Van Diepen van der Kroef Advocaten: Willen praten over Credit Management

• 10% daling DSO
• 40% minder afschrijvingen van debiteuren
• klanttevredenheid toegenomen
• kosten debiteurenbeheer met 30% gedaald
• 5% minder fte plus besparing op extern verrichte werkzaamheden

‘Het past niet bij advocaten om in eerste instantie aan debiteurenbeheer te denken.’ In één zin vat Dirk Krab, financieel directeur van advocatenkantoor Van Diepen Van der Kroef, de credit management-problematiek samen van advocatenkantoren.

Een advocaat is van nature terughoudend wanneer met de cliënt over betaaltermijnen dient te worden gesproken. Bovendien eist de kernactiviteit van een advocaat al zijn of haar aandacht op. Het gaat er immers om dat er een goed advies wordt uitgebracht en dat de zaak voor de cliënt wordt gewonnen. Dat die cliënt ook dient te betalen voor deze diensten, heeft bij de advocaat tot dat moment niet de hoogste prioriteit. Vertrouwen staat bij de advocatuur hoog in het vaandel. ‘Wij vertrouwen de cliënt en zij ons.’ Advocaten praten daarom niet graag over het betalen van hun declaraties.

De afgelopen jaren brak Van Diepen Van der Kroef met die traditie. Credit management is nu een integraal onderdeel van de activiteiten van het advocatenkantoor.

John Van Diepen startte in 1977 zijn eigen advocatenkantoor in Purmerend. In 1986 trad Arthur van der Kroef, de andere naamgever van het kantoor, bij Van Diepen in dienst. Vijf jaar na Van der Kroefs aantreding, begon de organisatie flink te groeien. In 1999 had Van Diepen Van der Kroef acht vestigingen.

De vestiging in Purmerend is in 2002 losgekoppeld van de advocatuur en omgevormd tot het hart van de financiële organisatie voor de zeven vestigingen in en om de randstad. Het advocatenkantoor behoort inmiddels tot de top vijftien van grote Nederlandse kantoren en is zelfs het grootste volledig
onafhankelijke advocatenkantoor in Nederland.

‘We willen zelfstandig blijven; ons puur op de advocatuur richten’, vertelt Krab. ‘Er zijn ook multidisciplinaire kantoren die bestaan uit samenwerkingsverbanden tussen advocaten, notarissen en accountants. Wij hebben er bewust voor gekozen om geen fusie of samenwerking aan te gaan. Die keuze is de juiste gebleken. Voor onze cliënten is de onafhankelijkheid van de advocaat namelijk erg belangrijk.’

Van Diepen Van der Kroef heeft in totaal 190 mensen in dienst waarvan er ruim 110 advocaat zijn. Zij richten zich vooral op ondernemingen en hebben specialisten in vrijwel alle relevante rechtsgebieden. Krab: ‘De groei en specialisatie zijn niet verrassend. Het kantoor is altijd ambitieus geweest.’

Ommezwaai
De groei van het advocatenkantoor, dat van 1999 tot 2004 verdubbelde in omvang, maakte tevens een verdergaande professionalisering van het financiële apparaat noodzakelijk. Zo is er op het gebied van debiteurenbeheer gewerkt aan het oprichten van een afdeling credit management.

Twee jaar geleden begon Nicole Roelfsema als credit manager bij Van Diepen Van der Kroef met een structurele aanpak van het debiteurenbeheer. ‘We hebben er om te beginnen hard aan gewerkt om het terughoudende karakter van de advocaten wat betreft debiteurenbeheer te veranderen’, vertelt Roelfsema. ‘Het is nu “normaal” geworden dat de advocaat in het intake gesprek meteen de procedures omtrent het betalen van declaraties met de cliënt bespreekt. Daarna nemen de debiteurenbeheerders dit over.’

De blik van de advocaat blijft verder gericht op de kernactiviteiten van de zaak, net als voorheen. Krab: ‘We vinden het belangrijk zaken structureel op te zetten. Dat is gelukt met credit management. Het is in een relatief korte periode ingebed in onze organisatie.’

