Voorkomen is beter dan genezen: 5 tips voor goed debiteurenbeheer

Door Bert Ambergen

In de praktijk is het sneller geïncasseerd krijgen van facturen helaas niet altijd haalbaar, omdat bedrijven niet over de tijd, juiste mensen of processen beschikken om debiteurenbeheer de aandacht te geven die het verdient. En dat is jammer, want succesvol debiteurenbeheer zorgt voor de betaling van facturen voordat het incassobureau ingeschakeld moet worden en heeft een positieve impact op de bankrente.

Ik verwacht dat de komende jaren de vraag naar een goed functionerend incassoproces alleen maar groter wordt. Dit proces begint vanaf het moment van het uitsturen van een factuur en eindigt op het moment dat de betaalspecificatie ter afboeking van de vordering is aangeleverd. Dit proces noemen we pre-collections.

Hierbij is de beginfase erg belangrijk omdat een goede start veel leed in een latere fase kan besparen. Wanneer in een vroeg stadium met de klant wordt overlegd of de factuur correct is, kan snel worden achterhaald of facturen goed zijn ontvangen, of de informatie duidelijk is en herinner je de klant eraan om deze te betalen. In de praktijk is gebleken dat er een aantal belangrijke factoren zijn om de betaling van facturen sneller af te handelen en meer kapitaal binnen te halen. Deze staan hieronder beschreven.

Vijf tips voor beter debiteurenbeheer

1. Weet wat er speelt bij de klant
Met stip op één staat het onderhouden van goede relaties met vaste contactpersonen die verantwoordelijk zijn voor de betaling van de factuur. Een goede relatie met de juiste persoon helpt bij elk soort werk en uit ervaring blijkt dat de klant een goede verstandhouding en de persoonlijke relatie ook fijn vindt. Het type contact is tevens van belang; ervaren creditmanagers kiezen liever voor de telefoon dan e-mail omdat bellen vaak persoonlijker overkomt. Ook wordt in een gesprek via de telefoon vaak informatie gedeeld die niet in de e-mail vermeld zou zijn.

Door veel te bellen zorg je ervoor dat je heel vroeg op de hoogte bent van betalingsproblemen en kun je dus sneller schakelen bij het oplossen van problemen. Een goed voorbeeld uit mijn eigen praktijk is de keer dat wij via onze contactpersoon hoorden dat een factuur van 325.000 euro niet aan de juiste entiteit was gericht. Doordat direct een nieuwe factuur aan de juiste entiteit werd verstuurd is alsnog voor de oorspronkelijke vervaldatum betaald. Deze kwesties komen vaak voor en zijn gemakkelijk op te lossen als je persoonlijk contact hebt en weet wat er speelt bij de klant.

2. Wees sneller dan de deadline
Om ervoor te zorgen dat facturen op tijd betaald worden is het raadzaam om voor het verstrijken van de betalingstermijn te controleren of de facturen al goedgekeurd zijn en gepland zijn voor betaling. Bij eventuele problemen kan dan vroegtijdig een oplossing worden gevonden. Veel bedrijven ondernemen pas actie nadat de betalingstermijn al is verstreken, wat eigenlijk te laat is.

Het is daarom aan te raden zogenaamde pre-due calls te voeren. Dit zijn telefoongesprekken met de klant in een vroeg stadium waarin de factuur bij hen nog moet worden goedgekeurd. Als blijkt dat iets niet klopt met de dienst, factuur of de tarieven, dan kan dit gemakkelijk en op tijd opgelost worden.
__________________________________________________________________________________

Zet uw afdeling Credit Management in 1 dag strategisch op de kaart
Tijdens het seminar Credit Manager in één dag geeft Credit Management expert Raimond Honig inzicht in de strategie van befaamde managementdenkers. Ontdek in één dag hoe u als Credit Manager sneller en effectiever kunt anticiperen op de uitdagingen waar uw organisatie voor staat. Meer informatie en inschrijven.
__________________________________________________________________________________

