Trap er niet in! De verleidingstrucs van mooie, dirty dashboards

Ik krijg geregeld het verzoek van financieel managers om ‘snel’ even een dashboard-oplossing op te zetten. Zo’n ‘dirty dashboard’ is tot op zekere hoogte mogelijk, maar ik moet geregeld de (te) hoge verwachtingen temperen. 

Slachtoffer van dashboards
Thermometers, tachometers, wavelgrafieken en woordwolken gevuld met allerhande bedrijfsinformatie: de soms adembenemende visualisaties in dashboards maken resultaten nu eenmaal beter verkoopbaar. Dit soort visualisaties stralen een bepaalde mate van betrouwbaarheid en professionaliteit uit en dat helpt bij het overtuigen van de toehoorders. Maar vergeet niet dat u zelf ook ‘slachtoffer’ kunt worden van deze vorm van marketing. Dashboard-leveranciers maken potentiële klanten enthousiast met dezelfde prachtige dashboard-beelden. Alles is mogelijk. Maar de hoge indirecte kosten om dashboards snel, accuraat en veilig te kunnen draaien, blijven meestal onzichtbaar tijdens dit soort presentaties. Ik noem dit dirty dashboard-oplossingen.

Blind voor extra kosten
Kun je als financieel manager blind zijn voor de (forse) extra kosten die de implementatie van dashboard-software met zich meebrengt? Ik zie het in de praktijk geregeld gebeuren. Daarom wil ik financials die zich op slag aangetrokken voelen tot zo’n verleidelijk dashboard waarschuwen voor blinde liefde. Het werkt met dashboards eigenlijk net als in de echte liefde: bij het aangaan van de relatie zijn nog lang niet alle kosten gemaakt. Het is bovendien moeilijk om vooraf een goede inschatting te maken van eventuele toekomstige relatieproblemen. Mijn stelregel is dat je in het geval van dashboards de geplande implementatiekosten moet vermenigvuldigen met een factor drie. Doe je dat niet, dan houd je je blind voor wat zeer waarschijnlijk komen gaat.

Tip: rustig kennismaken 
Daarom een tip voor managers die een oogje hebben op dat aantrekkelijk ogende dashboard. Regel eerst eens een date om rustig kennis te maken: het is betrekkelijk eenvoudig om spreadsheet-grafieken om te zetten naar een dashboard-omgeving. Dit is de ideale tussenoplossing om gewend te raken aan dashboard-software zonder het risico op een budget dat de pan uit rijst. Houd er wel rekening mee dat de mogelijkheden om rapporten op deze manier te delen beperkt zijn. Zaken omtrent beveiliging en data-integriteit bepalen hoe de gebruiker zijn dashboards heeft ingesteld en samengesteld. Deze zogenoemde ‘personal’ dashboards zijn daarom te vergelijken met een Excel-bestanden. Zie deze oplossing echt als een ‘personal’ dashboard-oplossing die individuele medewerkers kunnen inzetten bij presentaties. 

Andere stakeholders betrekken
Wil je een eenvoudige dashboard-oplossing voor de afdeling of zelfs het hele bedrijf, dan raad ik ten zeerste aan om ook andere stakeholders (zoals IT) te betrekken bij het project. Ik hou zelf als stelregel minimaal drie maanden doorlooptijd aan voor een eenvoudige ‘team’ dashboard-oplossing. Voor een ‘corporate’ dashboard-oplossing, moet je rekening houden met een doorlooptijd van een jaar. Overigens kun je je als financieel manager in dat geval afvragen of je in de juiste positie zit om een dergelijk project te willen leiden…

Alimentatie
Moraal van het verhaal: laat je niet verblinden door de liefde voor fancy dashboards, stap er niet te snel in, want voor je het weet zit je jaren vast aan conflicten en een hoge alimentatie. Laat in plaats daarvan je medewerkers eens beginnen met een relatief eenvoudige ‘personal’ dashboard-oplossing. Kleine investering, weinig risico en hoge kostenbesparing voor de toekomst.

Christiaan Vrieling is controller en bedrijfskundige, gespecialiseerd in vraagstukken rondom business intelligence. Hij is ondernemer en directeur van SUMMAVIEW, een jong bedrijf gespecialiseerd in Team Business Intelligence. Christiaan schrijft graag over onderwerpen als data-science, machine learning, database-optimalisatie en fancy dashboards.