Vijf tips om je strategie tot leven te brengen

Elke organisatie heeft goede (zakelijke) voornemens. Die heten ‘jaarplannen’ of ‘business plannen’. Of misschien is in jouw organisatie wel een nieuwe strategische planperiode begonnen. Vol ambities en goede voornemens is het jaar van start gegaan, maar welk gedrag gaat nu echt veranderen? Wat ga je en je collega’s nu echt anders doen dan vorig jaar, zodat je niet na 1-2 maanden tot de conclusie komt dat het toch ‘business-as-usual’ is?

“Gedrag is ontzettend moeilijk te veranderen”

Een organisatie op zichzelf verandert niet, het zijn de mensen die bewegen of veranderen. En je kunt als management best veel doen om die mensen te bewegen in de juiste richting. Dat heeft vooral te maken met twee belangrijke constateringen:

1.    mensen die ergens enthousiast over worden en er zelf bij betrokken worden, zijn eerder geneigd in beweging te komen
2.    mensen die wel willen bewegen, hebben nog steeds goede concrete voorbeelden én prikkels nodig om bepaald gedrag na te doen.

  Auteur Merlijn Gilissen, een strategieversneller en partner bij Decido.

  Zie ook: Blog 1 over strategie en implementatie 
  Blog 2 over Strategie en implementatie 

Wil je dat medewerkers (en jezelf) de strategie of jaarplannen echt gaan uitvoeren? Dan heb ik vijf concrete tips, die ook echt haalbaar zijn om toe te passen. De vijf tips gaan over de volgende aspecten van het implementeren van strategie.

Vijf tips voor om strategie te laten leven

1.    Neem missie en visie als vertrekpunt
2.    Visualiseer de strategie
3.    Maak zelf een strategie-game
4.    Ga de dialoog aan met klanten
5.    Vertel en deel goede voorbeelden

Alle vijf de tips kunnen worden gerelateerd aan onderdelen uit het strategiemodel (zie hieronder figuur 1). Dit model beschrijft hoe je een organisatie in beweging krijgt, in de juiste richting. Het bevat bekende elementen als missie, visie en ambities (die tezamen de organisatie-richting beschrijven). Maar het verbindt deze elementen aan de urgentie, intentie en regie die medewerkers ervaren om zelf vorm en inhoud te geven aan de implementatie van die strategie. Dat maakt dat mensen ook echt willen veranderen: als ze zelf een onderdeel zijn van de strategie en dat ervaren als iets dat leeft binnen de organisatie. Mijn tips gaan over de vraag: hoe maak je de strategie tot een levende dialoog binnen de organisatie?

Missie en visie  = WHY

Missie en visie zijn geen loze woorden. Helaas zijn het bij veel organisaties niet meer dan zinnen die ergens zijn opgeschreven, soms op een website. Vraag eens aan je collega’s of ze de missie en visie nog weten. En als ze die weten, wat betekenen die voor het dagelijks handelen? Laatst vroeg ik dit weer eens aan een klant. Er bleek een wereld schuil te gaan achter missie en visie: er ontstond een prachtige discussie over het ‘hogere doel’: datgene waar je als medewerker écht je bed voor uit komt. Dat is zeker niet iets als “meer winst maken”. Zoals ik al in eerdere blogs heb aangegeven: winst is als zuurstof: je hebt het nodig om te blijven leven, maar er is veel meer om na te streven dan alleen blijven ademen.

“Organisaties veranderen niet, de mensen in de organisatie veranderen”

Missie en visie zijn fundamenteel voor de identiteit van een organisatie. Waar je voor gaat en waar je voor staat. Dat laatste is wellicht wel het belangrijkste: welke waarden streef je na en waarom? Een bestuurder zei laatst tegen me “Soft skills zijn hier keihard”. Waarmee hij aangaf dat niet de inhoud van de strategie, maar de manier van samenwerking binnen de organisatie één van de belangrijkste succesfactoren was. Sturen op gezamenlijke waarden, een kader waarbinnen iedereen het beste uit zichzelf en de organisatie haalt, daar gaat het om bij missie en visie. Simon Sinek schreef niet voor niets “Start with WHY”.

