Trends in managementinformatie: What’s happening?

 

 

Iedere manager of financial zal het beamen, in vergelijking met tien of twintig jaar geleden is de beschikbare informatie geëxplodeerd. Voordat we kijken naar de toekomstige trend is het goed te evalueren wat deze groei heeft veroorzaakt. De belangrijkste lijnen hierin zijn tevens de belangrijkste drivers onder de zichtbare trends in managementinformatie in de toekomst.

De drivers onder de groei vat ik gemakshalve samen in twee statements: managementinformatie omdat het moet en managementinformatie omdat het kan.

 

 

Organisaties zijn de afgelopen jaren in steeds competitievere omstandigheden terechtgekomen. De effecten (die nog steeds soms na-ijlen) van de laatste crisis waren merkbaar voor vrijwel iedere organisatie. Marges en rendementen staan onder druk, afzetmarkten krimpen. 

 

Daarnaast zijn de snelle opkomst van nieuwe en disruptieve businessmodellen en sterkere internationale concurrentie andere externe factoren die druk zetten op uw rendement. In deze situaties is het meer dan ooit noodzakelijk te weten wat renderende markten, producten, regio’s of klanten zijn. En welke niet. Het snel zien, interpreteren en acteren op deze signalen maakt het verschil in turbulente omstandigheden.

 

Toch zijn het niet alleen de externe factoren die vragen om effectieve managementinformatie. Uit onderzoek van de Universiteit Leiden naar organisaties in slecht weer blijkt dat de interne uitdagingen van organisaties minstens zo zwaar wegen. De belangrijkste op een rij:

• Organisaties formuleren een onduidelijke strategie of reageren te langzaam op de externe en interne uitdagingen;

• Management is op de cruciale functies te zwak ingevuld, waardoor verstarde cultuur, conflicten en lage veranderbereidheid noodzakelijke wijzigingen in de weg staan;

• Te lage efficiencygraad: inefficiënte processen, hoge kostenstructuren, overmatige investeringen of een verouderde bedrijfsvoering;

• Last but not least: gebrekkige managementinformatie, onvoldoende gericht op de cruciale KPI’s en het belangrijkste: de wel beschikbare informatie wordt te weinig gebruikt en wordt vervangen door sturen op gevoel.

 

Nederland is een van de meest concurrerende economieën. Of, zoals een Belgische ondernemer onlangs tegen me zei: “jullie maken elkaar helemaal gek met die competitieve insteek van Nederlandse bedrijven.” Of we willen of niet, managementinformatie die snel laat zien waar we moeten ingrijpen is belangrijker dan ooit.

 

 

Het aardige is dat de behoefte aan steeds snellere, diepere en effectievere managementinformatie zelfs wordt ingehaald door de snelheid van de technische ontwikkelingen. In de afgelopen decennia heeft vrijwel iedere organisatie vrijwel ieder proces voor vrijwel iedere stap geautomatiseerd in een of meerdere systemen. Van ERP tot cloudoplossingen, best-of-breed of zoveel mogelijk in een systeem, er zijn weinig processtappen meer in een organisatie die niet worden ondersteund met software. En al deze oplossingen creëren data, bergen data zelfs. De hoeveelheid data wereldwijd, zowel consumentendata als bedrijfsdata, verdubbelt iedere twee jaar. En dat is goed nieuws, want data is de grondstof voor managementinformatie. Door deze ontwikkelingen worden de mogelijkheden steeds meer, steeds gedetailleerder en steeds sneller te meten en te rapporteren.

 

Door deze big data revolutie verandert ook onze manier van omgaan met data. In het verleden was het niet mogelijk analyses te maken op complete datasets. We gebruikten statistische methoden om een afspiegeling te maken van de totale werkelijkheid. Een belangrijk kenmerk van deze methoden is dat vooraf duidelijke hypothesen worden gesteld, die vervolgens, bijvoorbeeld met een steekproef, worden getoetst. Met moderne technieken is het mogelijk gehele datasets geheel te analyseren en alle beschikbare correlaties beschikbaar te maken voordat een causale duiding daarvan is. Met andere woorden, we kunnen ons laten verrassen door verbanden die we nog niet wisten of (nog) niet snappen. Zoals Tim Harford, een bekende statisticus het schetst: “Welcome to the big data future. Correlation is in, causation is out. Old statistical sampling techniques are obsolete, now that n=all; and statistical models aren’t needed because, with enough data, the numbers speak for themselves.”

 

 

Ik zou bovenstaande ontwikkelingen willen samenvatting met de stelling dat data een nieuwe productiefactor geworden is. Onmisbaar voor iedere organisatie, voor scherp in zicht in rendement op een diep niveau. Noodzakelijk voor betere strategische keuzes en voor een efficiënte, makkelijk veranderende bedrijfsvoering.  Daarnaast ontstaan meer en meer voorbeelden waarin het inzetten van de eigen data voor inzichten van de klant (of andere stakeholders) meerwaarde creëert in de keten. En, uiteraard, die voorbeelden die allemaal kennen, waarin het inzetten van big data (bijna) een business op zich wordt.

