Slim BPM: Meesurfen op de golven van de economie

Door Dave Kemme “De werkgelegenheid is zich aan het herstellen en de winstgevendheid van bedrijven neemt toe.” Zo omschreef koningin Beatrix in de troonrede de economische verwachtingen voor 2006. De regering blaakt van zelfvertrouwen en voorspelt dat het in 2006 beter zal gaan met Nederland. Hoewel niet iedereen zich kan vinden in dit positieve scenario, sluiten de Macro Economische Verkenningen van het Centraal Planbureau grotendeels bij deze verwachting aan. Het CPB verwacht dat de Nederlandse economie in 2006 met 2,6 procent zal groeien. Ook zullen de particuliere consumptie en de koopkracht in 2006 weer toenemen, zo verwacht het Sociaal en Cultureel Planbureau SCP. Kortom, ons geluk kan niet op. Helaas valt bij de voorziene economische opleving een duidelijke kantekening te plaatsen. Zowel het kabinet als het SCP erkent dat de mate van herstel voor een belangrijk deel afhankelijk is van macro-economische ontwikkelingen, en dan vooral de olieprijs. Die onzekerheid hangt als een zwaard van Damocles boven de markt en stelt veel bedrijven voor dilemma’s – bij het opstellen van de begroting en in het verlengde daarvan ook bij andere processen, zoals personeelsbeleid en asset management. Nieuwe trainees opleiden en investeren in nieuwe machines, of toch nog even wachten? Die problematiek zal menig CFO bekend in de oren klinken. Veel minder voor de hand liggend zijn de gevolgen die de economische temperatuurwisseling heeft voor business performance management. Sta-in-de-weg Business performance management is te omschrijven als een verzameling geïntegreerde management- en analytische processen, door technologie ondersteund, die organisaties helpen bij het afstemmen van de bedrijfsvoering op de strategische doelen. Daarnaast kunnen met BPM prestaties worden gemeten en gestuurd op basis van die gestelde doelen. Nu is het meten van prestaties natuurlijk zo oud als het bedrijfsleven zelf, maar BPM als een op zichzelf staand geïntegreerd proces wordt pas een jaar of vier algemeen aanvaard. Niet geheel toevallig was dat een periode die gekenmerkt werd door economische tegenwind. De recessie noopte namelijk veel organisaties om kritisch naar hun bedrijfsprocessen te kijken en vooral meer inzicht te krijgen in de kostenstructuur. Doordat er tegelijkertijd technologie beschikbaar kwam die het mogelijk maakte gericht te sturen op prestaties, werd BPM als zelfstandig proces levensvatbaar. Een nadelige bijkomstigheid van die ontwikkeling is dat BPM vaak primair is vormgegeven als een instrument voor kostenreductie teneinde de organisatie door barre tijden heen te helpen. Door dat kostengeoriënteerde karakter bestaat echter het risico dat BPM na het keren van het economisch tij onderbenut wordt en zelfs verandert in een sta-in-de-weg. Nogmaals, BPM is geen softwareoplossing die wat cijfers genereert. Het is een samenspel van processen, mensen en technologie, gericht op het bereiken van een specifiek doel. Als een organisatie bijvoorbeeld tijdens een opleving in de economie besluit de strategische focus te verleggen naar innovatie, maar ondertussen in het BPM-proces volledig op kosten blijft meten, ontstaat er onherroepelijk frictie. Vergelijk het met het regelen van de badwatertemperatuur met een barometer: je krijgt wel meetgegevens door en daar kun je ook wel op sturen – maar een lekker bad zit er niet in. Aanpassen aan de economische situatie is dus het credo. Uitgaande van de huidige ontwikkelingen betekent dit dat er rekening gehouden moet worden met twee scenario’s, die om een verschillende benadering van BPM vragen: ofwel de economie trekt echt aan, ofwel we kwakkelen nog even door. Vernieuwing en uitbreiding Stel, het kabinet krijgt gelijk. Grote natuurrampen en aanslagen blijven uit, het consumenten- en producentenvertrouwen neemt toe, bedrijven durven weer te investeren en de werkgelegenheid groeit. Kortom, er ontstaat een duidelijk opgaande economische trend. Typerend voor een aantrekkende economie is dat veel bedrijven hun blik verruimen. Waar bij een recessie de ogen vooral intern gericht zijn, verschuift de aandacht in een opgaande economie naar nieuwe investeringsmogelijkheden en markten buiten het eigen bedrijf. Daar kan op verschillende manieren invulling aan gegeven worden, bijvoorbeeld in de vorm van innovatie, maar ook door fusies en