO’s’ (2012) The University of Utrecht and Nyenrode Business University.