Bij een zekere organisatie wordt bij facturen boven de 100.000 euro standaard vijf dagen na het versturen van de factuur altijd gevraagd of deze in goede orde is ontvangen. Als de organisatie op dat moment pas geïnformeerd wordt over een kwestie, en niet hebben gewacht met pas bellen tot vijf dagen na de vervaldatum, kunnen ze minstens 30 dagen DSO (Days Sales Outstanding) besparen. Als je bedenkt dat vijf dagen na de oorspronkelijke vervaldatum pas een nieuwe factuur gemaakt zou worden en er opnieuw een nieuwe betaaltermijn van 30 dagen ingaat, loopt de besparing zelfs verder op.

3. Richt je aandacht op het proces
Debiteurenbeheer verdient het om de volledige aandacht te krijgen, omdat het helpt geld sneller binnen te krijgen. Helaas wordt deze taak bij veel bedrijven uitgevoerd door mensen die deze taak niet als hun hoofdverantwoordelijkheid hebben. En dat is jammer. Aan de systemen, of het gebrek hieraan, is te zien dat debiteurenbeheer geen prioriteit heeft bij sommige bedrijven. De juiste systemen zijn nodig omdat zij het proces versterken door dagelijks te rapporteren over de voortgang van het proces. Een aantal cruciale systemen zijn een collections management systeem, een dispute management systeem en een rapportage tool. Door een volledige focus op het debiteurenproces kunnen bedrijven hun DSO (Days Outstanding Sales) flink terugbrengen.

4. Onderschat het belang van geschillenbeheer niet
Geschillenbeheer is een onderdeel van debiteurenbeheer dat vaak wordt onderschat terwijl er veel winst te behalen valt. Bij goed geschillenmanagement doen medewerkers bij het optreden van een geschil eerst voldoende voorwerk om te bepalen of de sales-afdeling bijvoorbeeld de verkeerde tarieven heeft doorgegeven of dat de billing-afdeling bijvoorbeeld ergens iets incorrect heeft ingevuld of dat het probleem ergens anders door is ontstaan. Met de verzamelde informatie wordt dan bepaald wat de volgende stap is.

Als een bedrijf problemen professioneel behandelt, voelt de klant zich serieus genomen en worden eventuele betalingsproblemen vaak sneller opgelost. De klant weet dat er geluisterd wordt, dat er gezocht wordt naar een oplossing en dit verbetert de uitstraling van het bedrijf. Vaak wordt zelfs, ondanks een geschil, toch betaald omdat de contactpersoon bij de klant erop vertrouwt dat het geschil wordt opgelost en dat eventueel een creditfactuur wordt gemaakt.

5. De juiste medewerkers maken het verschil
Debiteurenbeheer blijft een vak apart en om kwaliteit te kunnen waarborgen, is het selecteren van de juiste mensen belangrijk. De juiste medewerker heeft de voordelen van een financiële opleiding, maar ook goede communicatieve vaardigheden. Ook gaat de voorkeur vaak uit naar iemand die goed kan onderhandelen, vasthoudend is en een goed gevoel voor taal heeft. Het helpt tevens als deze persoon sociaal is en affiniteit met mensen heeft. Het is bijvoorbeeld een grote uitdaging om door argumenten van een bedrijf heen te prikken als ze de betaling willen uitstellen. Sectorkennis is ook belangrijk voor medewerkers. Het inzetten van de juiste medewerker helpt in complexe situaties vaak problemen tijdig te signaleren, snel op te lossen of zelfs te voorkomen.

Bert Ambergen is Collections Business Manager bij Transcom Worldwide B.V. Hij is gespecialiseerd in het uitvoeren van facilitaire klantcontact- en creditmanagementdiensten voor grote ondernemingen in de telecom- utilities-, manufacturing en logistieke sector.