Schrijf een jaarverslag als een roman

Het jaarverslagseizoen is in volle gang! Sinds enkele jaren wint het gedachtegoed van IBCS, gericht op effectieve communicatie van business metrics aan bekendheid. Helpt het ook in deze context?

Charles van der Ploeg is eigenaar van organisatieadviesbureau Decido, gespecialiseerd in strategie-versnellen.

Rond deze tijd van het jaar is het extreem druk bij veel van onze klanten. Het jaarverslag is in de maak en dat trekt heel veel aandacht naar zich toe. Los van de vraag waarom sommige (grote) bedrijven dit heel snel voor elkaar krijgen en andere er langer over doen, is mijn observatie dat er in maart en april in veel (MKB-) organisaties er nog heel veel gedaan moet worden.

Inzichtelijk presenteren

Zelf merk ik het ook. Niet dat het bij ons erg ingewikkeld is, we zijn maar een eenvoudig adviesbedrijf dat aan strategieversnellen doet. Nee, wat ik er van merk is dat elk jaar het weer uitdagend is om onze ‘key figures’ op een inzichtelijke wijze te presenteren aan de verschillende interne en externe stakeholders. En dat terwijl Effectieve Rapportages de kern vormen van onze business!
Hoe leg je op eenvoudige en doeltreffende wijze uit waar de geleverde performance van je bedrijf vandaan komt? Hoe voorkom je dat het een uitdraai van de boekhouding wordt met pagina’s vol toelichtingen waar elke samenhang aan ontbreekt? Ik was daarom direct geïnteresseerd toen ik werd gewezen op een publicatie over internationale business- en communicatie standaarden. Toen ook enkele cursisten erover begonnen, ben ik het gaan lezen.

Hieronder tref je mijn bevindingen:
Maar eerst even over het jaarverslag. Je moet natuurlijk bij het opstellen van een dergelijk document voldoen aan allerlei regels en richtlijnen. Om ervoor te zorgen dat je die navolgt, is er toezicht georganiseerd vanuit de accountancy. Laten we even veronderstellen dat dit op orde is. Wat heb je dan te doen? Hoe onderscheid je je van de rest door een jaarverslag dat leest als een goed boek? Dat zijn de echte uitdagingen voor organisaties én voor de financials die er werken.

Lees ook: Vijf bouwstenen voor betere externe rapportages

Ik zie dan het volgende:
Breng een duidelijke en overtuigende relatie aan tussen de (eind-) resultaten van de organisatie en de performance-drivers die je hebt beschreven in je strategie. Het is verleidelijk om je te beperken tot het verklaren van een resultaat vanuit allerlei interne (en liefst: externe!) factoren. maar kan je een stap verdergaan door de lezer mee te nemen in de executie van je strategie, en waar je dat heeft gebracht aan het einde van het verslagjaar? Waar zitten we in de meerjarenstrategie, liggen we op koers, waar zijn we aan het wenden en bijsturen?
Wees meester over je data. Niet alleen snel de boeken sluiten zoals sommige corporates graag uitdragen. Nee, de uitdaging is om overtuigend te rapporteren over de inschattingen die je maakt, en de effecten die daarvan uitgaan op de prestaties. Daarbij horen de klassieke inschattingen zoals de omvang en samenstelling van diverse voorzieningen, maar hoe gaan we om met onzekerheid die we ervaren vanuit inzicht in onze datakwaliteit? Hoe komen we voorbij het buikgevoel omtrent de data? Met hoeveel procent zekerheid kunnen we een resultaat rapporteren? En waarom is dat percentage correct? Zijn we überhaupt transparant als het over dit soort dingen gaat? Vertrouwen verwerven bij je toezichthouders gaat hierover. Niet over de fast close.

Leiderschap op 'Intangible Performance'

Naast de harde cijfers, de duiding op voortgang van de strategie executie en transparante inschattingen omtrent je data, wek je vooral vertrouwen in de markt als je overtuigend leiderschap toont op het voorleven en uitdragen van waarden, het sturen vanuit de missie, het diep verankeren van duurzaamheid, diversiteit, zelforganisatie. Nog veel te vaak tref je deze onderdelen ergens versnipperd aan als ‘verplicht nummer’, terwijl het de kern zou moeten zijn van elk verhaal over welke prestatie dan ook.
 Als je in staat bent om deze uitdagingen aan te gaan dan denk ik dat het jaarverslag enorm kan winnen aan kracht en aantrekkelijkheid. En nu is de vraag: kan IBCS daaraan een bijdrage leveren?

De SUCCESS-formule van IBCS

Als je het over IBCS hebt dan helpt het om een onderscheid aan te brengen tussen de organisatie (IBCS-institute; hier zitten de oprichters Rolf Hichert en Jürgen Faisst), de ‘vereniging’ (IBCS-association, een open community die bezig is met de promotie en verdere ontwikkeling van IBCS) en de publicatie (IBCS version 1.1; kan je gratis en op naam verkrijgen als je lid wordt van de vereniging). De oprichters zijn al lang bezig met het onderwerp, echter vanaf 2014 heeft het echt vorm gekregen. De publicatie die ik hier bespreek is in 2017 gepubliceerd.
De schrijvers komen snel ter zake: als je hun standaards in reporting en communicatie wilt halen dan dien je de zogenaamde SUCCESS-formule toe te passen. Dit acroniem beschrijft zeven rule areas waar je op drie gebieden hebt te letten. Die gebieden zijn: conceptual, perceptual en semantic. Ontwerp en structuur, waarneming en betekenis zou je kunnen zeggen.

Duidelijke opbouw

Elke rule area is uitgewerkt in de vorm hele praktische do’s en dont’s. En dat hebben ze mooi gedaan. Met een duidelijke opbouw en consistente presentatie nemen ze de verschillende rule-areas met je door. Waardoor je stap voor stap door een onderwerp wordt getrokken. Er wordt weinig tekst verspild aan beschrijvingen. Je krijgt gewoon te lezen wat je moet doen. Zie hieronder enkele plaatjes die inzicht geven in de aanpak.

Bron: IBCS version 1.1 (2017)

Zo wordt elk van de zeven rule areas behandeld. Waarmee het document een heel breed en toegankelijk naslagwerk is geworden. 

In de volgende blogs behandel ik telkens één gebied, waarbij ik kijk naar de mogelijke bijdrage aan de genoemde uitdagingen voor excellente jaarverslaggeving. Als eerste komt conceptual aan de beurt. Over het goed overbrengen van het verhaal (van je jaarverslag).