Subsidies: lelijk eendje in de wereld van controllers

Als je ondernemers spreekt over bedrijfsvoering, komen er allerlei aspecten aan bod: Personeelstekort. Ontbrekende kwalificaties van personeel dat wél binnen zit. Nederland regeltjes-land. Ongunstige dollarkoers voor export. Investeringen in Oost-Europese landen. Minder vaak komt het onderwerp ‘subsidies’ aan bod. En áls er al over gesproken wordt, is het niet zo zeer door de ondernemer, maar eerder door de financieel verantwoordelijke. Bij tijd en wijle in een verzuchtende sfeer: ‘Ingewikkeld, complex’. ‘Laten we er maar niet aan beginnen’.

Als het binnenhalen van subsidies wél op de agenda staat, is het wel eens schrikken als een subsidie ineens toegekend wordt. Want dán moet er aan allerlei voorwaarden voldaan worden. Verantwoording worden afgelegd aan de instantie die subsidies verstrekt. Veel moeite, extra inzet gevraagd.

Er zijn ook bedrijven die strategisch over subsidies nadenken. Die het inzetten van subsidies hebben verankerd in bedrijfsbeleid. Die verder zijn dan het stadium van ‘projecten en subsidies goed beheersen’ en niet meer verrast worden door plotselinge vragen ter verantwoording vanuit de subsidieverstrekker. Die ook kijken naar projecten die ontwikkeld worden om ambities op middellange termijn te halen. Of die zelfs het beschikbaar stellen van subsidiegeld beslissend laten zijn voor het investeren in bepaalde regio’s. Die bedrijven hebben subsidies hoog op de agenda staan. Dat doen zij niet voor niets. Wat zijn positieve effecten voor organisaties als zij subsidies zo gericht gaan inzetten?

Ambitieuzer van start
Ten eerste blijkt dat risicovolle projecten of investeringen minder risicovol worden doordat een deel van het project met subsidies gefinancierd wordt. De kogel is gemakkelijker door de kerk en je staat er als organisatie ‘niet alleen voor’. Met name bij tijdrovende en kostbare trajecten als het ontwikkelen van nieuwe technologie kan deze steunt in de rug onmisbaar zijn.

Ten tweede blijken bedrijven aan wie een subsidie is toegekend éérder of grootschaliger te investeren of projecten uit te voeren. De subsidie blijkt een aanjagende rol te hebben: door het project of de investering door de ‘subsidiebril’ te bekijken, wordt een project bijvoorbeeld juist gestart tijdens de periode dat de subsidie loopt. Door de extra financiële ondersteuning kan het project groter opgezet worden, of in meerdere landen uitgerold worden, zoals bijvoorbeeld in Centraal-of Oosteuropese landen.

Ten derde worden bedrijven – vaak door de subsidievoorwaarden- verplicht een project beter te doordenken. Projecten die anders op wat routineuze wijze zouden worden vormgegeven, winnen aan duurzaamheid en innovatie, doordat een overheid (zowel een nationale als een Europese) financiële middelen ter beschikking stelt. Verder denkt een organisatie die subsidies hoog op de directie-agenda heeft staan, ook eerder aan het betrekken van bijvoorbeeld (buitenlandse) onderzoeks- of kennisinstellingen. Vaak blijken daar de meest innovatieve resultaten uit voort te komen. Ambitieuzere projecten, succesvollere innovaties. Daar vaart de organisatie wel bij.

Inzet van subsidies verankerd
Terug naar de werkvloer en bedrijfsprocessen. Daar speelt een heel andere dynamiek. Er is een project gestart en wordt binnen afzienbare tijd afgerond. Het is gelukt subsidiegeld te bemachtigen. Vaak is de projectleider binnen een bedrijf tevreden als het project heeft gebracht wat gepland was. Dat kan een innovatief werkende fabriek in Oost-Europa zijn. Of een nieuw verwerkingsprocédé voor voeding, waardoor het product zijn kwaliteit behoudt. Dat kan ook een infrastructurele verbetering van een regio zijn, waardoor de economische bedrijvigheid toeneemt.
In dergelijke projecten speelt de projectleider een cruciale rol. Maar degene die uiteindelijk financieel verantwoordelijk blijft voor het project, nadat alles is afgerond, is de financieel manager van de organisatie. Juist dié persoon is gebaat bij een uiterst zorgvuldige administratie en monitoring van het project. Omdat er nogal wat nadelige gevolgen kleven aan het niét goed op orde hebben van die administratie.

Wij zien bedrijven langskomen die met de handen in het haar zitten, omdat ze de financiële verantwoording van het gesubsidieerde project niet rond krijgen. Intern wel, maar niet volgens de voorwaarden van de subsidieregeling.

Het gaat dan om het bewaken van termijnen waarin voortgangsrapportages moeten worden ingediend, het doorvoeren van wijzigingen in het project, het onderhouden van de relatie met de subsidiegever, het betrekken van de accountant in een vroeg stadium: die moet uiteindelijk zijn goedkeuring aan de projectadministratie geven. Want als er iéts is wat subsidiegevers doen, is het controleren. Dat is logisch, want het gaat om gemeenschapsgeld dat zij zo doelmatig mogelijk willen inzetten. Wij zien organisaties werkelijk struikelen over dat laatste traject- wat begrijpelijk is, want de focus ligt bij het project en niet direct bij de fase van financiële verantwoording. Toch zul je je als organisatie aan de spelregels van de subsidieverstrekker moeten houden.

Ook zijn er organisaties die dergelijke ‘verantwoordings’- of ‘compliance’-activiteiten heel zorgvuldig inplannen. In een vroeg stadium. Het project pas starten als ook dat gedeelte is ingevuld. En die, als de interne capaciteit ontoereikend is, overgaan tot het inhuren van experts. Het is voor iedere organisatie en ieder project van belang ook dat laatste stuk geborgd te hebben. En dat lukt des te beter, zodra het management het inzetten van subsidies verankerd heeft in beleid . Dan is er méér aandacht voor de voorbereidingsfase en voor de afrondingsfase van het project, bij alle lagen van de organisatie. Dan worden projecten ontwikkeld rond opengestelde subsidies. Met alle positieve financiële effecten van dien.

Kruispunt ambities overheid en bedrijfsleven
Dergelijke organisaties zien het strategisch belang van subsidies. Overheden beschouwen subsidies natuurlijk al veel langer als een strategisch middel om hun doelstellingen te bereiken. Vanuit ons vak zien wij zelf subsidies eigenlijk als het kruispunt waar ambities van overheden én bedrijven samenkomen. Er is een overheid veel aan gelegen een maatschappij innovatiever te laten werken. Duurzamer te laten produceren. Die overheid stelt daarom financiële stimuli ter beschikking om het de voorlopers gemakkelijker te maken nieuwe, duurzame of innovatieve technieken te implementeren.

Bovendien blijkt de kennis die dankzij subsidiegelden is verkregen, verder verspreid te kunnen worden. Daardoor werkt een subsidie ook nog eens als aanjager voor kennisuitwisseling. Uit onze ervaring met klanten uit de agrochemie, food, ICT, biotechnologie, farmaceutische industrie en energiesector zien wij bedrijven des te innovatiever opereren, mede dankzij het bestaan van subsidies. Die bedrijven hebben ontdekt dat subsidies hen in staat stellen investeringen of projecten naar een hoger plan te tillen. Voor hen zijn die subsidies krachtige zwanen geworden, die de organisatie verder helpen.

Elzo de Lange is werkzaam als senior manager bij subsidie-adviesbureau PNO Consultants