Transfer Pricing: Voorkom ongewenste financiële verrassingen

Het is geen nieuws dat het onderwerp transfer pricing hoog genoteerd staat op de agenda van multinationale ondernemingen. Als gevolg hiervan hebben vrijwel alle ondernemingen transfer pricing-rapporten opgesteld om te voldoen aan de fiscale documentatieverplichtingen. Wat wellicht wel een verrassing is, is dat de (toegenomen) aandacht voor het onderwerp niet altijd leidt tot een vermindering van de met transfer pricing samenhangende risico’s.

Uit de praktijk blijkt namelijk zeer regelmatig dat de statutaire resultaten van ondernemingen (substantieel) afwijken van de in de fiscale transfer pricing-documentatie vastgelegde resultaten. Hoewel ondernemingen dus in veel gevallen aan hun documentatieverplichtingen hebben voldaan, kan het voorkomen dat ze alsnog een fiscale voorziening in de jaarrekening moeten opnemen voor een geïdentificeerd transfer pricing-risico.

Of nog erger, ingeval het risico pas bij een boekenonderzoek van de fiscus aan de oppervlakte komt, kan dit tot een onverwachte en ongewenste ‘cash out’ leiden door de opgelegde transfer pricing-correctie.

RISICO’S

Het voldoen aan de wet- en regelgeving aangaande transfer pricing of een afspraak met de fiscus1 laat het transfer pricing-risico dus niet opeens volledig verdwijnen. Minstens even belangrijk als het opstellen van transfer pricing-documentatie is een goede implementatie van hetgeen is vastgelegd.

Wanneer de in het transfer pricing-rapport onderbouwde transfer prices in onvoldoende mate onderdeel worden van de financiële systemen en processen van de onderneming, blijft het risico bestaan dat de statutaire resultaten van de onderneming aan het eind van het jaar afwijken. Een aantal voorbeelden die dit duidelijk maken:

• gebruik van fiscale transfer prices in de managementrapportage, terwijl er substantiële verschillen zijn met de statutaire jaarrekening (op basis van local GAAP);

• statische vaststelling van de operationele transfer prices, waarbij de onderliggende variabelen (zoals de kostprijs van grondstoffen) gedurende het jaar veranderen;

• (neerwaartse) prijsaanpassing van de fiscale transfer prices door douaneregelgeving;

• performance-measurementmaatregelen die de operationele prijzen in een richting drijven die haaks staat op de gewenste richting voor fiscale doeleinden;

• informatietechnologie die onvoldoende uitgerust is om de operationele transfer prices nauwkeurig te berekenen;

• gebrek aan communicatie en training van (lokale) werknemers, zodat er in de uitvoeringssfeer fouten ontstaan bij het afwikkelen van intercompany transacties.

Door bovengenoemde situaties kunnen voor de onderneming diverse risico’s ontstaan. Een direct meetbaar risico is van financiële aard. Dit ontstaat wanneer het resultaat van de onderneming in de statutaire jaarrekening (substantieel) afwijkt van de ‘at arm’s length’-beloning die is vastgelegd in de transfer pricing-documentatie, en de fiscus een correctie voorstelt.

Heeft een onderneming onvoldoende documentatie om aan de (lokale) transfer pricing-wetgeving te voldoen, dan loopt ze een compliancerisico of wellicht zelfs een reputatierisico. Tenslotte is er het operationele risico. Dit speelt als de transfer pricing-systematiek aanleiding geeft tot inefficiënties in de operationele processen.

TAX CONTROL FRAMEWORK

Om financiële en overige risico’s te beperken en ‘in control’ te komen passen ondernemingen steeds vaker enterprise risk management (ERM)-modellen toe. Een voorbeeld van zo’n ERM-model is het COSO-model.2 Door dit model specifiek op de fiscale functie van een onderneming toe te passen ontstaat een zogeheten tax control framework (TCF).

Het TCF geldt als een manier om de fiscale functie te beheersen door specifieke belastingrisico’s te identificeren en te koppelen aan interne beheersmaatregelen. De ontwikkeling van het TCF is met name in zwang geraakt, doordat de Nederlandse fiscus ondernemingen actief stimuleert om zogenaamde ‘convenanten’ af te sluiten.

Een dergelijk convenant – een afspraak op basis van wederzijds vertrouwen tussen onderneming en fiscus om elkaar met open vizier te benaderen – kan alleen tot stand komen als de onderneming een TCF heeft. Maar ook om diverse andere redenen is het voor ondernemingen raadzaam om een TCF te hebben.

Denk hierbij alleen maar aan meer zekerheid over de fiscale positie, kostenbesparing van interne en externe controles en het optimaliseren van de fiscale processen (bijvoorbeeld aangiften btw of loonheffing).

