Uitbesteding: Kosten ict inzichtelijk en voorspelbaar

In de huidige markt is het voor organisaties noodzakelijk om zich te onderscheiden van de concurrentie. Hierbij is het van belang te weten op welke punten de organisatie wordt gewaardeerd. Door gericht te sturen op deze aspecten wordt een organisatie succesvoller. Managementtijd is maar één keer te besteden en deze tijd kan het best worden gebruikt voor onderwerpen die direct bijdragen aan het succes van een onderneming.

Veel organisaties hebben eerder al om die reden hun wagenpark, het bedrijfsrestaurant en de beveiliging overgedragen aan specialisten. Hierdoor hebben zij ondervonden dat zij een betere prijs en een hogere kwaliteit geleverd kregen. We zien dat op dit moment organisaties er massaal voor kiezen om ook ict uit te besteden aan experts. Maar wat komt hier allemaal bij kijken en welke kostenbesparingen zijn hiermee gemoeid?

Kostenbesparing
De kosten van ict zijn bij outsourcing inzichtelijker en beter voorspelbaar. Zo worden vaste kosten variabel en verborgen kosten zichtbaar. Kostenbesparingen spelen een belangrijke rol bij het besluit om ict uit te besteden. Kostenverlagingen zijn op diverse aspecten te realiseren. Zo worden medewerkers door de schaalgrootte van de ict-dienstverlener efficiënter en effectiever ingezet. Een ander kostenvoordeel is te behalen door optimalisering van de ictinfrastructuur.

Ict-dienstverleners beschikken hiervoor over specialisten en doen dit vaker dan een organisatie zelf. Mede daardoor beschikken zij over meer ervaring op dit gebied en hebben zij een goed overzicht van de voordelen die te behalen zijn en welke maatregelen daarvoor noodzakelijk zijn. Een nieuwe ontwikkeling waarmee kosten worden bespaard is om alleen die ict af te nemen die echt noodzakelijk is. In dit concept wordt de functionaliteit besproken die daadwerkelijk nodig is en alleen deze wordt door de ict-dienstverlener geleverd.

Op deze manier worden alle vormen van overcapaciteit uitgebannen. Financiële middelen zitten daardoor niet vast in de ict-infrastructuur. Daarnaast worden er alleen kosten in rekening gebracht voor de functionaliteit die op dat moment wordt gebruikt. In de traditionele manier van werken wordt bij aanschaf rekening gehouden met de hoogste capaciteit die de infrastructuur in zijn levenscyclus (vaak drie of vijf jaar) nodig heeft. Hierdoor wordt in de praktijk veel geïnvesteerd in capaciteit die slechts incidenteel of op termijn nodig is. Door alleen die functionaliteit af te nemen die op dat moment noodzakelijk is, bespaart men kosten oplopend tussen de 15 en 35 procent.

De outsourcing van ict groeit in populariteit. Het is mogelijk om deelgebieden te outsourcen, waardoor het gezien kan worden als een evolutionair proces dat organisaties stapsgewijs uitvoeren. Hierdoor kunnen zij wennen aan het idee om werkzaamheden uit handen te geven en kan intern de organisatie van de regie op de juiste manier worden ingericht. Vaak wordt deze gelegenheid tevens aangegrepen om it-processen onder de loep te nemen en deze opnieuw, efficiënter en effectiever in te richten. Er is een aantal voordelen te noemen dat de outsourcing van ict met zich mee brengt. Door samen te werken met een ictdienstverlener krijgt u de beschikking over meer expertise.

Het is voor eigen medewerkers moeilijk om kennis op een steeds hoger niveau te brengen en te houden, terwijl dat wel wordt vereist. De dagelijkse problematiek geeft vaak geen rust en tijd om aan een dergelijke, noodzakelijke ontwikkeling te werken. De ict-infrastructuur wordt voortdurend complexer en de domeinen waarover kennis vereist is, groeien en veranderen continu. Outsourcing brengt tevens een contractuele verhouding met zich mee tussen de ict-dienstverlener en een organisatie. De ict-dienstverlener helpt kosten en kwaliteiten inzichtelijk te maken. Iets wat voor een gespecialiseerde buitenstaander gemakkelijker te bewerkstelligen is dan voor de interne organisatie zelf. Hierdoor wordt ook de controle over ict verhoogd.

Van visie naar beleid
Het is van belang dat een bestuurder duidelijk voor ogen heeft wat hij of zij met zijn organisatie wil bereiken. Ict moet daaraan ondersteunend en faciliterend zijn. Daarbij moet niet uit het oog worden verloren dat bedrijven doelstellingen continu bijstellen en dat ook de ict daardoor een dynamische omgeving is. Ict maakt een steeds belangrijker onderdeel uit van de waardeketen in een bedrijf. Deze dient beheersbaar en controleerbaar te zijn.

Van een bestuurder wordt terecht geëist dat hij verantwoording kan afleggen naar zijn omgeving ten aanzien van deze aspecten. De Sarbanes Oxley Act en de code Tabaksblat zijn voorbeelden van regelgeving die invloed hebben op ketenaansprakelijkheid. Om te voldoen aan deze wetgeving is het van belang voor alle schakels in de keten richtlijnen te maken en op te volgen. Dit geldt ook wanneer onderdelen bij derden worden ondergebracht. Een contractuele verhouding tussen organisatie en leverancier helpt daarbij. Dat kostenbesparingen prikkelend werken om de ict uit te besteden moge duidelijk zijn. Vaak vergeet men echter de emoties die gepaard gaan bij de uitbesteding van ict-activiteiten.

Er wordt in het algemeen te weinig aandacht geschonken aan de emotie bij gebruikers en medewerkers bij de implementatie van veranderingen. Aandacht die bestuurders geven aan de gevoelskant van veranderingen, die door betrokkenen vaak niet onmiddellijk worden uitgesproken, is een investering die zich snel uitbetaalt. Deze aandacht helpt medewerkers optimaal gebruik te maken van de voordelen die een nieuwe omgeving met zich meebrengt. Zo kunnen medewerkers de nieuwe oplossingen
en omgeving als een uitdaging gaan zien, in plaats van een bedreiging. Een organisatie bestaat immers uit de mensen die daarin werkzaam zijn.

Checklist
1. Leg de focus op de kernactiviteiten van de organisatie
2. Vertaal de visie en bedrijfsdoelstellingen naar ict-beleid
3. Houd voor ogen dat de ict-doelstellingen mee veranderen met de bedrijfsdoelstellingen
4. Maak ict-kosten inzichtelijk
5. Zorg voor controle over de ict
6. Zet geen kapitaal vast in zaken die niet tot de kernactiviteit behoren
7. Neem alleen de ict-functionaliteit af die echt noodzakelijk is

Door Johan Muit, commercieel directeur Kender Thijssen