 

 

 

Bij veel organisaties wordt de managementinformatievoorziening ingevuld met verantwoordingsinformatie. Deze verantwoordingsinformatie beslaat vooral het financiële domein, kent vaak een louter historisch karakter en is vanwege betrouwbaarheidseisen na een verslagperiode en afsluitcyclus beschikbaar. De aandacht voor deze verantwoordingsinformatie gaat soms teveel ten koste van de noodzakelijke stuurinformatie voor de gehele business. Een balans in beide doelstellingen van managementinformatie is belangrijk. Onderstaand de belangrijkste kenmerken van verantwoordingsinformatie en stuurinformatie tegenover elkaar gezet:

 

 

 

De belangrijkste trend? De business heeft stuurinformatie steeds meer nodig en ontvangt dit te weinig vanuit de finance & controlfuncties binnen organisaties. Een uitdaging voor controllers en een uitdaging voor lijnmanagers en andere verantwoordelijken in de business! 

 

 

Ook deze trend zal herkenbaar voor u zijn. Wat het was, is minder relevant aan het worden, wat het gaat worden wordt steeds belangrijker in de breedte van managementinformatie. Uit onderzoek naar de rol van managementinformatie is uit verschillende modellen het volgende volwassenheidsmodel (als groeipad) samen te vatten:

 

1. Beschrijvende fase (‘wat is er gebeurd?’): rapportage van historische kengetallen die een goed beeld geven van wat er gebeurd is. Deze fase omvat zowel ‘achterafrapportages’ over een afgesloten periode als het actueel (nu) laten zien van de huidige stand van zaken. Overigens is dat in veel organisaties al een ontwikkeling op zich…

 

2. Analyserende fase (‘waarom gebeurt het?’): managementinformatiesystemen zijn zodanig ingericht dat gebruikers zelf op zoek kunnen gaan naar oorzaken van afwijkende patronen. Belangrijk is dat gebruikers in staat zijn ook antwoorden te vinden op vragen die ze nog niet gesteld hadden rondom de afwijkingen. Ontdekkracht van data noemen we dat: zijn informatiesystemen zo ingericht dat we ook patronen en tendensen ontdekken die we nog niet wisten?

 

3. Voorspellende fase (‘wat gaat er gebeuren?’): managementinformatiesystemen zijn zodanig ingericht dat ze ook het effect van de huidige trends en ontwikkelingen op de toekomst kunnen laten zien. In relatief eenvoudige zin kan dat door (handmatige) dichtramingen, rolling forecasts etc. In de feitelijke invulling van deze fase gaat het over predictive analysis, datatechnieken waarmee uit grote datasets de belangrijkste verklarende factoren worden geselecteerd en vervolgens gebruikt voor de voorspelling van een meetwaarde. Hoe vaker de algoritmen getraind worden, met steeds meer data, hoe hoger het betrouwbaarheidsniveau. Dit is wat bedoeld wordt met ‘machine learning.’

 

4. Voorzeggende fase (‘wat kunt u het beste doen’): deze fase gaat verder met de technieken uit de vorige fase. Machine learning wordt ingezet om verschillende scenario’s te voorspellen, waarmee u uw koers kunt bepalen. En leert vervolgens van de ontwikkeling van de werkelijkheid in vergelijking met het gekozen scenario. 

 

Vrijwel iedere CFO of controller wil naar de laatste fasen toe. Predictive analysis en prescriptive management information systems zijn de heilige gralen. Terecht. Toch blijkt in de weerbarstige praktijk dat veel organisaties nog heel veel stappen moeten en kunnen zetten in de eerste 2 fasen. Als die basis nog wankel is, wordt de groei naar verdergaande vormen van managementinformatie uitdagend. Werk aan de winkel?!

 

 

Een belangrijke trend voor het effectief maken van managementinformatie is het ontsluiten van stuurinformatie naar iedereen in uw organisatie. Dit sluit aan bij leidende managementtheorieën over empowerment van uw personeel. Stuurinformatie is niet alleen voor directie en management. Het eigenlijke en meest directe verschil in de performance van uw organisatie wordt gemaakt op de werkvloer.

 

Door inzichtelijk te maken hoe uw medewerker of afdeling de eigen KPI’s nu aan het beïnvloeden is, waar ze staan, hoeveel er nog gedaan moet worden wordt een sterkere beweging gecreëerd dan door topdown-management. Zeker als de juiste KPI’s zijn gedefinieerd en medewerkers ook kunnen ontdekken waarom deze KPI’s zich positief of negatief ontwikkelen. Organisatie die dit implementeren werken met eenvoudige overzichten op het intranet, of visualiseren de actuele performance op TV-schermen op de afdelingen. Geloof me, het werkt!

 

 

Organisaties moeten ondernemen in turbulente en concurrerende omgevingen. Verandering lijkt in deze tijd de enige constante te zijn. Een belangrijk wapen is data, dan met name managementinformatie, te omarmen als de nieuwe productiefactor. In de geschetste trends liggen mooie kansen. Het inzetten op echte stuurinformatie, ontwikkelen van historisch ‘achterafrapportages’ naar actuele en voorspellende managementinformatie. En, misschien wel de belangrijkste, uw mensen verder in hun kracht zetten door gerichte informatievoorziening. We wensen u mooie tijden!