Wanneer verandert een administrateur in een controller?

De discussie is geopend door Maarten Verheul (Finance Manager specialized in Closing, Inventory, ERP, TP, Tax, Logistics, SAP, Exact and M&A) die begint met het schetsen van de gangbare definities van de beroepen. ‘Een administrateur houdt zich bezig met de vastlegging. De controller ziet als bedrijfseconomisch onderzoeker toe op de efficiëntie en effectiviteit van de ondernomen activiteiten en adviseert de (financiële) leiding van het bedrijf.’

‘Maar’, en dit is het discussiepunt, ‘de controller is net als de administrateur ook verantwoordelijk voor een goede vastlegging. Dan zou dit betekenen dat zodra een administrateur een adviserende taak krijgt, deze een controller wordt.’ Hoe kijken anderen aan tegen deze stelling?

René Vergeer (Hoofd Financiële Administratie bij VVN Veilig Verkeer Nederland): ‘Vroeger (ahum) bestond de term administrateur niet. Er was een boekhouder en die zei: ‘We hebben een verlies van 103.584,86 maar het klopt wel!’ Nu doet de administrateur niet alleen aan vastlegging en bewaking, maar kan hij op basis van zijn perfecte registratie ook constateren dat op bepaalde gebieden zaken blijkbaar niet helemaal ‘in control’ zijn. Hij ziet als eerste dat bijvoorbeeld ergens de verhouding omzet/kostprijs scheef gaat lopen. Op dat moment is hij m.i. al met controlling bezig.’

‘Maarten, ik denk dat je heel simpel zou kunnen zeggen dat indien je meer tijd kwijt bent met registratie en weergave van zaken uit het verleden dat je dan in de administrateursrol zit’, aldus Walter Jongenelis QC (Controller MKB Risk Vastgoed en Onderwijs bij Applicontrol Controllerservice). ‘Naarmate je meer bezig bent met de toekomst van de organisatie en het adviseren van het management en de processen en informatiestromen, dat je dan de controllerkant op gaat. Een controller is meer gericht op de toekomst, continuïteit, effectiviteit en validiteit dan alleen de registratie van het moment en het verleden.’

Grootte en complexiteit organisatie

De rol die een administrateur of controller precies vervult, hangt ook nauw samen met de grootte van de organisatie. In het MKB is het takenpakket bijzonder breed, terwijl het bij een multinational vaak maar een klein gebiedje omvat. Sommige van de deelnemers aan de discussie verstaan onder een controller binnen het MKB een allround vakman, terwijl anderen alleen de zogeheten business controllers als echte controllers zien. Administrateur en financial controller zien zij als dezelfde functionaris met alleen een andere functietitel.

‘Volgens mij hebben kleine organisaties veel meer aan een goede administrateur/boekhouder dan aan een controller’, stelt Arjen Vonk (Interim controller bij Femke BV). ‘Zaken zijn veelal nog goed te overzien, aansturing veelal nog direct, dus er is feitelijk gezien geen of weinig sprake van een management control probleem. Pas als dat ontstaat door omvang, met als gevolg een grotere afstand tussen leiding en werkvloer, dan kan een controller noodzakelijk worden.’

Hier is Walter Jongenelis QC het mee oneens. ‘In de problematiek van het MKB kan juist een controller zijn meerwaarde bewijzen omdat hij / zij vaak de enige en hoogst opgeleide is met bedrijfseconomische kennis. Dan heb ik het dus in dit geval niet alleen over boekhoudkundige kennis want die is vaak voldoende geborgd bij een boekhouder of hoofd administratie. Nee, het gaat om kennis op het gebied van strategie, interne en externe processen, risico’s, kansen, marktverkenning, logistiek, management, et cetera. Ik heb in heel wat verschillende MKB-organisaties als controller kunnen adviseren om effectiever en winstgevender te worden. Dus het is niet zinnig om te denken dat een controller niet thuis hoort in het MKB en alleen voor de grote organisaties is bestemd.’

