Slimmere onderneming verandert de organisatie

Eindstation van informatie evolutie
De technologie-sprong van de afgelopen decennia, mobiele telefoon, internet, bedrijfsbrede informatiesystemen, maakt voor het eerst de “high performance workplace” mogelijk, wanneer er aanvullend een business intelligence applikatie wordt ingezet.
 
Een succesvolle implementatie van Business Intelligence zal er toe leiden dat elk onderdeel, elke medewerker van de onderneming weet wat er verwacht wordt en wat er gerealiseerd is. Op individueel niveau zal men in staat zijn de eigen prestaties te volgen. De hele onderneming is zich bewust van doelen en targets en deze zijn bovendien op elkaar afgestemd. Als daar van af wordt geweken zal het betreffende individu/team zich dat bewust zijn en vaak zelf in kunnen grijpen.
 
Een winkelketen geeft elke 14 dagen een krantje uit met aanbiedingen. Na afloop van de aktie, krijgt de inkoper op zijn PC direct te zien welke promotie-artikelen een echte bijdrage geleverd hebben aan omzet- en marge doelstellingen. Daarmee kan hij bij het samenstellen van volgende krantjes een selectie maken van produkten die de gewenste omzet en marge zullen doen.

BI maakt een goede prognose mogelijk. Ook kunnen er middels BI analyse, produkten aan het promotie-mandje toegevoegd worden die in combinatie met de promotie artikelen goed blijken te verkopen. Deze winkelketen is een voorbeeld van een lerende organisatie die daardoor slimmer wordt met behulp van Business Intelligence.

Wederzijdse beinvloeding organistaie en informatievoorziening
De onderneming zal vitaler worden doordat individueel inzicht over de situatie waarin de onderneming, of het bedrijfsdeel, zich bevindt, tot bewustzijn wordt, waaruit actie voortkomt. Deze veranderingen (afgestemde doelen, persoonlijke prestaties en zelfsturing) zullen een belangrijke verschuiving teweeg brengen binnen de organisatie. Is tot op heden het ook belangrijk voor het middle management inhoudelijk kennis te hebben zal dat in de toekomst veel minder nodig zijn.

De werknemers in het betreffende onderdeel weten wat van ze verwacht wordt, hebben inzicht in hun eigen resultaat  en ook dat ze daar zelf in kunnen sturen. Ze kunnen dus aangesproken worden op hun prestaties en gedragingen. De functie van de manager zal dan sterk gericht zijn op het persoonlijk vlak van de werknemer. Het zal gaan om vragen als opleidingsbehoefte, persoonlijke ontwikkeling, toekomstperspectief en loopbaanbegeleiding. Met andere woorden: Human Resouce Management.

De vraag is dan of de middle manager vervangen wordt door een Human Resource medewerker?
Deze vraag zullen we negatief beantwoorden, echter er zullen wel minder managers nodig zijn. Hadden we voorheen voor elke afdeling een manager met daarboven een manager voor de groep, zal dat gaan veranderen.

De verantwoordelijkheid zal lager in de organisatie komen te liggen. Daarmee verdwijnen de individuele afdelingsmanagers. De slimmere onderneming vraagt minder corrigerende en sturende werking van de huidige middle manager. Men zal meer leunen op het Human Resources gedeelte en minder inhoudelijk. De middle manager van nu zal meerdere afdelingen aan moeten gaan sturen, faciliteren en overall bedrijfsbelang borgen.

Het zal dan gaan om inhoudelijke zaken waar vanuit een overkoepelende gedachte naar gekeken moet worden. Al hetgeen te maken heeft met de ‘persoon’ zal over genomen gaan worden door een Human Resource medewerker. Het zal duidelijk zijn dat er een innige samenwerking plaats moet gaan vinden tussen de middle manager en de Human Resource medewerker. Eenzijdige beslissingen zonder goed overleg kunnen er toe leiden dat er problemen ontstaan die voorkomen hadden kunnen worden.

Deze intense samenwerking tussen de huidige ‘business’ en Human resources zal niet alleen een grote verandering zijn voor de werknemers. Dit betekent ook een grote verandering voor de ‘nieuwe samenwerkende’ managers. Voor zover dat nog niet gebeurde zal van beide kanten andere verantwoordelijkheden genomen moeten worden.
 