De concrete tip voor 2018: 

Stel je collega’s de volgende concrete vragen: 
–    “Waar word jij nu écht blij van in je werk?” 
–    “Welke goede voornemens heb je om dat gevoel te versterken?”
–    “En hoe kan ik jou helpen die goede voornemens te realiseren?”

Visualiseer de strategie

Een van mijn leukste professionele ervaringen van 2017 was een cursus “tekenen”. Iedereen kan tekenen, zo blijkt. En het mooie is: het hoeft niet eens perfect te zijn. Het is net als met veel andere processen: meedoen is belangrijker dan winnen! Zo moest ik eerst gewoon een paar lijnen op papier zetten, om er vervolgens een vogeltje van te maken. Na de krassen en krullen dacht ik oprecht dat hier nooit iets van te maken was. Maar wat bleek: door een snaveltje en een paar voetjes te tekenen met een andere kleurenstift, toverde ik opeens een heel schattig vogeltje tevoorschijn. Het was een bijzondere ervaring. 

Als je dit weet, waarom blijven we dan nog krampachtig vasthouden aan dikke documenten met tekst? Beleidsplannen van tientallen pagina’s die vaak heel wollig beschrijven wat de strategische richting is. Stop met die onzin! Visualiseer de strategische richting door een tekening! Droom samen van de ambities en teken met elkaar de route om daar te komen. En als je zelf niet durft te tekenen, laat een tekenaar een middag luisteren naar een groep medewerkers die praten over strategie. Aan het eind heb je een prachtig beeld waar je het hele jaar aan kunt refereren.

De concrete tip voor 2018: 

Maak zelf eens een tekening van de strategische koers en bespreek deze in het MT of met je collega’s. Of huur voor een halve dag een tekenaar in.

Maak zelf een strategie-game

De App Store van Apple heeft vorig jaar meer omgezet dan alle vestigingen van McDonalds samen! In de App Store zijn ongelooflijk veel games te koop, strategische spellen en andere manieren om mensen strategisch handelen aan te leren. Maar waarom niet zelf een strategie-game maken? Niet zo’n geavanceerde app, maar gewoon, via Excel, Powerpoint of met kaartjes. Vorig jaar heb ik aan een groep controllers een training gegeven hoe je zelf een escape-room kan maken met allerlei elementen die relevant zijn voor het implementeren van strategie. Denk aan een korte quiz over de belangrijkste feiten van de organisatie, een dilemma-spel over dagelijkse praktijksituaties en hoe te handelen. Of meer geavanceerd: een soort simulatie dashboards met knoppen om aan te draaien. Voor dat laatste heb je iets meer ervaring nodig, maar mijn games draaien gewoon met Excel!

“Je wilt dat medewerkers de strategie of jaarplannen echt gaan uitvoeren”

Niet alleen de deelnemers waren enthousiast, ook de klanten waar we dergelijke games samen hebben ontwikkeld. En de rode draad? Het is gewoon heel erg leuk! Mensen krijgen energie van samen dingen ontdekken. En met een ‘speel-en-win’ element krijg je een positieve manier van competitie en drive! Want eigenlijk is strategie uitvoeren niets anders dan in een leuke en veilige omgeving mensen enthousiasmeren om ‘er helemaal voor te gaan’. Dat gedrag, daar zoek je naar. Dat krijg je niet van het lezen van een zoveelste Powerpoint presentatie. Daar moet je echt zelf aan kunnen en willen meedoen.

De concrete tip voor 2018: 

Schrijf eens één dilemma op waar je in de dagelijkse praktijk tegenaan loopt bij het uitvoeren van de strategie. Bedenk samen met een collega vier mogelijke ‘antwoorden’, waar ‘de oplossing’ niet tussen zit (het is niet voor niets een dilemma). Bespreek deze met anderen en ervaar hoe zij omgaan met het dilemma in de praktijk.

Ga in gesprek met klanten

Een van de cruciale onderdelen van een organisatiestrategie is de zogenaamde “klantwaarde-propositie”. Anderen noemen het de Unique Selling Proposition (USP). Maakt niet uit hoe je het noemt. Het gaat erom dat je je klant iets belooft, waardoor hij jullie producten of diensten gaat kopen. Dat kan iets zijn als “het beste product” of “het goedkoopste” of “de beste service”. Wat het ook is, als het goed is, is de organisatie gericht op het waarmaken van die belofte. Maar hoe vaak vraag je je klant of hij die belofte herkent? En luister je echt naar waar je klant behoefte aan heeft? 

