Slimmer werken: 10 inzichten

1 Zet het ‘default-netwerk’ aan

Consultant Alex Soojung-Kim Pang schrijft in zijn boek ‘Rust in uitvoering’ dat hij tijdens een sabbatical productiever was dan tijdens zijn werk. Lange uren maken is slecht voor de mens en slecht voor de productiviteit. Zowel lichaam als geest rusten uit door actieve rust: schilderen, wandelen, sporten, fietsen, een middagslaapje maar ook dagdromen. Ze bevorderen de creativiteit en productiviteit.

Door even geen bewuste aandacht te geven aan zaken om ons heen, komt er ruimte vrij in het brein en ontstaan ideeën. Dat komt omdat hiermee een deel van ons brein aan het werk wordt gezet dat ook wel het ‘default-netwerk’ wordt genoemd. Terwijl we bijvoorbeeld een rondje fietsen, blijft ons brein op de achtergrond doorwerken aan de problemen. Ineens weten we dan wat we moeten doen, hoe we een probleem kunnen oplossen of hoe iets slimmer kan.

Bewust rust nemen bevordert dan ook de creativiteit en het oplossend vermogen. Een overvolle agenda met ‘nul’ tijd om even bewust wat actieve rust in te lassen is funest voor de productiviteit, staat in het rapport ‘Unlocking human potential’ van Deloitte University Press.

2. Multitasking is geen goed idee

Het lijkt efficiënt om te multitasken, terwijl we snel even een ander taakje afronden. Maar helaas: mensen kunnen niet multitasken. Mannen niet. Maar vrouwen ook niet. Hersenen kunnen namelijk geen aandacht verdelen. Ze kunnen één informatieverwerkend proces tegelijk aan, tenzij het een geautomatiseerd proces is, zoals lopen. Maar als er iets onverwachts gebeurt op straat terwijl we lopend aan het bellen zijn, dan haperen beide activiteiten. Multitasking is bepaald niet productief, omdat we hierdoor foute beslissingen nemen, verkeerde informatie doorspelen, mails slecht lezen en hierdoor kansen missen.

Wat we hooguit wél kunnen, is het snel schakelen tussen twee activiteiten: ‘task switching’. Maar ook dit komt met een kanttekening. Door snel achter elkaar van taken te wisselen, verliezen we ook tijd. Onze hersenen moeten namelijk weer in positie worden gebracht om verder te kunnen met een andere taak. Eerst de ene taak afronden en dan pas naar de volgende taak, is dan ook het meest efficiënt.

3. Concentreer je met de pomodorotechniek

Franceso Cirello schreef in zijn boek ‘De Pomodoro Techniek’ dat deze tijdmanagementtechniek ons beter laat concentreren en dat we taken sneller afkrijgen. Het idee: zet de wekker op 25 minuten en werk gedurende deze tijd geconcentreerd aan een taak. Zodra de tijd voorbij is, zetten we de wekker weer: nu voor 5 minuten rust. Doe dit vier keer achter elkaar, neem dan een langere pauze van een kwartier tot een half uur en begin weer opnieuw. Verstoringen als dringende e-mails wachten tot na de 25 minuten. Dat geeft rust.

4. Pas het DERK-principe toen: eerst de rotklussen

Het rapport dat nog af moet, het moeilijke gesprek met een medewerker, de speech die we moeten voorbereiden: allemaal klussen die we het liefst uitstellen. Het probleem van uitstel is dat dit als een donkere wolk om ons heen blijft hangen. Het beïnvloedt ons concentratievermogen en ons onderbewustzijn herinnert ons er de hele dag aan. Door de rotklussen meteen aan het begin van de dag op te pakken is de spreekwoordelijke brom uit het oor. De zin en de positieve energie zijn weer terug en de productiviteit neemt weer toe.

Zes andere tips uit het whitepaper van NetSuite