Als de organisatie slimmer wordt zal dat betekenen dat de veranderingen vanuit alle lagen van de organisatie verwacht worden. Hoe gaat de nieuwe organisatie hier mee om? Hadden we in een grijs verleden te maken met het fenomeen van de ‘ideeën bus’ die niet echt uitnodigend en prikkelend was, kunnen we nu een groot aantal voorstellen verwachten doordat de werknemer zelf direct voordeel ondervindt bij de veranderingen. Door de continu druk om de organisatie te verbeteren en aan te passen zal de verwachte flexibiliteit groter moeten zijn dan deze nu al is.

De organisatie zal aanzienlijk veranderen niet alleen zullen de werkplekken nog veel flexibeler worden, maar vooral zullen de onderlinge conventies wijzigen. Een citaat van Piet Mondriaan: conventie, een soort herinnering, is het grootste beletsel om te genieten van leven en kunst. Wij voegen hier ” en werk” aan toe. De onderneming zal vooral informatie-gedreven bestuurd gaan worden. Dit kan alleen als de onderneming tot in haar haarvaten goed georganiseerd is.

Vaak ontstaan problemen door onduidelijkheid aan de basis van het bedrijf of door ontbreken van missie en strategie. Business intelligence heeft als een van de uitgangspunten dat een onderneming een som van processen is, die heel gestructureerd beschreven zijn en gedaan worden. Het topmanagement stuurt de onderneming door missie, strategie en doelen. Business Intelligence maakt bedrijven met name heel resultaatgericht.

En daar komt ook de identiteit vandaan, in veel mindere mate wordt de identiteit door positiespel (lees: politiek) bepaald. Business Intelligence emancipeert de individuele medewerker. De onderneming krijgt als basis 3 managementnivo’s: het MT waar visie, strategie, beleid en doelstellingen ontwikkeld worden. Hoger management waar de processen tot een werkzaam geheel samenvloeien. En stafleden die de samenwerking faciliteren en knelpunten zichtbaar maken. Het multidimensionale karakter van Business Intelligence, maakt deze organisatorische aanpassing haalbaar.
 
Een ander voorbeeld van een door informatie lerende en slimmer wordende organisatie, is een groot amusementspark. Business Intelligence verzamelt via sensors data over het aantal auto’s en autobussen die op de parkeerplaats arriveren. Ook wordt gemeten hoeveel mensen, op welke momenten een attractie of horeca gelegenheid in en uit gaan. BI maakt daarvan een analyse voor HR die daarmee de personele bezetting kon optimaliseren. Hetgeen tot een besparing op personeelskosten heeft geleid van 4%. Een zeer aanzienlijk bedrag.
 
Wanneer de organisatie gewend is om te gaan met de nieuwe hoeveelheid informatie en deze  op een goede manier kan behandelen brengt dit vele voordelen met zich mee. Door de kennis en verantwoordelijkheid in elke laag van de organisatie weg te leggen zal de bereidheid tot verandering vele malen groter zijn. Waarschijnlijk zal dit zelfs een roep om verandering teweeg brengen. Er zal vanuit de organisatie gezocht worden naar efficiency verbetering doordat men zichzelf meet en wil verbeteren. Het volgen van trends en innovatie kan op deze manier door de hele organisatie in de dagelijkse gang van zaken worden opgenomen.
 
Als uw onderneming in de nabije toekomst aan de slag gaat met Business Intelligence zorg er dan voor dat de organisatie klaar is om alle te verwachten veranderingen goed hoofd te bieden. Wanneer dit het geval is zal de onderneming optimaal kunnen profiteren van het feit dat ze slimmer wordt. Dit leidt tot een duurzame basis voor waardecreatie.

Door Ubald Kuijpers, BI consultant, SupErp en Koen van Abeelen, K2 & Beyond

Beide auteurs zijn dagelijks bezig met Business Intelligence. Hun doelstelling is het inzichtelijk maken van de koers van de onderneming en de acties die daaraan bijdragen