Uw ERP data: Direct, volledig, in context en binnen de draaitabellen van Excel

“Competence, like truth, beauty, and contact lenses, is in the eye of the beholder”
De vraag met Business Intelligence is altijd: ‘wie is op zoek is naar wat’. Wat betekenen de resultaten, in welke context? De enige ‘Generally Accepted Context’ binnen organisaties is de context van de boekhoudkundige vergelijking: ‘vermogen = bezittingen -/- schulden’. En voor wat betreft ‘garbage in, garbage out’: het concept van ‘dubbel boekhouden’ bestaat al sinds ver voor de 14e eeuw; en het doel daarvan is altijd geweest om de kans op data-entry fouten te verminderen: debet -/- credit moet 0 zijn.

Business Intelligence start met Audit Intelligence
Binnen en buiten organisaties is de groei van de hoeveelheid gegevens explosief. Zowel de boekhoud- als de bewaarplicht zorgen ervoor dat iedere organisatie, met minimaal die leeftijd, 7 jaar financiële gegevens tot haar beschikking heeft in de database van het financiële systeem dat men in gebruik heeft.

Keurig geordend, verbijzondert en in evenwicht. Geordend in de tijd, naar grootboekrekening, naar bron, naar kosten- of inkomstensoort, naar kostenplaatsen, kostendragers en andere dimensies zoals ‘rayon’, ‘sector’, ‘type’, of wat er dan ook belangrijk is om te meten. Als de administratie goed en intelligent is ingericht bevat de database van uw ERP systeem een schat aan stuurinformatie, is het uw ‘Single Source of Truth’. Van budgettering tot en met betalingen; als het goed is zit alles erin.

Om te weten hoe je moet komen waar je wilt zijn, moet je in staat zijn te zien waar je bent geweest. En dat betekent goed rubriceren en archiveren. Direct en correct boeken, met zoveel mogelijk detail. Doe je dat niet, wel; ‘bad info leads to bad decisions’.

Lijstjes
Maar, uw stuurinformatie zit opgesloten in een relationele database die geschikt is voor het ’toevoegen, wijzigen verwijderen’ van gegevens; niet voor de analyse daarvan. Er is een scheiding tussen registratie en rapportage. Uw stuurinformatie is opgedeeld over veel tabellen en is daarbinnen weer geordend in rijen en kolommen. Om de gegevens weer tot informatie te verbinden moeten de relaties hersteld worden.

Postcoördinatie : Met behulp van kennis en de ‘opvraag’ taal SQL kan iedere vraag aan iedere database gesteld worden en wordt het antwoord opgezocht. Het antwoord komt in de vorm van lijstjes, platte data, momentopnames, verder niet analyseerbaar.

Precoördinatie
Business Intelligence houdt zich feitelijk bezig met precoördinatie. Alle gegevens die nodig zijn worden in een datawarehouse verzameld en in OLAP -kubussen gestopt waarbij ze meteen voorzien worden van hun relaties met de andere tabellen. Verder worden er faciliteiten geboden om slicing, dicing en pivoting mogelijk te maken en ook worden uitgebreide faciliteiten voor grafische weergave meegeleverd.

Technologisch Darwinisme
De processor in uw mobiele telefoon kost een 1/1.000.000 van de prijs, heeft 1.000 keer de rekenkracht en is 100.000 keer kleiner dan de eerste computer in 1965. Het gaat steeds sneller, de ontwikkeling van de technologie.

Zo heeft ook het u zo vertrouwde Excel zich de laatste jaren stevig doorontwikkeld. Excel, de ‘last mile’  voor iedere BI toepassing. Ooit was Excel beperkt in de hoeveelheid gegevens die erin opgeslagen en bewerkt kon worden.

Het binaire stelsel was hier de oorsprong van. Reken maar mee: 256 kolommen = 2^8 (bits) en 65.536 Rijen = 2^16 (bits). Oudere versies van Excel bevatte slechts 16.384 rijen = 2^14 (bits). Excel 2007 kan omgaan met 16.384 kolommen en 1.048.576 rijen, regels, in 1 werkblad.

