Uit, die sneakers! (over de sneaker-interface van informatiesystemen)

Deze interface bestaat er simpelweg uit dat iemand uit het ene systeem gegevens leest, en vervolgens snel (vandaar de sneakers) naar het andere systeem rent om dezelfde gegevens daar in te voeren. Onhandig? Als je zo beschrijft wel. Maar deze manier van gegevens uitwisselen kom ik in de praktijk nog heel vaak tegen, en met name in de hoek van Excel.

Zo was ik laatst bij een organisatie op bezoek die projecten uitvoert. De belangrijke informatie rond een project (budget, inzet van mensen enzovoort) wordt in een Excelbestand vastgelegd, volgens een vaste projecttemplate. Tot zo ver geen probleem – behalve voor de persoon die verantwoordelijk is voor het bewaken van het totale projectportfolio en daarover moet rapporteren. Je voelt ‘m al: de sneaker-interface. 

Elk nieuw project en elke projectwijziging wordt handmatig overgenomen uit het projectbestand en in een ander Excelbestand gezet, waar het totaaloverzicht in wordt bijgehouden. En de vraag is natuurlijk, hoe komt die portfoliomanager erachter dat er wijzigingen zijn? Simpel: elke projectmanager die iets verandert, stuurt een mail aan de portfoliomanager dat er een nieuwe versie van de template klaarstaat. Zeker in een grotere organisatie is levendig emailverkeer het resultaat.

Deze werkwijze is om minimaal twee redenen riskant. Allereerst is bij het overtypen van informatie een foutje zo gemaakt, en ook moet de projectmanager er maar net aan denken om een mailtje te sturen. Gelukkig is er een oplossing. Ik heb in dit geval voorgesteld om Power Query te gebruiken om de projectbestanden automatisch uit te lezen.

Power Query is strikt genomen een onderdeel van Microsoft Power BI, en specifiek een invoegtoepassing voor Excel 2010 of 2013. Power Query is ervoor bedoeld om gegevens uit allerlei bronnen te ontsluiten en te transformeren ten behoeve van business intelligence. Maar je kunt Power Query ook gebruiken om op een slimme manier gegevens in Excel in te laden. Het mooie van Power Query is namelijk dat de locatie waar je gegevens vandaan haalt en alle transformaties die je op die gegevens toepast, worden vastgelegd in een specificatie. Hierdoor kun je met één druk op de knop nieuwe gegevens ophalen die dezelfde bewerkingen ondergaan.

Voor deze organisatie kon ik laten zien dat ze met één Power Query specificatie in staat zouden zijn om een hele map vol projectbestanden uit te lezen, de relevante informatie uit elk projectbestand te halen en deze informatie samen te voegen tot een totaallijst. Met als resultaat een hoge kwaliteit van gegevens en een besparing van vele uren per week.

De voorwaarde is hier wel dat de projecttemplate netjes gevolgd wordt. Als in de kolom ‘aantal uren inzet’ de invoer ‘dat zien we nog wel’ staat, of als in het veld Opmerkingen ‘O ja, Marjolein wordt ook nog 40 uur ingezet’ staat, dan kan Power Query daar niet zoveel mee. Het blijven computers hè… Uiteindelijk komt het dilemma dus neer op: óf discipline, óf sneakers.

 

 

___________________________________________________________________________________________________

Werkt u regelmatig met Excel? Bent u veel energie kwijt aan het opstellen van analyses en presentaties? Ontdek nu de verbluffende mogelijkheden van Excel die u veel voordeel zullen opleveren, waarmee u forse tijdwinst boekt en onnodige fouten voorkomt. Volg de cursus Excel 2010 voor financieel managers en benut Excel’s potentieel volledig. Meld u direct aan.

___________________________________________________________________________________________________