Toby Willson, Microsoft: Power to the people

In de turbulente globaliserende wereld met verscherpte concurrentieverhoudingen is het voor bedrijven van belang een betere afstemming van het werk op de beschikbaarheid en kwaliteiten van medewerkers te bewerkstelligen.

Op loonkosten alleen kunnen bedrijven de concurrentie niet aan. Via een slimmere organisatie van werkprocessen moeten de hogere loonkosten worden terugverdiend door een grotere arbeidsproductiviteit. De toenemende internationale concurrentie vraagt om flexibele organisaties, waarbij de inrichting van processen en de organisatie van arbeid continu worden geoptimaliseerd.

Daarnaast is er nog een tweede belangrijk argument om de organisatie van de arbeid zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten. Door de krapte op de arbeidsmarkt zijn er weinig geschikte krachten te vinden op de externe arbeidsmarkt in Nederland.

Volgens sommige CFO’s komt dit doordat in Nederland hoofdzakelijk managers worden opgeleid. Voor veel organisaties is het zaak om met een ‘globale’ visie de capaciteit, kennis, kunde en leercurve van de bezetting in de organisatie te bekijken.

UITBESTEDEN
Steeds eerder en vaker worden CFO’s en financieel managers betrokken bij vraagstukken over optimalisatie van de werkomgeving en de arbeidsproductiviteit. In veel organisaties zijn specifieke kennis en kunde mijlenver van elkaar gescheiden, omdat activiteiten zijn geoutsourced.

Ook Microsoft gaat mee in deze trend. De softwarefabrikant concentreert zich alleen nog op de corebusiness, waardoor de medewerkers veel contact hebben met partners in andere delen van de wereld. “De ontwikkeling van nieuwe software gebeurt in huis, de productie ervan buitenshuis.

Alles wat een ander beter kan, wordt geoutsourced”, zegt Toby Willson, Finance & Administration Director bij Microsoft. In de huidige internationale economie is het van belang om als bedrijf niet stil te blijven staan en mee te gaan in de ontwikkelingen.

Volgens Willson is de oplossing simpel: “Give power to the people.” Sinds hij in 1999 bij Microsoft in dienst trad, leerde de geboren Brit omgaan met veranderingen die typerend zijn voor een complexe omgeving. “Tegenwoordig wordt er meer en meer van de medewerkers verlangd. Werk en privéleven komen steeds dichter bij elkaar te staan en raken zelfs met elkaar verstrengeld. Dat vraagt een hoge mate van flexibiliteit.

Microsoft ziet het als een taak van de werkgever om mensen te helpen met het integreren van deze twee speerpunten en ontwikkelde daarom ‘The new world of work’.” Controleerde de werkgever vroeger of de medewerkers wel genoeg productiviteit leverden (prikklok), tegenwoordig moeten werkgevers erop toezien dat medewerkers/managers voldoende afstand houden.

De essentie van leiderschap ligt in het definiëren en uitdragen van gedeelde waarden, missie en visie. Dit vormt de identiteit van de organisatie. Wanneer die expliciet herkenbaar is, wordt er een klimaat geschapen van vertrouwen en geloofwaardigheid.

Daarbinnen kunnen de medewerkers opereren en wordt de betrokkenheid gemaximaliseerd. Want betrokken medewerkers zorgen goed voor hun klanten en tevreden klanten zorgen voor groei. Microsofts visie op de nieuwe wereld is in kaart gebracht naar aanleiding van de schat aan informatie die dagelijks op iedereen afkomt.

Door de steeds langere files op de weg en het tijdsverschil vanwege het internationaal zakendoen verwacht Willson dat de werkomgeving zich de komende jaren meer naar het huisadres van de medewerker zal verplaatsen. “Naast de zakelijke werkzaamheden hebben mensen ook een privéleven. De work-life balance moet in evenwicht blijven.”

Om deze ontwikkelingen een stap voor te blijven realiseerde het softwarebedrijf tweeënhalf jaar geleden negen leidende ambities om zijn medewerkers tegemoet te komen. Binnen Microsoft wordt onderscheid gemaakt tussen drie verschillende werelden: virtueel, fysiek en mentaal. Door medewerkers op elk van deze gebieden te stimuleren hoopt het concern hen te boeien én te binden.

“Mensen worden vrijgelaten binnen de Microsoft Community en daardoor geïnspireerd om kennis en ervaring met elkaar te delen.” Als werkgever is het van belang om medewerkers te helpen hun persoonlijke doelen te bereiken, maar ook om klanten tegemoet te komen en hun doel te behalen. Deze kernfactoren helpen het concern uiteindelijk resultaat te bereiken.
Om die reden biedt Microsoft medewerkers een inspirerende werkomgeving en luistert het naar de behoeften van mensen. “Doordat wij onze beloften nakomen worden klanten geïnspireerd en stijgt de behoefte aan technische hulpmiddelen.”

WORK-LIFE BALANCE
De techniek staat voor niets. Medewerkers krijgen alle mogelijke technische hulpmiddelen aangereikt om het werk te vergemakkelijken. “Werken op afstand wordt gestimuleerd. Op advies van de medewerkers is het inmiddels technisch mogelijk om op afstand ook de PowerPoint-presentatie realtime mee te kijken.

Alle technische hulpmiddelen zijn aangewend om videoconferenties mogelijk te maken, zodat de medewerker tijd overhoudt voor andere nuttige bezigheden.” Binnen Microsoft stellen medewerkers het erg op prijs dat de werkgever aandacht besteedt aan de work-life balance.

“Als iemand lekker in zijn vel zit, heeft dat een positieve uitwerking op de productiviteit en betrokkenheid.” Communicatie is een belangrijk thema. “Regelmatig draaien we de rollen om en vragen we onze medewerkers wat zij van ons verwachten. Daar komen vaak heel goede ideeën uit voort, die het werk naar een nog hoger niveau kunnen tillen.

Als men vindt dat er een nieuwe tool ontwikkeld moet worden om het werk efficiënter uit te kunnen voeren, krijgen medewerkers daarvoor snel groen licht.” Daarnaast is transparantie tussen verschillende afdelingen een belangrijke indicator. Regelmatig vindt er overleg plaats.

Via een open, online agenda kan iedereen zien wie waar mee bezig is. De medewerkers hebben overal ter wereld via internet toegang tot het Financial web, een financiële portal waarin iedereen op zijn vakgebied de meest actuele gegevens kan inzien.

Toch is er ook voldoende aandacht voor privacy en vertrouwelijke informatie. Elke afdeling telt bijvoorbeeld maar één printer. Iedere medewerker heeft zijn eigen persoonlijke code, die ingetoetst moet worden om (vertrouwelijke) stukken te printen. Hiermee wordt voorkomen dat informatie in verkeerde handen valt.

Interne benchmarks maken het mogelijk om de productiviteit en efficiency binnen Microsoft te vergelijken, zodat zowel het bedrijf als de medewerkers zich optimaal kunnen blijven ontwikkelen. “Efficiënt gebruik van de faciliteiten levert een goede performance en grote productiviteit. En dat stimuleert het gezamenlijke doel: groei.”