Shared Service Center voor Publicis Groep: Beter te vroeg aan de bel trekken dan te laat

• debiteurensaldo met 30% gedaald
• daling uitstaande debiteuren tussen 60-90 dagen met 70%
• daling van uitstaande debiteuren langer dan 90 dagen met 60%
• backoffices 20 werkmaatschappijen gecentraliseerd
• kostenbesparing door oprichting shared service center

Creativiteit voert de boventoon bij de verschillende werkmaatschappijen van Publicis. De bureaus houden zich allen met marketing en communicatie bezig, op alle mogelijke manieren. Dat betekent niet dat het financiële aspect van de bedrijfsvoering uit het oog wordt verloren.

In april van dit jaar centraliseerde alle werkmaatschappijen hun back offices, het debiteurenbeheer maakt daar onderdeel van uit. Er kwam een shared service center tot stand voor alle werkmaatschappijen in Nederland: Re:Sources. De nieuwe organisatie richt zich onder andere op juridische zaken, salarisadministratie, IT en projectadministratie voor de Publicis Groep.

Er werken ongeveer vijfhonderd mensen voor de twintig werkmaatschappijen
van de Publicis Groep in Nederland. Door voor al die werknemers en alle bedrijven zaken centraal te regelen bespaart Publicis geld, neemt de specifieke kennis op één centraal punt toe en ten slotte werkt Publicis op deze manier aan de efficiency.

Ook op het gebied van credit management maakten de marketing- en communicatiebedrijven een inhaalslag. Barend Deichmann, verantwoordelijke voor het administratieve deel van Re:Sources: ‘De bedrijven die bij de groep horen, verschillen nogal in grootte. Voor de kleinere bedrijven had het voorheen geen zin mensen met specifieke kennis op het gebied van debiteurenbeheer
aan te stellen. Andere, grotere bedrijven deden dat wel. Bij die laatste groep was het een en ander veel beter op orde dan bij de kleinere werkmaatschappijen.’

Publicis in Nederland is onderdeel van een internationaal opererende
marketing- en communicatieonderneming. In Parijs zit het hoofdkantoor, maar de multinational is ook in andere westerse landen actief zoals de Verenigde Staten en Groot-Brittannië. De Nederlandse divisie heeft vooral grote klanten die elk eigen wensen hebben wat betreft de dienstverlening. Fortis, de belastingdienst
en de landmacht zijn enkele klanten van Publicis.

De multinational besloot begin 2004 om in elk land het credit management intern en centraal te laten regelen. De taak werd dus niet uitbesteed aan gespecialiseerde bureaus. Deichmann: ‘Ook de credit manager moet affiniteit met het vak hebben. Ook al staat zo iemand op het eerste gezicht relatief ver van de kernactiviteiten van de onderneming af. Het is heel handig om op de hoogte te zijn van wat de klanten bezighoudt. Kennis van de gang van zaken is vooral een voorwaarde om meteen de juiste collega aan te kunnen spreken die de debiteur kent.’

Rompslomp
De klanten van Publicis zullen weinig merken van de aanwezigheid van het shared service center. Als zij om welke reden dan ook met de credit manager van de groep te maken krijgen, merken de klanten niets van de centralisatie. ‘We spreken ze aan uit naam van het bedrijf waar zij zaken mee doen’, vertelt Deichmann. ‘In die service schuilt meteen de eerste reden waarom we naar een tool zochten om een credit management-beleid op te zetten. Voor een zeer diverse groep klanten moest het betaalgedrag in kaart worden gebracht. Daarnaast was het van belang dat de credit manager wist wat het betrokken bedrijf was en wie de contactpersoon.’

Re:Sources zag ervan af om de software die al in gebruik was voor de administratie aan te passen voor het credit management. Deichmann: ‘Dat zou teveel werk en rompslomp veroorzaken. We zijn daarom op zoek gegaan naar een nieuw pakket. De aanbieder van het pakket dat we uiteindelijk kozen was geen onbekende. Het bedrijf analyseerde altijd al nieuwe klanten van de verschillende werkmaatschappijen. Het systeem dat zij leveren was goed te koppelen aan de bestaande software en voldeed verder ook aan onze ideeën.’

