Top 6 inzichten in voorspellen cashflows

Inleiding
Gek word je er van. Alleen maar nieuws over missende miljarden links en rechts binnen de eurozone. Waar hebben we het over? Het zijn miljarden die op geen enkele wijze in de werkelijke economie als ‘cold hard cash’ ingezet kunnen worden. Het zijn miljarden die door politici, gedurende decennia van spilzucht, collectief over de balk zijn gegooid. Het zijn miljarden die op slinkse wijze in de diepe zakken van een selecte groep zijn verdwenen; voorbeelden te over op macro- en microniveau. En in deze onzekere tijden blijft iedere zichzelf respecterende ondernemer maar roepen; ‘Cash is King!’. Maar wat is nou ‘cash’ en waarom dan ‘king’?

Het woord ‘cash’ verwijst strikt genomen naar de fysieke vorm van geld; biljetten en munten. Vanuit de gevleugelde oneliner ‘Cash is King’ wordt dus eigenlijk heel wat anders bedoeld in de huidige onzekere tijden. Hierbij wordt gedoeld op het borgen van voldoende beschikbare liquide middelen om gedurende een redelijke termijn in de uitgaven van de organisatie te kunnen blijven voorzien.

In die zin is ‘cash’ dan eigenlijk de totaaltelling van het werkelijke kasgeld, de bancaire tegoeden en zelfs de kredietlijn die is afgesloten met een bank en dus gebruikt kan worden voor de operationele uitgaven van een organisatie. De term ‘cash’ is daardoor volledig los komen te staan van de oorspronkelijke betekenis en de oneliner zou zelfs als raar bestempeld kunnen worden; vandaar mijn frase; ‘Cash is Queer’.

Uiteindelijk blijft de essentie van deze oneliner overeind. Als financial en ondernemer is het beschikken over (ruim) voldoende liquide middelen (werkkapitaal) van groot belang; van belang voor de bedrijfsvoering en de gemoedsrust van de bestuurders. Helaas heeft maar een zeer selecte groep bedrijven voldoende werkkapitaal om maanden achtereenvolgens met een sterk verminderde omzet weg te komen en een gezonde financiële bedrijfsvoering te behouden.
______________________________________________________________________________
Realiseer een structureel betere werkkapitaal positie
Wilt u de financiële structuur van uw organisatie verbeteren en daarmee een betere cash- concurrentiepositie bereiken? Volg dan de vijfdaagse Masterclass Strategisch Werkkapitaal Management. Zorg ervoor dat u de juiste beslissingen over uw werkkapitaalfinanciering neemt.
Meld u hier aan.
______________________________________________________________________________

Alles valt of staat dus bij het beheersen van wat men noemt de kasstroom. Wat komt er iedere maand in en wat gaat er uit? Waar kunnen we rekken en waar moeten we gas geven? Dit is het werkelijke ‘Cash is King’ spel en dat gaat dus helemaal niet alleen maar over de kaspositie van de organisatie. En dat spelletje is ware (financiële) topsport. Veel bedrijven hebben namelijk complexe omzetstructuren vanuit verschillende productgroepen en opdrachten en een seizoensafhankelijke betaalmoraal van de afnemers.

Modellen om de kasstroom te voorspellen zijn daarmee niet zo eenvoudig als leveranciers van verschillende financiële systemen ons doen geloven. Het valt of staat bij een goede en betrouwbare stroom aan informatie over de verwachte verkopen, inkoopstromen, lopende contracten, overige kostenbudgetten en last but not least de te betalen belastingen voor uw bedrijf.

Hierbij is financiële scenarioplanning nog eens een complicerende factor. Als bestuurder wil je natuurlijk heel graag weten wat er gebeurt met de kasstroom als er slechts 75 procent van de verwachte omzet wordt binnengehaald; wanneer zakken we door het ijs en wanneer en waar kan ik snijden in de kosten om te zorgen dat de inkomsten en uitgaven weer in balans worden gebracht?

In mijn zoektocht naar goed gereedschap voor dergelijke rapportages heb ik als directeur en financieel verantwoordelijke van een groeionderneming verschillende softwarepakketten onderzocht en zelfs een behoorlijke inspanning geleverd om een standaard pakket in te richten voor dit doel. Helaas is het eindresultaat zwaar onder de maat en hebben we uiteindelijk moeten besluiten om het toch maar weer in dat ene fantastische rekenpakket te stoppen; Microsoft Excel. Niet dat dat zaligmakend is, want een rekenfout is zo gemaakt en dan ben je volgens Excel opeens al maanden lang failliet. Scherpte is dus vereist.

Onderstaand een top zes van de inzichten die wij hebben opgedaan in onze zoektocht naar een financieel vergezicht:

Top 6 inzichten in voorspellen cashflows

1. Investeer in een goede sales forecast. Dit heeft niet alleen te maken met het vastleggen van verwachte orders. Het trainen van de vaardigheden van uw verkoopmedewerkers bij het inzichtelijk maken van beslistermijn en inschatten van de verkoopkans is wellicht zelfs belangrijker. De gemiddelde verkoper is over het algemeen te optimistisch over zijn kansen en over de horden die genomen moeten worden om de handtekening op te halen.