Elke vestiging heeft sinds vorig jaar een debiteurenbeheerder in dienst. Roelfsema bezoekt elke maand alle vestigingen en houdt op die manier bij wat er goed en minder goed gaat. Roelfsema. ‘Het was een hele culturele ommezwaai dat advocaten de betaling van hun declaraties ter sprake moesten brengen. Voor het bestuur van het kantoor had de implementatie van het credit management-beleid een groot draagvlak. Vervolgens hebben we de richtlijnen van dat beleid duidelijk gecommuniceerd naar de medewerkers. Alleen op die manier is het mogelijk om iedereen bewust te maken van het belang van een goed credit management-beleid.’

Waarschuwing
Het credit management-beleid van Van Diepen Van der Kroef is erop gericht om zo efficiënt mogelijk met het werkkapitaal om te gaan, waarbij de relatie met de cliënt optimaal moet blijven. Een eerste stap was het opzetten van een goede credit management-afdeling met de juiste mensen. Roelfsema: ‘Het werd al snel duidelijk dat we een aantal processen dienden te automatiseren. We willen professioneel met ons debiteurenbeheer omgaan.’

Bij de keuze voor een automatiseringsoplossing stelde Van Diepen Van der Kroef een aantal eisen. Zo moest het gekozen systeem de inzichtelijkheid van alle gegevens in de hele organisatie waarborgen. Ook al heeft het advocatenkantoor
acht locaties, de afdeling credit management en de betrokken advocaten en medewerkers moesten eenvoudig informatie kunnen inzien over alle debiteuren.
Daarnaast moest het systeem snel en uitgebreide rapportages kunnen genereren. En als laatste moest het systeem kunnen voldoen aan het verwerken en opslaan van vragen en opmerkingen van debiteuren.

Alle stappen in het debiteurenbeheer volgen nu een vooraf bepaald traject. Daarnaast is er ruimte voor het vastleggen van individuele betalingsafspraken. De combinatie van deze twee leidt tot het ondernemen van een aantal acties. ‘De planning van deze activiteiten is geautomatiseerd,’ vertelt Roelfsema. ‘Als de debiteur de gemaakte betalingsafspraken nakomt is er niets aan de hand. Dit is echter niet het geval indien een debiteur achterblijft met betalen. De debiteurenmedewerker krijgt in dit geval in zijn werkstroom, oftewel de to do-lijst, automatisch een taak toegekend voor de te ondernemen actie.’

Actuele informatie
Na een uitgebreide pakketselectie begon Van Diepen Van der Kroef begin 2004 met de implementatie van de web-based software. De debiteurenbeheerders moesten voorheen contact met Roelfsema opnemen als ze de betaalstatus van een debiteur wilden weten. Omslachtig en inefficiënt.

‘De financiële administratie kreeg altijd al de juiste aandacht in onze organisatie’, vertelt Krab. ‘Maar voor het debiteurenbeheer schakelden wij ook deels een extern bureau in. Nu we het allemaal intern regelen, kunnen we veel sneller een probleem constateren en oplossen. We hebben alle knowhow in huis en bovendien houden onze eigen debiteurenbeheerders beter rekening met de vertrouwensrelatie die cliënt en advocaat hebben.’

De implementatie van het systeem verliep succesvol. Roelfsema: ‘Het is een op internet gebaseerd product, dus onze medewerkers kunnen vanuit al onze vestigingen beschikken over actuele informatie. Daarnaast is het volledig geïntegreerd met onze financiële administratie. Binnen het vaste kader van de software was genoeg ruimte om onze eigen wensen in te vullen.’ Krab: ‘De ondersteuning vanuit de leverancier is goed. En ook de resultaten zijn goed. Dankzij de structurele aanpak verbeterde de DSO, ondanks de slechte economische toestand. Al met al bespaart het systeem ons geld en uren.’

Naam Dirk Krab
Leeftijd 43
Functie financieel directeur
Opleiding bedrijfseconomie, accountancy
Loopbaan ‘Ik heb gewerkt bij BDO Accountants en Adviseurs, bij General Electric en werk nu bij Van Diepen Van der Kroef.’

Naam Nicole Roelfsema
Leeftijd 31
Functie credit manager
Opleiding rechtenstudie, opleiding credit management
Loopbaan ‘Voordat ik bij Van Diepen Van der Kroef werkte, was ik werkzaam bij Notariskantoor Eijckelhof.’