Shared Service Center in West-Europa houdbaar?

Mede ingegeven door ontwikkelingen op het gebied van demografie, globalisering, kosten transparantie en ICT ontstaat er een ondernemingsklimaat dat zich leent voor versnelde (door)groei naar het offshore uitvoeren van shared services, intern of extern. Is een regionaal Financial Shared Service Center in West-Europa op de middellange termijn houdbaar?

Tijdens een Round-Table bijeenkomst van het ‘ConQuaestor Shared Services Network’ hebben meer dan 15 FSSC directeuren en experts uit verschillende branches de  toekomst van het Financial Shared Service Center uitgebreid bediscussieerd. Drie ‘design’ variabelen spelen in deze discussie en centrale rol.

1. Schaalgrootte vs. Inzetbaarheid ICT
Door standaardisering en simplificatie van processen levert de invoering van een FSSC een kostenbesparing en een kwaliteitsverbetering van geleverde diensten. Om verregaande voordelen van een FSSC te behalen zijn echter investeringen in proces- en ICT-verbeteringen noodzakelijk. Rendementen op het geïnvesteerde vermogen voor zulke verbeteringen zijn voor FSSC’s met beperkte schaalgrootte vaak niet interessant. De sterke opkomst van gekwalificeerde ‘goedkope’ arbeid in lage loon landen maakt de business case voor ‘eigen’ ICT investering nog minder aantrekkelijk. De vraag die dan rijst is: ‘Wat is de volgende stap in de reis naar kostenreductie en hogere efficiency?’

2. Positie FSSC in eigen beheer
Actieve ondersteuning van het hoger management is een aandachtspunt. Het FSSC is, initieel,  een ondersteunend orgaan en geen ‘Core Business’. Vooral na de implementatie en optimalisatie van het FSSC bestaat het risico dat de focus van het management op het functioneren van het FSSC afneemt. Dit kan als gevolg hebben dat de oude ‘slack’ in processen in meer of mindere mate terugkomen, wat een negatief effect heeft op de kwaliteit van geleverde diensten en de daarmee samenhangende besparingen en overige voordelen van het FSSC.

3. Performance SSC in eigen beheer
In de markt wordt duidelijk geconstateerd dat Finance & Accounting Outsourcing providers in een rap tempo een verdere professionaliseringsslag aan het maken zijn. Door de toenemende omvang van deze outsourcing providers, hun toenemende ervaring en het kunnen uitnutten van comparatieve kosten voordelen, komt optimale schaalgrootte en benodigde kwaliteit steeds meer binnen hun bereik. Met de concurrentie van deze service providers in de markt, staat het uitvoeren van een FSSC in eigen beheer op lange termijn steeds meer onder druk.

Groeipaden van Shared Service Centres
Wij zien een aantal groeipaden voor Shared Services. Er is een duidelijke verschuiving van shared services naar offshore en outsourcing is te ontdekken. Met name grote multinationals als Philips of Nokia zijn op ‘doorreis’ naar outsourcing van de financiële functie.
 
De organisaties die het voortouw hebben genomen in de FSSC-ontwikkelingen hebben een tiental jaar nodig gehad om activiteiten binnen de financiële functie in een of meerdere shared service center onder te brengen. Van hieruit is in veel gevallen een regionaal/ Europees of zelfs Global Shared Service Center opgezet. Deze multinationals hebben de onontbeerlijke voordelen van schaalgrootte en internationale mindset gebruikt om het pad te effenen voor middelgrote en nationaal georiënteerde organisaties.

Organisaties die nu starten met de implementatie van een Shared Service Centre kunnen profiteren van een snellere leercurve en uitgewerkte ‘best practices’ van de multinationals. Het implementeren van een regionaal (bijvoorbeeld Europees) FSSC kan nu in twee à drie jaar worden gerealiseerd.

Doorgroei van verschillende regionale FSSCs naar een (offshore) Global Shared Service Centre of naar Outsourcing is een logische vervolgstap. Wederom zal de doorlooptijd van deze vervolgstappen, door het hergebruiken van kennis en ervaring uit de markt, minder lang zijn dan bij de early adoptors van offshoring en outsourcing.

Tevens zien we een trend in de markt dat organisaties er steeds vaker voor kiezen om vanuit een decentraal georganiseerde finance functie direct door te groeien naar een situatie van outsourcing.

Conclusie
In het algemeen kan gesteld worden dat de regionale (lees: West-Europese) FSSC’s alleen hun bestaansrecht kunnen houden zolang de organisatie daadwerkelijk succesvol is in het aangaan van de concurrentie met de wereldwijd opererende marktpartijen.

Het echt bepalen van de houdbaarheid van een FSSC in onze contreien vereist van het FSSC management en de organisatie als geheel een zeer kritische en kwetsbare openheid richting de eigen organisatie. De score op de genoemde ‘ design’ variabelen speelt in deze analyse een cruciale rol. Voor veel FSSC organisaties zal de conclusie zijn dat op (korte) termijn in de huidige opzet deze niet houdbaar is.

Auteurs:
Irma Hartsink, consultant ConQuaestor Management Consulting
Drs Arthur de Oude rc, partner ConQuaestor Management Consulting