Standaardisatie financiele processen is eerste stap naar beheersbare groei

Door Sjoerd-Jaap Westra 

‘Mastering business growth’, daar gaat het om. Als u wereldwijd wil schalen – met bijvoorbeeld nieuwe verkoopactiviteiten, nieuwe dienstverlening of nieuwe markten – dan is standaardisatie van administratieve processen, procedures en accountingprincipes een eerste vereiste stap. En uw financiële systeem moet dit ondersteunen. Groeiende organisaties willen geruisloos nieuw entiteiten kunnen toevoegen en de toenemende facturenstroom efficiënt verwerken. Anders verzanden ambities in een administratief moeras.

Financiële afdelingen onder druk
Bedrijfsmodellen veranderen, verwachtingen van klanten nemen toe, digitale start-ups vormen langzamerhand daadwerkelijk een bedreiging en organisaties ontwikkelen zich sneller dan ooit. Als gevolg hiervan veranderen front-officeprocessen voortdurend en groeit het aantal facturen, zowel aan de kant van de klant als aan de kant van de leverancier. Daardoor staan financiële afdelingen onder grote druk. Tegelijkertijd maken veranderende wetgeving en strengere verantwoordingseisen – samen met de behoefte aan prestatiegerichte informatie – het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat gegevens, rapporten en bedrijfsinformatie te allen tijde accuraat en compleet zijn.

Dit betekent dat financiële afdelingen hun weg moeten zien te vinden in een veranderend landschap met steeds kortere cyclustijden voor rapportages en informatie-eisen die breder zijn en dieper gaan dan ooit. De tools die ze gebruiken, zijn helaas vaak overblijfselen uit het verleden: verouderde ERP-systemen, spreadsheets voor planning, e-mail voor samenwerking, en slides om resultaten te presenteren aan alle belanghebbenden. In plaats van eenvoudigere, kortere planning- en control cycli mogelijk te maken, hebben deze tools vaak het tegenovergestelde effect omdat ze versnipperde informatie bevatten of complex en foutgevoelig zijn.

Organisatieverandering
Een CFO van een Noorse retailer zei laatst tegen mij dat het zijn ambitie is om het marktaandeel in Europa te vergroten door omzetgroei binnen de bestaande filialen en uitbreiding van het aantal vestigingen. Tegelijk wilde hij nieuwe producten en diensten introduceren. Zijn organisatie had te maken met twee types van organisatieverandering:

– Groei vanwege de acquisitie van honderden franchiseondernemingen
– Operationele veranderingen bij bestaande franchisenemers

“Elke maand sluiten minimaal tien franchiseondernemers zich bij ons aan. Wij moeten er voor waken dat deze veranderingen ons niet afleiden van het behalen van onze achterliggende bedrijfsdoelstellingen. Ons vorige financiële systeem kon niet omgaan met de groei en veranderingen. Als we op de oude voet verder zouden gaan, dan zouden we veel nieuwe medewerkers op de administratie moeten aannemen om deze veranderingen het hoofd te bieden. Dat zou een enorme impact hebben gehad op onze winstgevendheid. Daarnaast veranderde de wet- en regelgeving waardoor we nog meer verantwoordingsinformatie moesten verstrekken.” 

De CFO zag in gedachte een enorme spreadsheettsunami op zich afkomen en sidderde merkbaar. Ik adviseerde hem om eerst alle financiële processen in kaart te brengen, te standaardiseren en te vereenvoudigen. Daarmee is op termijn eenvoudig veel geld te verdienen terwijl standaardisatie de basis is voor beheersbare groei. Vervolgens heeft de CFO een nieuw financieel systeem geïmplementeerd voor de complete financiële administratie van zijn bedrijf. 

Alle franchisenemers gingen hun boekhouding bijhouden in het systeem. De CFO kreeg meer en meer overzicht op de business en kon zo gericht adviseren en bepalen voor welke activiteiten een extra investering noodzakelijk was en welke activiteiten beter konden stoppen. De administratie van nieuwe franchisehouders is binnen een dag ingevoerd waardoor de CFO snel kan opschalen. 

Uiteraard speelde het financiële systeem een belangrijke rol in dit succes maar de basis was toch echt het standaardiseren van financiële processen en procedures. Dit is een stap die veel organisaties nog wel eens vergeten. Ze kopen een systeem en denken dat de heilige graal binnen is. Niets is minder waar. Succesvol opschalen begint bij een solide financieel framework en het implementeren van een nieuw financieel systeem is stap twee.

Finance as usual

Mijn eenvoudige advies is dat u ‘finance as usual’ met andere ogen bekijkt aan de hand van onderstaande vragen: 

1. Besteden uw financiële afdelingen nog steeds veel tijd aan complexe budgetoverzichten, cijfers corrigeren, en vragen beantwoorden van managers?

2. Sturen ze ook nog eens te veel e-mails om bedrijfsplannen af te stemmen op de strategie en budgetten goedgekeurd te krijgen voordat de deadlines zijn verstreken…. of misschien zelfs weken later?

3. Werken uw financiële professionals nog steeds met handmatig verzamelde financiële gegevens en banktransacties uit diverse systemen om ze vervolgens in complexe spreadsheets te importeren…diverse correcties uit te voeren en te hopen dat de voorspelde cash flow posities overeenkomen met de werkelijkheid?

4. Worstelen uw auditors nog steeds met individuele spreadsheets voor de planning van hun activiteiten en gegevensanalyse, tekstdocumenten om aantekeningen te maken en aanbevelingen te noteren, en PowerPoint-overzichten om hun bevindingen en conclusies te presenteren aan het management en andere belanghebbenden…? 

5. Stuurt u nog steeds slechts een paar keer per jaar verouderde spreadsheets naar managers, in plaats van hen te voorzien van ‘self service informatie’ op basis van real time gegevens…?

Als u minimaal één van bovenstaande vragen met een ‘ja’ beantwoordt dan adviseer ik om uw doelen en ambities uit te schrijven en uzelf af te vragen of deze verwezenlijk kunnen worden met de huidige processen en systemen. Om uit te groeien tot echte business partner, is een efficiënte administratie een eerste vereiste. Als u die niet waarborgt, dan komt hier waarschijnlijk niets van terecht. Het standaardisatieproces kost enige energie maar de kans op succes is aanzienlijk terwijl het voor u de basis is om met een schat aan waardevolle informatie door te ontwikkelen tot strategisch business partner.

Sjoerd-Jaap Westra, Global Product Marketing Manager ‘Office of the CFO’ bij Unit4