De vraagt blijft of het überhaupt nut heeft om iemand met een lijst met 1.048.576 regels aan gegevens te confronteren. Dan is de draaitabel een veel beter middel om van al die gegevens informatie te maken. De gegevens in een draaitabel hoeven overigens niet uit een werkblad te komen.  

Daar komen ze wel vaak vandaan, maar ze worden helemaal in het werkgeheugen van de draaitabel bewaart. En in dat werkgeheugen kan je ze overigens ook rechtstreeks, vanuit een database stoppen. En dan zijn er nagenoeg geen  beperkingen meer.

ERP Systemen
Overigens is er geen enkel ERP systeem, dat tientallen, honderden, miljoenen transacties kan verwerken, dat niet met periode, saldo, tabellen werkt. Doen ze dat niet dan wordt het systeem te langzaam. Ook een SAP R/3 systeem met een onderliggende database ter grootte van 5 of meer terabyte is te vangen in draaitabellen binnen Excel 2003. Overigens is dan Excel 2010 wel aan te bevelen, al is het alleen maar vanwege de schat aan extra mogelijkheden die daarin opgenomen zijn.

En eenmaal gevangen is er door te slicen, te dicen, te groeperen en te filteren alle informatie samen te stellen die mogelijk is op de beschikbare set gegevens. Hoe gedetailleerder er geboekt is, hoe meer inzicht er te verwerven is.

Draaitabellen
Zie bijgaand filmpje voor een demonstratie van de mogelijkheden; soms schieten woorden gewoon te kort. Zoals getoond, u kunt uw financiële gegevens vanuit iedere invalshoek analyseren. Het uitbreidingsprogramma heeft het arbeidsintensieve en foutgevoelige proces van het binnen Excel halen én de precoördinatie van de gegevens voor u verzorgd. De integriteit van de gegevens wordt daar verzorgd waar het hoort, in uw grootboek.

Overzichten
Het ERP systeem levert ook de meeste gegevens voor Corporate Performance Management (CPM); het meten van bedrijfsprocessen en het acteren op de uitkomsten van dat meetproces. Dit houdt in dat, zodra uit analyse blijkt dat de werkelijke gemeten situatie afwijkt van de gewenste situatie (de norm), er actie dient te worden ondernomen om het gat te overbruggen.

Het uitbreidingsprogramma biedt de mogelijkheid om lijsten met periodetotalen naar beneden te halen. Met behulp van de functies SOM.ALS() en VERT.ZOEKEN() kan ieder Management Dashboard, Performance Scorecard, overzicht, rapport en grafiek gemaakt worden.

In ≥ 90% van de gevallen is Excel de ‘last mile’ in BI. Of het nu gegevens uit SAS, IBM/Cognos, SAP/Business Objects, Oracle/Hyperion, Microstrategy, Actuate, Brio, Information Builders of Microsoft/Analysis Services komt.

Samenvatting
– Dankzij het dualiteitprincipe en het ‘money measurement’ concept is het ERP systeem dé uitvalsbasis om de informatiechaos tegemoet te treden.
– Excel is dé ‘tool of choice’ voor rapportage en analyse en biedt daarvoor alle mogelijkheden.
– Draaitabellen zijn hét instrument voor gegevensbeheer en -analyse.
– SQL is dé manier om data op te vragen.
– Excel Controller ‘vangt’ minimaal het grootboek, de dagboeken en de in- en uitgaande geldstromen (de subadministraties debiteuren en crediteuren) binnen de draaitabellen van Excel voor u.
– Binnen 2 uur geïnstalleerd, inclusief een keur aan voorgedefinieerde overzichten, op: Davilex, SnelStart, Afas, Exact, King, Multivers, SAP Business One, DBS, Exact Financials, Navision, Axapta, Baan.

Aanbevelingen
1. Gebruik Excel.
2. Elimineer de ‘financial close’ stress.
3. Verbeter de kwaliteit van uw rapportages.
4. Analyseer vanuit overzicht, context en detail.
5. Ontsluit de schat aan informatie die er in uw ERP systeem opgesloten zit.
6. Stop met fröbelen; het knippen en plakken om gegevens in Excel te krijgen.

Door Robert Stamsnijder, Excel Controller