Slechte projectadministratie kost MKB 800 miljoen euro per jaar

Bijna de helft (43 procent) ervaart het op tijd en binnen budget opleveren van projecten als grootste uitdaging en 46 procent wil graag meer inzicht hebben in de status ervan.

Maar liefst 37 procent van de respondenten levert in op budget en neemt genoegen met minder marge als een project dreigt uit te lopen. Meer dan de helft (59 procent) levert in op tijd en stelt de oplevering van het project uit. Slechts 4 procent geeft af op kwaliteit en snijdt wat bochten af. Volgens 37 procent duren projecten bijna altijd langer dan verwacht.

Bedrijven met een geïntegreerde software-oplossing voor de projectadministratie van begin tot eind, geven aan dat 82 procent van de projecten binnen tijd, budget en tegen gestelde kwaliteiten worden afgeleverd. Echter ruim de helft (51 procent) heeft nog niet zo’n volledige oplossing en houdt de administratie nog bij in een combinatie van spreadsheets (20 procent), in meerdere software-systemen (18 procent) of op papier (6 procent). Bij één op de twee (49 procent) ondernemers die geen geïntegreerd systeem heeft, lopen projecten over het algemeen altijd uit. Bovendien ervaren deze bedrijven ook een gebrek aan inzicht in projecten (59 procent).

“61 procent van de ondernemers in de zakelijke dienstverlening verwacht dit jaar een omzetgroei te realiseren. We willen het niet te veel opblazen”, zegt Sebastiaan de Jong, Business Director Cloud Solutions bij Exact, “maar de onderzoeksresultaten laten zien dat bedrijven die dit jaar graag willen groeien het zichzelf niet makkelijk maken, gelet op het grote aantal ondernemers dat worstelt met het succesvol afronden van projecten.”

Meer nog dan vorig jaar is de grootste stressfactor voor ondernemers in de zakelijke dienstverlening de werving van nieuwe klanten (46 procent). Verder moeten ondernemers sterk sturen op strakke uitvoering van projecten, zodat de marge niet onder druk komt te staan door een toename van het aantal niet-factureerbare uren. 43 procent van de respondenten worstelt hiermee. Bovendien blijft het moeilijk om de facturen vervolgens tijdig betaald te krijgen (35 procent). Verder is het opvallend dat 35 procent geen duidelijke KPI’s heeft gesteld om de doelstellingen te realiseren.

Sebastiaan de Jong vervolgt: “Bedrijven in de zakelijke dienstverlening werken op basis van tijd. Volledig inzicht in de voortgang van projecten is voor hen van essentieel belang om beter zakelijke beslissingen te maken. Het onderzoek laat zien dat er een duidelijke behoefte is aan eenduidige methoden en processen om de projectadministratie bij te houden. De cloud kan hier een rol bij spelen. Door alle informatie centraal en in één programma in de cloud vast te leggen, kunnen zowel ondernemers als hun medewerkers bijvoorbeeld de uren op locatie invullen of de planning onderweg bijwerken. Hierdoor is er altijd en overal een actueel overzicht van de status van projecten.”

*Onderzoeksbureau Pb7, dat het onderzoek in opdracht van Exact en KPN heeft uitgevoerd, heeft onderzocht hoeveel omzet zakelijke dienstverleners per jaar mislopen. Dit is geïnventariseerd op basis van het aantal projecten dat niet volgens de gestelde parameters kan worden opgeleverd, het aantal bedrijven dat projecten meestal ziet uitlopen, het percentage tijd en geld dat hierom wordt ingeleverd en de total omzet van het MKB wat betreft zakelijke dienstverlening (ongeveer 37 miljard euro).