Standaard boekhoudsoftware mist vaak belangrijke functies

De Gids bevat inzicht in boekhoudsoftware voor:

1. ZZP’ers en klein MKB, meer dan 50 pakketten;

2. Middelgroot MKB, zo’n 40 pakketten;

3. Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals); ruim 10 boekhoudpakketten.

Sommige pakketten worden in meerdere segmenten aangeboden.

Een nadere analyse op basis van de aangeboden boekhoudpakketten voor middelgrote MKB bedrijven wijst het volgende uit:

– Middelgrote bedrijven hebben meer dan eens een holdingstructuur. Geconsolideerde cijfers mogen dan niet ontbreken. 30% van de pakketten beschikt echter niet over een consolidatiefunctie.

  

– Elk bedrijf heeft te maken met verplichtingen. Bijvoorbeeld in de vorm van een huurovereenkomst of een leasecontract. Een verplichtingenregistratie als onderdeel van de boekhouding is dan wel zo efficiënt. Zo kunnen verplichtingen mede bepalend zijn voor toekomstige kasstromen. 50% van de boekhoudpakketten biedt geen administratie van verplichtingen.

    

– Op een enkele uitzondering na biedt elk boekhoudpakket de mogelijkheid om de XML Auditfile Financieel (XAF) aan te maken. De XAF is bedoeld om zo efficiënt mogelijk gegevens uit te wisselen. Bijvoorbeeld vanuit boekhoudsoftware naar rapportagesoftware bij de accountant om een jaarrekening samen te stellen. De XAF is ook ingezet door de Belastingdienst om, deels, geautomatiseerd een boekhouding te controleren. De laatste versie van de XAF is 3.1 en inmiddels al weer enkele jaren de standaard. Ruim 45% van de softwareleveranciers ondersteunt niet deze laatste versie XAF 3.1.

    

– Als Elektronische BTW-aangifte en ICP-opgave ontbreekt moet handmatig opgave worden gedaan via de website van de Belastingdienst of aparte software aangeschaft worden. Bij ruim 25% van de pakketten ontbreekt elektronische BTW-aangifte en ICP-opgave.

   

– Als u zaken doet in andere valuta dan de Euro is een vreemde valutaregistratie wel zo handig. Vreemde valutaregistratie ontbreekt bij ruim 10% van de pakketten.

Als het gaat om actuele ontwikkelingen is het vaak nog slechter gesteld met de aanwezigheid van functionaliteit binnen boekhoudsoftware, zo wijst het volgende uit:

– XBRL staat voor ‘eXtensible Business Reporting Language’ en is een wereldwijze standaard voor het op uniforme wijze communiceren van (financiële) bedrijfsgegevens. Zo kunnen beursgenoteerde bedrijven met behulp van XBRL verplicht rapporteren volgens IFRS (International Financial Reporting Standards). XBRL wordt in Nederland, onder de naam SBR (Standard Business Reporting) onder meer ingezet voor elektronische aangiftes aan de Belastingdienst (IB, VpB en BTW) en het elektronisch publiceren van jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Om zo efficiënt mogelijk gebruik te maken van XBRL is het van belang dat boekhoudsoftware XBRL mogelijk maakt bij de bron. Hiervoor is het ontbreken van de elektronische BTW-aangifte en ICP-opgave al genoemd bij een aantal pakketten. Met de verdere ondersteuning van XBRL binnen boekhoudsoftware is het ronduit slecht gesteld. Zo’n 70% van de boekhoudsoftware ondersteunt verder geen XBRL.

    

– Als laatste wordt de Werkkostenregeling (WKR) genoemd. De WKR kent zowel de salarisadministratie als boekhouding als bron. Als het gebruik van de werkkostenregeling straks verplicht is in 2015 een punt om rekening mee te houden. Zo’n 60% van de boekhoudpakketten ondersteunt de werkkostenregeling (nog) niet. 

Het kan zijn dat financials en accountants een of meer genoemde functies niet kent binnen hun boekhoudpakket en deze functies niet als gemis ervaren. Ga in elk geval nog eens na of uw boekhoudpakket compleet is en welke functies u nog mag verwachten van uw leverancier? Wist u bijvoorbeeld dat de ‘G’-rekening binnen de boekhouding wordt vervangen door een Depotstelsel. Iets om wel op tijd rekening mee te houden.  

Gratis opvragen Gids boekhoudsoftware 2014

Oordeel zelf de functionaliteit van aangeboden boekhoudsoftware en download de ‘Gids boekhoudsoftware 2014′. De Gids telt ruim 200 pagina’s en is gratis beschikbaar in PDF.

Bron: Onderzoeksbureau GBNED