Vier tips voor een passend debiteurenbeleid

24 juni 2020

Hoe beperk je financiele schade en vind je toch een verantwoorde incasso-aanpak?

Een serie blogs over debiteurenbeleid.

Het vinden van de juiste balans tussen het beperken van financiële schade en het vinden van een verantwoorde incasso-aanpak, is de grootste financiële uitdaging voor organisaties tijdens de coronacrisis.

Door Michel van Leeuwen. Hij is directeur en gerechtsdeurwaarder bij Flanderijn.

Dat was de conclusie van een recent onderzoek onder 175 creditmanagers, door Flanderijn. Zowel profit- als non-profitorganisaties spannen zich in om de financiële gevolgen van de coronacrisis te beperken, maar hoe maak je de juiste keuzes? Kies je voor het opschorten van betalingsverplichtingen? Of leg je het accent juist op het in gang houden van geldstromen?

Deze vier tips helpen je bij het vinden van een passend debiteurenbeleid voor jouw organisatie.

1. Stel betalingen niet onnodig uit

Een deel van de ondernemers en consumenten heeft het financieel zwaar te verduren. Er is echter ook een deel dat gewoon inkomsten ontvangt en dus prima aan de betalingsverplichtingen kan blijven voldoen. Bij sommige organisaties wordt er makkelijk ruimte gegeven om betalingen uit te stellen, of worden zelfs alle betalingen uitgesteld, terwijl een regelmaat hierin een belangrijke factor is om schulden te voorkomen. Zorg er daarom voor dat bijzondere betaaloplossingen en uitstel van betaling alleen worden toegepast als er sprake is van door de coronacrisis ontstane problemen. Zo voorkom je dat het betaalritme van klanten worden onderbroken, zonder dat hier financiële aanleiding toe is.

2. Benader klanten proactief

In de huidige crisis is maatwerk belangrijk. De financiële situatie van iedere burger of ondernemer is anders. Bij de één is er niets aan de hand, de ander is afhankelijk van overheidssteun en weer een ander moet het zonder inkomsten doen. Mensen met betalingsachterstanden vinden het vaak lastig om contact op te nemen met de betreffende organisatie, omdat er sprake is van schaamte. Ook zijn ze er meestal van overtuigd dat ze het zelf wel kunnen oplossen. Zoek daarom proactief contact met een klant als betalingen uitblijven of incasso’s worden gestorneerd. Probeer de oorzaak van het probleem te achterhalen en vind samen een betaaloplossing. Heb je hiervoor niet de juiste capaciteit in huis? Schakel dan een expert in.

3. Zoek samenwerking in de keten

Na de bankencrisis in 2008 kwam er steeds meer besef dat financiële problemen voorkomen moeten worden, in plaats van dat er achteraf een oplossing wordt gezocht. Sindsdien is de schuldhulpverlening steeds professioneler geworden. Toch waren er voor de coronacrisis nog 1,8 miljoen huishoudens die moeite hebben met het nakomen van betalingsverplichtingen. 700.000 daarvan hebben problematische schulden. Nu is het zaak om te voorkomen dat deze aantallen toenemen. Denk daarom na over de manier waarop je om wil gaan met problematische schuldensituaties, of met klanten die daarin verzeild dreigen te raken. Maak bijvoorbeeld samen met je incassopartner een model waarin wordt opgenomen hoe onnodige kosten en ellenlange incassotrajecten worden voorkomen.

4. Ga op zoek naar andere tariefmodellen

Volgens de meeste huidige tariefmodellen worden de kosten voor incasso bij de schuldenaar in rekening gebracht. Veel partijen roepen schuldeisers op om in deze tijd terughoudend te zijn met het verhogen van de vordering met incassokosten. Een andere optie is om alternatieve tariefafspraken te maken, waarbij de kosten bijvoorbeeld fiftyfifty worden verdeeld tussen schuldenaar en opdrachtgever. Of maak afspraken over vaste tarieven voor uit te voeren handelingen, zoals een vooraf afgesproken vergoeding voor een minnelijk traject. Zo voorkom je dat de kosten voor de schuldenaar oplopen.

Een passend debiteurenbeleid vraagt om maatwerk. Ga binnen je organisatie op zoek naar een aanpak die past binnen de mogelijkheden. Eentje waarbij rekening wordt gehouden met de situatie van consumenten en ondernemers die hard getroffen zijn, maar ook eentje die betaalstromen zo veel mogelijk op gang houdt. Want bij een debiteurenbeleid in crisistijd worden zowel de belangen van de organisatie als die van de klanten gediend.