Verbeter de interne rapportage, begin bij de inhoud

Enkele weken na het afsluiten van het half jaar 2005. Door de omvang van de rapportageset en doordat de gevraagde informatie niet goed aansluit bij zijn lokale situatie, stuurt de CFO van de business unit enkele weken na de maandafsluiting zijn spreadsheets naar het hoofdkantoor. Nog iets later volgen via fax en e-mail aanvullende analyses. Vlak voordat u voor het eerst met de IFRS-cijfers naar de markt moet, kan er een beeld worden gekregen van de ontwikkelingen bij de business units. Een onbevredigend beeld, want de gegeven toelichting sluit nog niet aan bij de cijfers. Eveneens blijkt dat de informatie lokaal anders wordt geïnterpreteerd dan het IFRS-projectteam voor ogen stond. De consistentie laat te wensen over… De concernrapportage als nachtmerrie voor de (lokale) CFO. Een nachtmerrie die dankzij XBRL tot het verleden kan behoren. XBRL kan u helpen de informatiestroom te structuren en te beheersen. XBRL? Dat is toch die technische standaard voor extern rapporteren? Bijna goed. XBRL als concept bestaat namelijk uit twee componenten. We onderscheiden een ‘inhoudelijke component’ (welke informatie?) en een ‘informatievoorziening- technische component’ (hoe wordt de informatie overgedragen?). De laatste omvat de zogenaamde specificatie en de implementatie van deze specificatie in de allerhande software-applicaties. De technische component blijkt in het algemeen veel aandacht te krijgen. In dit artikel wordt ingegaan op de inhoudelijke component: hoe we XBRL kunnen gebruiken om te komen tot één financiële taal binnen een organisatie. Wat eind van de vorige eeuw in de Verenigde Staten begon als een innovatief idee om externe rapportage met behulp van internettechnologie te automatiseren, is in hoog tempo omarmd door een groot aantal (per medio 2004 meer dan 250) organisaties betrokken bij het opstellen, controleren en verwerken van financiële rapportages: XBRL. XBRL is een acroniem van eXtensible Business Reporting Language – een breed geaccepteerde standaard voor het digitaal uitwisselen van rapportages. In de context van XBRL vormen taxonomies de woordenboeken, waarvan er inmiddels al een behoorlijk aantal zijn ontwikkeld. De belangrijkste zijn te vinden op de website van xbrl.org. Corporate taxonomy kan worden gedefinieerd als een verzameling (voornamelijk) financiële gegevens, zodanig gegroepeerd en gepresenteerd dat de waarde en bruikbaarheid van de informatie toeneemt. Voor degenen die de informatie moeten aanleveren – vaak de business units of operating companies – betekent dit dat het verzamelen en rapporteren aanzienlijk wordt vereenvoudigd. Degene die de informatie gebruikt, ontvangt consistentere en betrouwbaardere informatie. Corporate taxonomy heeft een duidelijke plaats in de totale financiële informatiestroom, tussen de externe rapportages en de interne lokale rekeningschema’s in. Het project om tot een corporate taxonomy te komen heeft als doel de belangrijkste lokale rekeningschema’s te harmoniseren en zo veel mogelijk de afstemming te maken met de relevante externe taxonomies. Een corporate taxonomy heeft de volgende kenmerken: – een logische en hiërarchische structuur; – heldere en bruikbare definities; – actuele verwijzingen naar de relevante regelgeving; – omvat de belangrijkste validatieregels. Een corporate taxonomy onderscheidt zich van de bij sommige organisaties aanwezige corporate chart of accounts (CCoA) genoemde dataverzamelingen. Deze bevinden zich vaak alleen in het consolidatiesysteem, en kunnen dus niet naar believen worden gebruikt en verspreid. CCoA kan ook tot verwarring leiden door de gelijkenis op een standaard en voorgeschreven rekeningschema. Omdat de doelstelling en het gebruik van corporate taxonomy initieel een andere is, kan deze terminologie beter vermeden worden. In figuur 1 wordt de relatie tussen beide datasets geïllustreerd. Bij het implementeren van een nieuwe verslaggevingstandaard zoals IFRS wordt de vraag actueel of intern alle noodzakelijke informatie wordt verzameld. Bij veel organisaties zal het antwoord ontkennend luiden. Dat kan relatief eenvoudig worden opgelost door de ontbrekende elementen aan de huidige rapportages toe te voegen. Zo is het immers altijd gedaan. Maar waarom niet meteen een nieuwe structuur invoeren, die intuïtief werkt en aansluit op de lokale informatiebehoeften? Het bouwen van een corporate taxonomy kan worden beschouwd als een omvangrijke opschoonoperatie. Door kritisch naar de huidige rapportages te kijken kan het aantal te verzamelen gegevens zelfs drastisch worden verminderd: door de gegevens te structureren en te verrijken, onder andere door het toevoegen van IFRS-definities en referenties aan de relevante standaarden. Dit verhoogt de gebruiksvriendelijkheid. De rapportages worden eenvoudiger in het gebruik en beter toegankelijk. De consistentie binnen de groep wordt groter en daarmee neemt de betrouwbaarheid van de gerapporteerde informatie aanzienlijk toe. INFORMATIEFLARDEN Het ontwerp van de corporate taxonomy start met het in kaart brengen van de interne en externe eisen. In grote lijnen zal deze informatie een onderdeel zijn van de huidige informatiesets. De pragmatische aanpak is daarom om alle gegevens uit de huidige rapportages te verzamelen en onder elkaar te zetten. Zo ontstaat een ongesorteerde lijst van de gegevens die in de corporate taxonomy zullen moeten worden opgenomen. Dit overzicht zal waarschijnlijk zowel overcompleet als onvolledig zijn. Dezelfde gegevens komen meerdere keren voor, soms net in een andere context, terwijl veel van de noodzakelijk (IFRS-)gegevens ontbreken. Gedurende het bouwen van de corporate taxonomy worden daarom alle gegevens grondig geanalyseerd en eventueel verwijderd. Dit gebeurt in ieder geval met gegevens die meerdere keren voorkomen, met onnodige opsplitsingen en met flarden van informatie die al tijden niet meer gebruikt wordt. Deze exercitie is pas voltooid als alle elementen zijn ondergebracht in een logische hiërarchie. In deze fase van het ontwerp vindt de aansluiting plaats met meest recente externe IFRS-taxonomy, te vinden op de website van de IASB (www.iasb.org/resources/ xbrl.asp). Het ‘mappen’ van deze taxonomy kan worden gezien als de belangrijkste volledigheidscheck. Als de IASB-taxonomy bepaalde elementen bevat die niet in onze corporate taxonomy zitten, wat is daar dan de reden van? Hebben we deze elementen niet nodig? Per element wordt gezocht naar een bruikbare definitie. Wederom kan handig gebruik worden gemaakt van het werk dat gedaan is onder leiding van de IASB. Behalve de naam is per element een verwijzing naar de meest recente IFRS-standaard opgenomen. Het resultaat van deze stappen is een uitgebreide, hiërarchisch gegroepeerde lijst van verrijkte elementen. De nul-versie van de corporate taxonomy is gereed. DIGITAAL RAPPORTEREN Nu de inhoud van alle interne rapportages is gestructureerd, verrijkt en in lijn gebracht met de meest actuele interne en externe vereisten, is het zinvol om na te denken over de te gebruiken technologie. Is de corporate taxonomy met name het platform om veranderingen in de informatie te beheersen en door te geven? Of gaan we verder en harmoniseren we meteen de datastructuur van de financiële pakketten of van ons ERP-pakket conform de corporate taxonomy? Op deze vraag bestaat geen eenduidig antwoord, maar experts zullen u vertellen dat op termijn eigenlijk alleen een echt geïntegreerde oplossing zal werken. Dat betekent ofwel één systeemversie van één (ERP) leverancier, ofwel een technologie waarmee u de systemen van verschillende leveranciers met elkaar laat ‘praten’. Als de tweede optie u aanspreekt, raad ik u aan de technische component van XBRL verder te onderzoeken. Er zijn veel redenen om zo spoedig mogelijk te starten met een corporate-taxonomyproject. Het creëren van één financiële taal binnen de organisatie gebaseerd op IFRS verhoogt de consistentie en betrouwbaarheid van de gerapporteerde informatie. …Enkele dagen na de maandafsluiting: vrijwel zonder moeite rapporteren de 200 dochters de cijfers aan het hoofdkantoor. Omdat de lokale informatie in lijn is gebracht met die van de moeder, zijn de analyses snel klaar. Eventuele wijzigingen in IFRS worden via de corporate taxonomy gecommuniceerd, inclusief een heldere definitie en een verwijzing naar de relevante standaard. Dit helpt de lokale CFO om de (nieuwe) elementen snel te plaatsen. Analyses zijn besproken met de lokale afdelingsmanagers, helder en met voldoende diepgang. Nieuwsgierig geworden naar de resultaatontwikkeling van een minder renderende business unit wilt u een nadere analyse. U klikt op het resultaat en direct verschijnt er een onderverdeling van het resultaat naar klant, product en gebied. Met een klik voegt u deze informatie toe aan uw wekelijkse business monitor. Mark de Haas is werkzaam bij VNU nv. Dit artikel is geschreven op persoonlijke titel. Meer informatie over digitaal rapporteren vindt u op zijn website: www.de-haas.nl