Persoonlijkheidsprofielen

In de rol die iemand vervult spelen persoonlijkheidskenmerken ook een belangrijke rol. Volgens Arjen Looijen (Finance Manager bij Promocean the Netherlands) zijn de persoonlijkheidskenmerken die nodig zijn om een goede administrateur te zijn wezenlijk anders dan de persoonlijkheidskenmerken die nodig zijn om een goede controller te zijn. Hij doelt dan wel op de business controller en niet de financial controller, omdat deze in principe over dezelfde persoonlijkheidskenmerken beschikt als de administrateur, aldus Looijen.

Gideon Wessels (Assistant Controller bij Langenpac) onderkent dat controllers en administrateurs meestal behoorlijk verschillende personen qua karakter zijn. ‘Als controller moet je het leuk vinden om met tal van zaken tegelijk bezig te zijn. Vanwege het enorm brede takenpakket, moet je snel kunnen schakelen en dien je meer met een helikopterview naar de organisatie te kijken. De focus van een administrateur ligt volgens mij toch veel meer op de (diverse) administratie(s) en puur financiële zaken binnen een bedrijf.’

De omslag maken

René Vergeer: ‘Heeft een administrateur, afhankelijk van omvang en complexiteit van de onderneming, ruimte in zijn agenda, dan zal hij de AO/IC- en controllingtaken graag naar zich toetrekken. Job enlargement? Op dat moment zit hij nog in het grijze gebied tussen administrateur en controller, maar als hij e.e.a. laat formaliseren door bijvoorbeeld de directie mandaat te vragen om op andere afdelingen mee te mogen praten over de structuren en processen aldaar en daarover te adviseren, dan is mijns inziens het omslagpunt naar controller wel bereikt.’

Maar andere deelnemers aan de discussie zoals Arjen Vonk vinden dat administrateurs de omslag over het algemeen niet kunnen maken. ‘Het zijn twee verschillende functies, waarvoor je verschillende kennis en competenties voor nodig hebt. En natuurlijk heb je mensen die beide kunnen, maar persoonlijk blijf ik er bij dat de kerncompetenties van beide functies wel uit elkaar liggen. Even zwart wit nu: oog voor detail versus helikopterview, degelijkheid versus ondernemerschap, specialist versus generalist, denken in cijfers en regels versus denken in processen. Natuurlijk is het iets minder zwart wit, maar of je houdt je alleen bezig met de administratie of je houdt je bezig met alles dat in de organisatie gebeurt.’

Conclusie

Het is lastig één conclusie te trekken omdat de meningen sterk uiteen lopen. De ene vindt dat administrateur en controller vragen om dermate andere persoonlijkheidstypen dat de transitie moeilijk te maken is. Anderen vinden dat dit wel kan door het vak langzaam in de praktijk te leren en steeds uit te breiden met meer controllerstaken. Vooral in het MKB kan dit volgens veel deelnemers aan de discussie prima werken.

Om het onderscheid tussen de twee functies te kunnen maken, zijn er wel een paar duidelijke verschillen te benoemen. Dat zijn;
1. Een controller staat met minstens één been in de business en een administrateur houdt zich puur met de administratie en financiën.
2. Een controller adviseert op breed gebied, een administrateur hoogstens op financieel vlak als hij / zij al adviseert.
3. Een controller is gericht op de toekomst, continuïteit, effectiviteit en validiteit. Een administrateur draagt zorg voor een adequate registratie van de werkelijkheid van het moment en van het verleden.
4. De controllersfunctie vraagt meer om abstract en conceptueel denkvermogen, terwijl de administrateur vooral zeer secuur moet zijn.
5. Een controller daagt managers en collega’s in de organisatie uit. De administrateur zorgt vooral voor degelijk vakwerk, waarbij communicatie een beperktere rol speelt.

Gezien de evolutie die het financiële vakgebied momenteel doormaakt zal deze discussie ongetwijfeld nog lang worden voortgezet…

Discussieer meer over dit onderwerp en andere actuele topics in de LinkedIn-groep Finance Professionals Netherlands

'The bookkeeper' door van Dijk