Het softwarepakket voor de debiteurenadministratie van Re:Sources gaat uit van acties. De handelingen die de debiteurenbeheerder dient te verrichten worden als acties in het systeem gezet. Wordt er betaald, dan vervallen de vervolgacties vanzelfsprekend. Deichmann: ‘De meeste van onze klanten betalen gewoon. Hun betaalgedrag is in het systeem verwerkt. Zo voorkomen we dat een bedrijf dat altijd op de twintigste dag betaalt op de negentiende een telefoontje van de credit manager krijgt.

Als een post te lang open blijft staan, komt dat vaak door miscommunicatie. Een ander belangrijk draaipunt van het systeem is daarom de directe verwerking van klachten en vragen van klanten. Die gegevens zijn dan breed bekend en de betrokken personen kunnen het vastgestelde probleem snel oplossen.’

Met de maatwerkrapportages, die vanuit het softwarepakket gegenereerd worden, worden de verschillende bureaus op de hoogte gehouden van de voortgang en activiteiten die worden uitgevoerd door Re:Sources. Met de klachtenmodule worden klachten die op de bureaus thuishoren op eenvoudige wijze gecommuniceerd en wordt de afhandeling gecontroleerd en teruggekoppeld aan Re:Sources.

Twee vliegen
Vanaf het begin detacheerde de leverancier een debiteurenbeheerder aan Re:Sources. Deichmann: ‘Dat was ook wel nodig. Het was een enorm karwei om alles op de rails te krijgen. Er moest informatie uit de administratie van alle werkmaatschappijen worden gehaald. De medewerker van de leverancier hielp ons alle openstaande posten weg te werken en hij leidde de huidige credit manager op. We sloegen op die manier twee vliegen in één klap.

De aanbieder van het pakket hielp ons zowel met de uitvoering van het beleid, als bij de totstandkoming ervan. De implementatie van het pakket liep daarom redelijk voorspoedig.’ Publicis plukt een half jaar na implementatie van de software al de vruchten van het gecentraliseerde debiteurenbeheer. Elke maand kijkt de multinational naar de resultaten.

Het debiteurensaldo loopt terug en ook de ouderdom van de posten neemt af. ‘In de maanden van juni tot en met oktober is het openstaande debiteurensaldo met ongeveer dertig procent teruggelopen. De posten die langer dan negentig dagen openstaan zijn zelfs met zestig procent gedaald en het aantal debiteuren dat tussen de zestig en negentig dagen te laat betaalt, is met bijna zeventig procent gedaald. Alle werkmaatschappijen zijn zeer enthousiast. We zitten op de goede weg om de doelen die we hebben gesteld te halen.’

Het systeem werkt, tot tevredenheid van Deichmann en zijn collega’s van de verschillende werkmaatschappijen. Re:Sources zit bovenop het debiteurenbeheer. Het pakket geeft de debiteurenbeheerder immers ook de mogelijkheid om het betalingskarakter van een specifieke klant onder de loep te nemen.

Duurt het steeds langer voordat de klant betaalt, dan kan Re:Sources in overleg met de werkmaatschappij snel stappen ondernemen en problemen voorkomen. ‘We zitten heel dicht op de vervaldatum. Onze klanten vinden het zelf meestal ook vervelend als er rekeningen openstaan. Je kan beter te vroeg aan de bel trekken dan te laat.’

Naam Barend Deichmann
Leeftijd 56
Functie CAO, chief administration officer
Opleiding hbo (economie & boekhouding)
Loopbaan ‘Sinds 1970 heb ik bij verschillende reclamebureaus gewerkt. Vanaf 1996 werk ik bij de Publicis Groep, inmiddels als CAO bij Re:Sources het shared service center van de groep.’