Indien een onderneming transfer pricing als een relevant fiscaal risico aanmerkt, kan ze overgaan tot de ontwikkeling van een transfer pricing control framework (TPCF). Als onderdeel van het TCF biedt een TPCF het kader waarbinnen transfer prices op een gedegen manier binnen een onderneming kunnen worden geïmplementeerd. Daarbij dienen de volgende stappen te worden doorlopen.

Stap 1: identificatie van transfer pricing-risico’s

Op basis van de strategische uitgangspunten en andere karakteristieken van de onderneming kunnen de transfer pricing-risico’s worden geïdentificeerd. De risico’s zullen voor elke onderneming anders zijn. Voor een onderneming die strategisch besloten heeft de productieactiviteiten naar een lagelonenland te verplaatsen, kan de claim die de fiscus zal trachten te leggen op de (potentiële toekomstige) overwinsten van de verplaatste activiteiten als een belangrijk risico gelden.

Voor een andere onderneming kan het grootste risico liggen in het niet voldoen aan de compliancevereisten door het ontbreken van documentatierapporten. Wellicht ontstaat een groot risico, doordat de gehanteerde transfer pricing-systematiek en de waardevaststelling voor douanedoeleinden niet overeenkomen. Het opsommen van de diverse transfer pricing-risico’s geeft de mogelijkheid om een rangschikking te maken op basis van waarderingscomponenten, zoals de kans dat het risico zich voordoet en de omvang van de eventuele transfer pricing-correctie.

Stap 2: het ontwikkelen van risicobeheersingsmaatregelen en -processen

Voor de gebieden waar de onderneming de grootste transfer pricing-risico’s ervaart, zullen vervolgens risicobeheersingsmaatregelen en -processen worden ontwikkeld. Deze processen zorgen ervoor dat de geïdentificeerde transfer pricing-risico’s worden beperkt. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• periodiek (bijvoorbeeld eens per kwartaal) reconciliaties uitvoeren tussen de fiscale transfer prices en de actuele resultaten. De reconciliaties zouden onderdeel kunnen zijn van de interne financiële rapportagecyclus;

• zorgen voor een jaarlijkse update omtrent vanuit transfer pricing-perspectief relevante ontwikkelingen in de betrokken landen. Op deze manier kan een idee worden gevormd over de mate waarin de onderneming voldoet aan de compliancevereisten;

• op maandelijkse basis met de diverse operationele afdelingen besprekingen voeren om tijdig ontwikkelingen te identificeren die mogelijk invloed hebben op het gebied van transfer pricing.

Stap 3: informatie en communicatie

Indien een TPCF wordt opgezet en geïmplementeerd, is het noodzakelijk dat alle relevante werknemers binnen een onderneming hiervan op de hoogte zijn. Dit zijn met nadruk niet alleen de medewerkers van de fiscale afdeling op het hoofdkantoor, maar ook de lokale werknemers (zoals de controller of de lokale financiële staf).

Zij dienen immers uitvoering te geven aan de diverse risicobeheersingsmaatregelen en -processen. Wanneer er bij de werknemers onvoldoende kennis bestaat, is het raadzaam om trainingsprogramma’s op te stellen en te laten volgen. Ook dient duidelijk te zijn hoe ten aanzien van transfer pricing de verdeling van verantwoordelijkheden is geregeld. Op deze manier zal er bij eventuele problemen geen twijfel ontstaan hoe de informatiestroom dient te verlopen.

Stap 4: het uitvoeren van controlemaatregelen

De risicobeheersingsmaatregelen en -processen dienen voortdurend gecontroleerd te worden om te zien of ze in de dagelijkse gang van zaken binnen de onderneming op de juiste manier worden toegepast en ook goed werken. Ook dient continu te worden nagegaan of de risicobeheersingsmaatregelen en -processen aanpassing of verbetering behoeven als gevolg van veranderende situaties. Afhankelijk van de risicobeheersingsmaatregel of het -proces kan er een analytische of een detailtest (‘walkthrough’) plaatsvinden. In de praktijk voert veelal de interne of externe accountant deze controleactiviteiten op het gebied van transfer pricing uit.

Door de diverse stappen van het TPCF te doorlopen kunnen de eventuele risico’s die ontstaan door een gebrekkige implementatie van de voor fiscale doeleinden vastgestelde transfer prices worden geïdentificeerd. Ook biedt het TPCF een kader waarbinnen risicobeheersingsmaatregelen en -processen kunnen worden ontwikkeld die borgen dat de maatregelen ter beperking van de transfer pricing-risico’s ook inderdaad werken in de dagelijkse gang van zaken.

Door de gestructureerde aanpak voorkomt het TPCF niet alleen dat de onderneming aan het eind van het jaar op het gebied van transfer pricing voor ongewenste financiële verrassingen komt te staan, maar geeft het ook de mogelijkheid om de impact van transfer prices op andere operationele gebieden op een duidelijke manier in kaart te brengen.

DICK DE BOER is director bij PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs.