Veelvoorkomende valkuilen bij contracten

Wanneer een contract eenmaal ondertekend is en de voorwaarden van kracht zijn, onthoud je in de eerste dagen nog wel precies wat er is afgesproken. Maar na verloop van tijd vervaagt die kennis. Elke organisatie loopt wel eens tegen de valkuilen van een contract aan: een gemiste opzegtermijn waardoor een contract automatisch wordt verlengd, niet (op tijd) benutten van gunstige voorwaarden, of stijgende prijzen door vergeten op tijd te onderhandelen. Dit kan leiden tot onnodige kosten. Laten we kijken naar de vier meest voorkomende valkuilen.

Automatische contractverlengingen

Contracten hebben meestal een vaste looptijd en een bijbehorende opzegtermijn. Niet alle organisaties hebben deze belangrijke data echter goed in beeld. Dit kan leiden tot gemiste opzeggingen en ongewenste, soms kostbare verlengingen. Een voorbeeld is een Amerikaanse softwaregigant die vergat het huurcontract van een leegstaand pand in Amsterdam op te zeggen, waardoor het contract automatisch met vijf jaar werd verlengd, wat miljoenen kostte. Ook stilzwijgende verlengingen van energiecontracten kunnen duur uitvallen, vooral als er hogere verlengingstarieven gelden. Bij een overstap kan bovendien een opzegvergoeding van vijftien procent of meer van de resterende contractwaarde in rekening worden gebracht.

Tussentijdse contractwijzigingen

Contracten worden regelmatig tussentijds aangepast. Veel organisaties hebben echter geen systeem om deze wijziging goed te administreren, wat kan leiden tot onduidelijkheid over de geldende voorwaarden. Dit kan resulteren in gemiste deadlines, afspraken of kortingen.

Gemiste inkoopkortingen en andere voordelen

Contracten bevatten vaak aanvullende voorwaarden zoals kortingen achteraf, bonus-malus regelingen, en afspraken over marketing- of mediabijdragen. Het is belangrijk deze goed te administreren. In de praktijk worden deze voorwaarden vaak vastgelegd, maar vervolgens vergeten, waardoor volledige verrekening uitblijft. Dit kan betekenen dat je nog aanzienlijke bedragen tegoed hebt van leveranciers. Bijvoorbeeld, een raamovereenkomst met een leverancier van facilitaire materialen kan een korting bieden bij een bepaald inkoopvolume. Als dit niet goed wordt bijgehouden en geclaimd, gaat deze korting verloren.

Gemiste onderhandelingskansen

Het is cruciaal om al je contracten en hun einddata in kaart te hebben. Dit voorkomt niet alleen ongewenste verlengingen, maar biedt ook de kans om opnieuw te onderhandelen over de voorwaarden, zoals de prijs. Het missen van een einddatum kan leiden tot ongemerkte financiële verliezen. Sommige
contracten worden automatisch opgezegd; ook deze wil je tijdig verlengen om
te voorkomen dat de nieuwe voorwaarden minder gunstig zijn.

De meeste bedrijven zullen deze valkuilen herkennen. Maar hebben ze hun contractmanagement op orde om ze te voorkomen? Vaak denkt men: ‘Bij ons zal het zo’n vaart niet lopen’ of ‘Tot nu toe is er niets ernstigs gebeurd’. Totdat een contract met een grote financiële verplichting doorloopt, of blijkt dat men aanzienlijke inkoopkortingen heeft gemist. Zorg ervoor dat je vastlegt welke contracten er zijn, wat de voorwaarden zijn en wat de looptijd is. Alleen dan heb je controle en overzicht. Door slimme functionaliteiten in een contractmanagementoplossing te gebruiken, kun je onnodige uitgaven minimaliseren.

Waar begin je als je contractmanagement gaat automatiseren? Hoe pak je dit proces aan en waar moet je op letten? Volg deze vijf stappen