Selfservice analytics verovert finance

Door Rob Cools

Zeker bij de traditionele, nogal starre financiële systemen komt er zo’n berg data los, dat het veel tijd en moeite kost om daar de juiste antwoorden op belangrijke strategische vragen uit te halen. Bovendien is het vaak de IT-afdeling die de analytics inregelt en die begrijpt in veel gevallen niet volledig de context van de finance-analytics, los van het feit dat andere projecten meestal meer prioriteit krijgen. 

Slimme CFO’s pakken het daarom op een andere manier aan. Om toch de juiste inzichten te krijgen en businesspartners te ondersteunen bij de beslissingen die in lijn zijn met de financiële doelstellingen, richten ze in samenwerking met IT hun eigen analytics teams in. Ze zetten daarbij selfservice cloud analytics tools in die passen in het veiligheids- en governance beleid van de organisatie. 

Selfservice analytics biedt finance en de andere delen van de organisatie eenvoudiger inzicht in allerlei soorten data uit veel meer bronnen dan waartoe ze nu toegang hebben, hoe uitgebreid de bestaande analytics oplossing ook is. 

Met een cloud analytics oplossing helpt IT de kleinschalige analytics teams om direct te handelen. En dankzij de mogelijkheid om zelf datasets samen te stellen, kunnen finance teams makkelijker verschillende data uit afzonderlijke systemen samenvoegen en analyseerbaar maken. 

Impact op elk onderdeel van de organisatie
Selfservice analytics heeft potentieel impact op elk onderdeel van een organisatie. De CFO kan medewerkers van HR, marketing, sales, productontwikkeling en operations toegang geven tot de voor hen relevante financiële informatie. Daarmee kunnen ze hun eigen data-analyses uitvoeren en zo tot in detail de financiële consequenties van hun beslissingen begrijpen. 

Met de juiste tools kunnen de businessmanager, businessanalist en elke andere medewerker die de finesses van de cijfers wil begrijpen, datasets samenvoegen om vragen met meer context te beantwoorden. Zo kan een financieel analist verder kijken dan de gemiddelde cijfers over winstgevendheid van een winkel en inzoomen op de details: hoe doen specifieke productlijnen het in bepaalde winkels? Die mogelijkheid om detailinformatie te bekijken zorgt er ook voor dat marketing, operations en andere afdelingen dezelfde strategie en discipline als finance hanteren. 

Een aantal praktische voordelen van een goede selfservice analytics oplossing:

? Een winkelbedrijf of restaurantketen kan de winstgevendheid van een afzonderlijke vestiging of zelfs van een specifiek product analyseren door point-of-sale systemen te koppelen aan productgroepprestaties.

? Een business-to-businessorganisatie kan de financiële vooruitzichten beter in kaart brengen door financiële rapportages uit te breiden met omzet die nog in de pijplijn zit. Dat geeft niet alleen zicht op de actuele groei, maar ook op de toekomstige inkomsten door uitstaande projecten.

? Een horecabedrijf kan publieke databronnen als hotelrecensies, klantbeoordelingen of weerinformatie toevoegen om zo een holistisch datadashboard te creëren, waarin ook de financiële, operationele en contextuele gegevens zijn meegenomen.

Uiteraard moeten governance en veiligheidsbeleid standaard meegenomen worden als financiële gegevens gedeeld worden met de organisatie. Bovendien moeten er zekerheden worden ingebouwd om ervoor te zorgen dat externe data accuraat, in het juiste formaat en actueel is. Daarbij is het van belang dat de beschikbare informatie is toegesneden op ieders rol, functie en autorisatieniveau. 
Wat is er nodig voor een effectief analytics team?

Hoe richt je als CFO een goed en effectief selfservice analytics team in? De technologie en het beleid van een organisatie vormen daarbij de kaders. Wie toegang heeft met welke rechten staat feitelijk los van de inrichting van het team. Dat zou al vast moeten liggen in de organisatie. De technologie van een analytics oplossing (afzonderlijk of als onderdeel van het financesysteem) zou het mogelijk moeten maken alle detailinformatie die ten grondslag ligt aan de financiële verslaglegging naar boven te halen. 

Zo is elk inkoopbonnetje en elke declaratie met de juiste query oproepbaar en analyseerbaar. Als die kaders staan, kan in principe iedere medewerker de voor zijn of haar team relevante en waardevolle gegevens verzamelen en inzichtelijk maken. Die selfservice-aanpak ontlast bovendien de CFO: als je teams op afdelingsniveau hun eigen analytics laat uitvoeren, heeft de CFO meer tijd en ruimte voor strategische acties en beslissingen. 

Selfservice analytics teams in finance worden meer en meer de norm, zeker dankzij de mogelijkheden die de cloud biedt. Maar ook verderop in de organisatie wordt de waarde van directe analyse ingezien en dat zal de verbreiding van selfservice analytics alleen maar doen toenemen. Juist omdat het mogelijk is om data van diverse bronnen samen te voegen, zijn de potentiële voordelen enorm. Uiteindelijk zal vrijwel iedereen beslissingen nemen op basis van beschikbare data en dat is een enorme winst voor de hele organisatie. 

Rob Cools is Product Marketing Director bij Workday