Rubriek Q&A: Hoe rapporteer ik effectief en efficient?

Q
‘Als financiële professional ben ik veel tijd kwijt aan het maken van allerlei rapportages voor allerlei belanghebbenden, zowel binnen als buiten mijn organisatie. Ik heb zelf de neiging daarbij de lat erg hoog te leggen met als gevolg dat ik amper tijd overhoud voor andere belangrijke zaken. Tegelijkertijd merk ik dat veel rapportages weinig impact hebben. Hoe zorg ik ervoor dat ik effectief én efficiënt rapporteer?’

A
‘Rapportage en analyse is voor een controller heden ten dage één van de basics in zijn bestaan. Waar in de tijd van het 16-kolommen-papier registratie en hashtotalen centraal stonden, kenmerkt onze tijd zich door vergaande automatisering en een hoog tempo van (externe) veranderingen. Dit leidt bij controllers tot hoge eisen aan kwaliteit en snelheid.

Het dilemma door de vragensteller geduid, is een herkenbaar probleem: de essentie is het evenwicht te vinden tussen vraag en aanbod enerzijds en kwaliteit en acceptatie anderzijds. Laten we ons eerst richten op vraag en aanbod. Waar de automatisering ons absoluut facilteert, kan deze zich echter ook tegen ons richten: de grote mogelijkheden verleiden menig controller tot allerlei rapportages, die deze vervolgens kwistig rondstrooit binnen de organisatie waarbij een gevoel van trots vaak moeilijk onderdrukt kan worden.

Dit wordt vaak versterkt door een veelheid aan ad hoc verzoeken van collega’s die overtuigd zijn dat de techniek van tegenwoordig elke belemmering geslecht heeft. Het resultaat is dan wellicht een wildgroei aan rapportages, die slechts herschikking van cijfers behelzen meer dan analyses. Voor de controller leidt dit tot frustratie: grote inspanning met weinig resultaat en voor de ontvanger doemt het gevaar van overload op.

Dit laatste is een niet te onderschatten gevolg. Rapportages worden geboren en verworden tot een standaard. Deze worden dan dagelijks per mail verzonden aan de collega, die de eerste keren nog een poging doet te ontdekken waar het antwoord staat. Na een week kijkt hij wellicht naar twee getallen, die hij dacht nodig te hebben en na een maand parkeert hij de mail in een subdirectory met de alleszeggende naam “nog te lezen”.

Wanneer dan aan het eind van een kwartaal blijkt, dat er wel een heel groot aantal mails geparkeerd staat, ruimt hij rücksichtslos op en is de inspanning van de controller in de electronische prullenmand terecht gekomen. Aan de andere kant vindt er een constante afweging (strijd?) plaats tussen kwaliteit en aanbod.

De controller voelt zich van nature geroepen hoge kwaliteit te leveren. De mooiste rapportages worden opgesteld en diepgaande analyses uitgevoerd. Echter ook hier dreigt een gevaar: de aansluiting met de interne of externe klant wordt gemist en er is sprake van een variant van dozen schuiven. Nice to know in plaats van need to know. Duidelijk blijkt uit het voorgaande dat er een enorm gevaar bestaat van miscommunicatie.

Essentieel is derhalve de vraag hoe beide partijen zich (beter) kunnen verstaan: kortom hoe wordt over en weer acceptatie en begrip gevormd. Inventariseer en onderzoek de behoefte aan informatieanalyse. Betrek de klant van meet af aan erbij. Werk aan wederzijds begrip. Licht toe. En, nog belangrijker, luister! Wanneer van meet af aan gezamenlijk opgetrokken wordt en (concrete) keuzes in onderling overleg gemaakt worden, is het eigenaarschap ook gedeeld en krijgen beide partijen wat ze nodig hebben.

Acceptatie is dan geborgd. Dit geldt in alle gevallen: wanneer de klant om een bepaalde analyse vraagt maar ook wanneer de controller een zekere rapportage pro-actief ontwikkelt. Op deze wijze ontstaat er niet enkel een partnership maar kunnen beide partijen efficiënt en effectief werken. Leg de lat dan maar gerust hoog, maar zorg dat je gezamenlijk die hoogte aankunt. Dit komt het resultaat van de onderneming ten goede en tevens de beoogde werkvreugde.

Tot slot nog een tip: beperk je rapportages niet tot enkel informatieanalyse. Definieer samen met je businesspartner de eventuele acties, die noodzakelijk zijn. En nog belangrijker: geef feedback in een volgende periode, zodat voortgang geborgd is. Dat is decision support! Pas dan ben je samen in business.’

Drs Jouke van der Veer, CFO Albron B.V.

 
Heeft u ook een vraag die u aan een specialist wilt voorleggen? Stuur een e-mail naar redactie@financieel-management.nl.