Vakantierisico: het meest onderschatte exportprobleem

The most wonderful time of the year! De kerstdagen zijn net achter de rug en oud en nieuw staat voor de deur. Een gezellige tijd, maar ondernemers weten al langer dat met deze periode ook heel wat stress gepaard gaat. Veel bedrijven sluiten hun deuren voor een jaarlijkse vakantie, wat veelal leidt tot leveranciers die hun deadlines missen of klanten die te laat betalen. 

Toegegeven, de kerstperiode wordt maar één keer per jaar gevierd. Nederlandse bedrijven weten ondertussen hoe ze deze periode, en de vertragingen die ermee gepaard gaan, het beste kunnen doorkomen. Maar voor bedrijven die internationaal werken, is de realiteit anders. Elke regio heeft zijn eigen feestcultuur, waardoor er voor hen geen einde komt aan de continue opeenvolging van religieuze feesten, vakantieperiodes en nationale feestdagen. Periodes die hun dagelijkse activiteiten steeds opnieuw gevoelig verstoren.

Neem bijvoorbeeld Rusland. Kerstmis wordt er traditioneel gevierd op 7 januari, een officiële feestdag. Ook de twee dagen voor én na Kerst zijn er officiële feestdagen. Maar dat is slechts het begin. Hoewel 25 december geen officiële vakantiedag is, wordt de dag door de meeste Russen wel zo gezien. De meeste van hen maken meteen de brug naar de volgende officiële feestdag, 1 januari.

Kunt u nog volgen? Goed, want er is meer. De dag erop, 2 januari is ook een officiële vakantiedag in Rusland. En wanneer 7 januari dan uiteindelijk is aangebroken, nemen de meeste Russen nog een paar extra dagen verlof – waarschijnlijk om te bekomen van de feestperiode. 

Wie samenwerkt met leveranciers of klanten heeft in Rusland, doet er dus goed aan om in deze periode goede afspraken te maken over de vakanties van personeel op sleutelposities en te anticiperen op eventuele problemen.

En wat met die andere grote opkomende markt, China? Het grootste (en langste) feest is Chinees Nieuwjaar, dat elk jaar ergens tussen 21 januari en 20 februari valt. Na Nieuwjaar volgt een vakantieperiode van twee weken, afgesloten door het Lantaarnfeest, dat traditioneel gevierd wordt op de 15de dag van het nieuwe jaar van de Chinese kalender.  

Een periode om rekening mee te houden dus, al kunnen ondernemers die zakendoen met China wel opgelucht ademhalen: het vijftien dagen durende feest wordt door lokale bedrijven zelden gezien als officiële vakantieperiode. Let wel, de drie eerste dagen van het Chinese nieuwe jaar zijn dan weer wél officiële feestdagen. Meestal werken de Chinezen het weekend voor Nieuwjaar, waardoor ze na de feestdag zeven dagen onafgebroken vakantie kunnen nemen. En om het helemaal complex te maken: in de Verenigde Staten, thuisland van ongeveer 2,7 miljoen Chinese Amerikanen, nemen feestvierders meestal wél de volledige 15 dagen vakantie.

Ik kan zo natuurlijk eindeloos doorgaan. Het hindoeïstische Diwali, oftewel feest van de duizend lichtjes, en het islamitische Id-al-Fitr, het suikerfeest aan het einde van de Ramadan, worden wereldwijd door miljoenen mensen gevierd. 

Ook Hanukkah in Israël, Thanksgiving in de Verenigde Staten en Dia de los Muertos (Dag van de Doden) in Mexico hebben allemaal een grote impact op het werkritme en de normale gang van zaken in de lokale markt. Net zoals u beter geen afspraak probeert in te plannen met mogelijke zakenpartners in Ierland op 17 maart (Saint Patrick’s Day) of contact probeert opte nemen met een Frans bedrijf in Augustus.

Er is geen manier om alle feestdagen, tradities en vakantieperiodes te omzeilen als u internationaal zakendoet. Kunt u het vakantierisico dan helemaal niet beperken? Zeker wel. Research, research en nog eens research. Zorg steeds dat u goed op de hoogte bent van de lokale tradities en vakantiegewoontes van uw internationale zakenpartners. Door goed te plannen, kunt u vervolgens het verstorend effect van al deze feesten tot het minimum beperken. 

Het klinkt vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Veel bedrijven kennen bijvoorbeeld wel de grote vakantieperiodes van hun businesspartners, maar vergeten rekening te houden met kleine officiële feestdagen. Toch kan één enkele dag van onverwachte sluiting bij een leverancier of klant al een negatieve impact hebben op uw bedrijf. Al is het maar de uitbetaling van een factuur die een dag langer op zich laat wachten. Een hoognodige levering die niet tijdig plaatsvindt, kan de feestvreugde bederven. En dat kan toch niet de bedoeling zijn van een feestdag, waar deze ook ter wereld plaats vindt. Dus bij deze prettige feestdagen, ook in 2016!