“In onze organisatie zijn soft skills keihard”

In veel organisaties geldt: hoe hoger je in de management-hiërarchie zit, hoe minder direct klantcontact je hebt. Daar heeft Jos Burgers overigens een prachtig boekje over geschreven (één fan per dag). Wil je echt weten wat je klant van jouw organisatie vindt? Vraag het hem dan. Laat ze meedenken met de strategie. Zij moeten immers ook in de toekomst jullie producten en diensten blijven kopen. En het is helemaal niet eng, het is zelfs heel inspirerend. Als je klanten tevreden zijn, willen ze jouw organisatie maar al te graag helpen. Als ze niet tevreden zijn, laten ze het anderen echt weten. Dan hoor je het liever direct zelf van ze en kan je er nog iets aan doen. Het betrekken van klanten bij het bepalen van de strategische koers zie ik gelukkig steeds meer. Vooral in de zorg is het inmiddels bijna een gewoonte. Nu de andere sectoren nog!

De concrete tip voor 2018: 

Stel bij elk klantcontact eens de simpele vraag: “waarom heb je voor ons gekozen?” en voer dan het gesprek op basis van oprechte interesse. Zo kom je te weten wat er echt speelt.

Vertel en deel goede voorbeelden

In dialoog gaan met klanten over waarom ze klant zijn, met medewerkers spreken over waarom ze bij jouw organisatie werken: het levert enorm veel input op voor de strategische koers en manier waarop je die kunt implementeren. Hoe geef je deze waardevolle informatie weer terug op een enthousiaste en inspirerende manier? Door zelf het goede voorbeeld te geven en door anderen die het goede voorbeeld geven in het zonnetje te zetten! Ben Tiggelaar is de expert in Nederland op gebied van gedragsverandering. Zijn definitie van voorbeeldgedrag: je kunt het vóór doen en je kunt het nadoen. En dat betekent dus echt dat je kunt zién of horen wat iemand zegt of doet. Dus geen bla-bla verhaaltjes. 

Als je van mensen verwacht dat ze bijvoorbeeld ‘klantgerichter’ moeten worden, zal je duidelijk moeten maken welk gedrag je daarmee precies bedoelt. Hoe beeld je ‘klantgerichtheid’ uit? Wat doe je dan (of wat laat je dan)? Goede voorbeelden zijn dus beschrijvingen van situaties waarin iets gebeurt en hoe je daar als medewerkers naar handelt. En hoe meer concreter het voorbeeld, hoe makkelijk het is om goed voorbeeldgedrag na te doen. Het is, lijkt me, hetzelfde als het opvoeden van kinderen: heel vaak (positief) voordoen en op een gegeven moment doen ze je (als vanzelf) na. 

De concrete tip voor 2018: 

Kies één succesfactor uit uw strategie (bijvoorbeeld ‘we worden klantgerichter’). Probeer daar eens drie situaties te beschrijven waaruit expliciet blijkt welk gedrag er gewenst is (dus welke handelingen die je kunt waarnemen) en welk gedrag ongewenst is. Verzamel zo in de loop van het jaar diverse voorbeelden en zet ze op intranet of in de mail. 

Van goede voornemens naar uitvoering van strategie

Ik heb mijn goede voornemens uitgeprint op twee manieren: ten eerste heb ik de afspraken die ik met mezelf heb gemaakt op een A4-tje gezet en die met mijn gezin gedeeld. Ten tweede heb ik een tabel gemaakt met alle zondagen van het eerste half jaar en daarachter moet ik opschrijven hoeveel ik elke zondag weeg. Ook dat lijstje hangt zichtbaar in huis. Dat stimuleert mij en het zorgt ervoor dat anderen zien wat de resultaten zijn. Zij kunnen me er telkens aan herinneren wat mijn goede voornemens zijn en hoe het er mee staat. O ja, inmiddels ben ik al 1,5 kg afgevallen! Zet ‘m op met je goede voornemens voor jouw organisatie!