overnames. De kracht van BPM in zo’n scenario schuilt in eerste instantie in de mogelijkheid om SWOT-analyses te ondersteunen: waar liggen de sterke en zwakke punten van een organisatie en waar de kansen en bedreigingen. Met behulp van BPM-technologie die de rapportagetaal XBRL ondersteunt, kunnen bijvoorbeeld snel en eenvoudig benchmarks worden gemaakt, waardoor de bedrijfsprestaties op allerlei fronten kunnen worden afgezet tegen die van concurrenten. Behalve over de verkoopresultaten kan dat ook gaan over de arbeidsvoorwaarden of het innovatief vermogen. BPM maakt het daarnaast gemakkelijker om potentiële overnamekandidaten en fusiepartners op waarde te schatten. Ook na het samengaan met een andere onderneming kan BPM worden ingezet om een soepele integratie te garanderen. Vaak hebben managers vlak na zo’n fusie moeite om het overzicht te behouden, zeker als het grote organisaties betreft met veel en/of ingewikkelde producten. Normaliter kost het tijd, vallen en opstaan voordat het nieuwe management greep heeft op het fusiebedrijf, maar met de realtime-informatie uit een BPM-systeem kan dat aanmerkelijk sneller. Flexibiliteit en reactievermogen Het is echter ook mogelijk dat factoren als de benzineprijs, het begrotingstekort van de USA en de terroristische dreiging de voorspelde groei blijven blokkeren, waardoor we voor onbepaalde tijd blijven hangen in onzekerheid. In zo’n scenario zijn de belangrijkste eigenschappen van een bedrijf reactie- en adaptatievermogen, ofwel het vermogen om snel in te kunnen spelen op het moment dat zich een verandering voordoet – ten goede of ten kwade. Voor de BPM-processen betekent dat idealiter een focus op realtime-informatie en meetactiecycli met zeer korte doorlooptijden. Het management moet binnen 24 uur een gedetailleerde rapportage kunnen krijgen met alle belangrijke strategische informatie, zowel financieel als op productgebied. Dat soort rapportages en doorlooptijden zijn al haalbaar met de huidige technologie, maar vereisen wel flink wat inzet van het betrokken personeel en zeer prestatiegerichte processen. Een periode van onzekerheid is ook niet noodzakelijkerwijs een negatief gegeven. In zeker opzicht is het een adempauze, die bedrijven de tijd biedt om hun zaakjes goed op orde te krijgen voordat de volgende periode van voorspoed aanbreekt. Met name de planningcomponenten van het BPM-proces kunnen in dit kader aangewend worden om scenarioanalyses te maken en nieuwe plannen grondig door te rekenen. In een periode van onzekerheid moet een bedrijf BPM inzetten om als het ware in de startblokken te staan, zodat het bij het aantrekken van de economie als eerste weg kan zijn. Voor iedereen De slotsom is dus dat prestatiemanagement in elke economische situatie iets kan bijdragen, zolang het maar op de juiste manier ingezet wordt. Dat is niet alleen een technologische kwestie, maar vooral een organisatorische. Het meten en consolideren van resultaten kan prima met software, maar om die resultaten zinvol te benutten moet het hele BPM-proces afgestemd zijn op de strategische doelstellingen van een bedrijf. In een aantrekkende economie betekent dat het ondersteunen van innovatie en groei, en in een kwakkelende economie het versterken van het concurrentievermogen. Wat de kostenstructuur betreft: als het goed is, is die tijdens de voorafgaande recessie al onder controle gebracht. Dat wil uiteraard niet zeggen dat de teugels maar weer volledig losgelaten moeten worden, iets wat in een hoogconjunctuur helaas al te vaak gebeurt. Het besluit om personeel in slechte tijden economy class te laten vliegen kan bijvoorbeeld best gehandhaafd worden, ook als het weer goed gaat. Het is moeilijk te zeggen welk van deze scenario’s het meest waarschijnlijk is. Vaststaat wel dat de mogelijkheden van BPM nog steeds toenemen door de voortschrijdende ontwikkelingen op dit nog jonge vakgebied. Ook voor kleinere organisaties komen geavanceerde BPM-oplossingen binnen handbereik, dankzij de groei van de markt en de daaruit voortvloeiende standaardisatie en prijsdalingen. Nog even, en het is voor geen enkele organisatie meer onmogelijk om personeel, processen en systemen optimaal in te zetten voor het verkrijgen van inzicht in de bedrijfsprestaties en zo de macro-economische ontwikkelingen van vandaag de dag het hoofd te bieden. Dave Kemme is regional director bij Cartesis Benelux