Een goed systeem voor vastleggen van de verkoopkansen, een training voor het inschatten (en beïnvloeden) van het beslistraject (de DMU) en een goede maandelijkse review van de voorgaande forecast in vergelijking met de werkelijkheid zijn daarbij allemaal van levensbelang. Laat uw verkopers individueel en het commercieel management in het bijzonder lering trekken uit de voorgaande forecast.

__________________________________________________________________________________

Training Effectief Forecasten: Leer beter en sneller budgetteren en forecasten.
Geeft uw organisatie tijd en geld uit aan plannen die niet gebruikt worden? Zoekt u naar manieren om in onzekere tijden budgettering en forecasting sneller, lichter en betrouwbaarder te maken? Volg dan de cursus Effectief Forecasten.
Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
__________________________________________________________________________________

2. Maak iemand verantwoordelijk voor de maandelijkse cyclus van de financiële rapportage en bespreek deze rapportage tijdens de bijeenkomst van het management. Als daarbij ook via een zogenaamde kaasschaaf kan worden geprognostiseerd wat er gebeurt bij een tegenvallende omzet, dan geeft dat meer inzicht en vertrouwen in de ruimte die er is voordat ‘alle hens aan dek’ moet. Vergeet bij dit managementoverleg ook niet de betrouwbaarheid van de voorgaande kasstroomvoorspelling te beoordelen. Waar zitten de afwijkingen en hoe kunnen die verbeterd worden.

3. Kosten verbonden aan personeel zijn over het algemeen de grootste vaste kostenpost binnen een organisatie. Deze kostenpost kunt u met de beste wil van de wereld niet uitstellen of ‘aan het lijntje’ houden. Reken dus de gemiddelde functiekosten per functiegroep goed door en zorg dat u eenvoudig in uw rapportage kunt zien wat de consequentie is van het aanpassen van de headcount.

####

4. Leg uw inkopen en contracten vast in een systeem. Hierdoor kunt u op ieder moment zien welke inkoopverplichtingen en contracten op welk moment betaald moeten gaan worden. Ook wordt het eenvoudiger mogelijk om in te grijpen en contracten of inkopen te herstructureren en externe kosten tijdig en / of tijdelijk te verlagen.

5. Zorg dat uw model goed voorspelt wanneer er grote bedragen betaald moeten worden. Denk hierbij aan de kwartaal aangifte voor de BTW, de storting van de pensioenen en het vakantiegeld. Eén verkeerde voorspelling ten aanzien van deze posten kan een extreem nadelige impact hebben op de kasstroom.

______________________________________________________________________________
Realiseer een structureel betere werkkapitaal positie
Wilt u de financiële structuur van uw organisatie verbeteren en daarmee een betere cash- concurrentiepositie bereiken? Volg dan de vijfdaagse Masterclass Strategisch Werkkapitaal Management. Zorg ervoor dat u de juiste beslissingen over uw werkkapitaalfinanciering neemt. Meld u hier aan.
______________________________________________________________________________

6. Denk goed na over de mogelijke scenario’s die zich kunnen ontvouwen en maak daarbij een optimistisch, een realistisch en een ‘worst-case’-scenario. Deze exercitie zorgt ervoor dat proactief wordt bekeken welke kostenreductie en / of extra investeringen verbonden zijn aan ieder van de scenario’s. Documenteer deze alternatieven goed en agendeer de beslismomenten binnen het managementoverleg, om al dan niet te investeren of te bezuinigen. Er kan dan tijdig en met vertrouwen een keuze gemaakt worden.

Bovenstaande lijst is verre van uitputtend. Het zijn echter wel de belangrijkste lessen die wij de afgelopen jaren hebben geleerd in ons streven naar ‘financial excellence’. Als uitsmijter heb ik echter nog een zeer eenvoudig advies; vertrouw uw ‘gut feeling’ als financieel verantwoordelijke. Naarmate u vaker met deze rapportages werkt en de cijfers beter in het hoofd zitten, zal bij het beoordelen al heel snel een onderbuikgevoel ontstaan of het klopt. Mijn ervaring is daarbij dat als ik het gevoel heb dat het niet klopt, het 9 van de 10 keer ook inderdaad ergens mis was gegaan! En dat onderbuikgevoel heeft ons veelvuldig ontzorgd. Zeg maar Cash is Queer ofwel; kasstromen maken gekke sprongen.

Harm Poelen is DGA van het middelgrote IT-bedrijf 20/20 vision Europe BV. Het tegen gaan van verspilling van resources is zijn passie. Hoe kan IT een organisatie helpen betere controle uit te oefenen op de besteding van financiële middelen en resources efficiënter in te zetten?