Royal FloraHolland: “Wij willen tot de beste tien van Nederland behoren”

Voor de coöperatieve veilingorganisatie was onder andere dit reden om alle financiële processen te standaardiseren op SAP S/4HANA en hun inkoopprocessen op SAP Ariba. Een gesprek met Wilco van de Wijnboom, manager Accounting & Reporting bij Royal FloraHolland.

90 procent van de Nederlandse handel in bloemen en planten vindt plaats via de vijf veilinglocaties en 38 veilingklokken van Royal FloraHolland. In 2016 vonden hier maar liefst 12,5 miljard bloemen en planten hun weg van kweker naar klant in binnen- en buitenland. Royal FloraHolland is daarmee in zijn soort de grootste ter wereld.

Wie in bijvoorbeeld Aalsmeer, Naaldwijk of Eelde iets wil meekrijgen van de veilingen, moet vroeg zijn. De meeste handel vindt plaats in de vroege ochtenduren, zodat de bloemen en planten nog diezelfde dag bij de consument kunnen zijn. “Iedere ochtend vinden er rond de 100.000 transacties plaats”, zo is de inschatting van Wilco van de Wijnboom.

Om ’s middags te kunnen ‘incasseren’, moeten die transacties direct verdeeld worden naar facturen voor klanten en kwekers. “Dat is een enorm proces dat goed en snel moet plaatsvinden”, benadrukt Van de Wijnboom. “We kunnen het ons niet permitteren dat we een dag niet kunnen factureren. Dat moet altijd door blijven gaan. Downtime is onacceptabel.”

Een koppositie in finance
Royal FloraHolland heeft zich op het gebied van finance dan ook ambitieuze doelen gesteld. “We willen ‘best in finance’ worden”, aldus Van de Wijnboom. “Onze financiële organisatie moet tot de beste 10 van Nederland gaan behoren. Dat geldt voor zowel de kwaliteit van onze financiële processen als voor de kwaliteit van de systemen, mensen en data.”

De coöperatieve organisatie streeft om meerdere redenen naar een koppositie op het gebied van finance. “Uiteraard om ervoor te zorgen dat de facturatieprocessen optimaal gestroomlijnd zijn en we compliant zijn met wet- en regelgeving”, legt de manager uit. Dat vertaalt zich bijvoorbeeld in processen met een korte doorlooptijd, een snelle maandeindesluiting, in minder mensen die bij de processen betrokken zijn en uiteindelijk in lagere kosten.

Maar Royal FloraHolland heeft nog een belangrijke reden om te streven naar ‘best in finance’, zo begrijpen we van Van de Wijnboom. “Het is lastig om de juiste financiële medewerkers binnen te halen, maar voor een organisatie als Royal FloraHolland is dat wel ‘key’. Daarom zorgen we ervoor dat er een financiële organisatie staat waar mensen trots op zijn om voor te werken. De juiste gedreven financiële professionals moeten bij ons op de deur kloppen of ze alsjeblieft voor ons mogen werken.”

Ingrijpend besluit
Om de stap naar de top 10 te kunnen zetten, nam Royal FloraHolland in 2015 een ingrijpend besluit. De aparte systemen die de marktplaats in gebruik had voor bijvoorbeeld reporting, crediteuren en facturatie moesten worden vervangen door één standaardoplossing waar alles in zit. “Veel systemen waren end-of- life en we waren te afhankelijk geworden van maatwerk”, aldus Van de Wijnboom.

Dat maatwerk is een doorn in het oog. “We hanteren nu de uitspraak: ‘maatwerk is fraude’.  Het is simpelweg absurd dat onze processen anders zouden moeten verlopen dan de standaard. In wezen zijn onze core processen op het gebied van finance en inkoop niet anders dan die van ieder ander bedrijf. Een standaardoplossing moet daarin zonder specifieke aanpassingen kunnen voorzien, anders moeten wij onze processen aanpassen. Niet andersom.”

Die standaardoplossing voor finance werd S/4HANA, de ‘in-memory Enterprise Management Business Suite’ van SAP. Voor procurement koos Royal FloraHolland voor SAP Ariba. Van de Wijnboom: “Wilden we alles onderbrengen in één systeem, dan was SAP eigenlijk de enige die dat kon. SAP-technologie is ook ‘hufterproof’. Er wordt altijd rekening gehouden met de nieuwste compliance-eisen en het is niet mogelijk om wijzigingen aan te brengen in bijvoorbeeld data en toewijzingen van functies.”

Snelle implementatie
De implementatie van SAP S/4HANA en Ariba verliep voorspoedig. “In oktober 2016 hebben we het contract getekend met onze implementatiepartner McCoy en in maart 2017 gingen we live”, schetst Van de Wijnboom. “Maar in die periode zat ook nog onze eindejaarssluiting waarvoor we de implementatie tijdelijk hebben stilgelegd. In feite hebben we alles in drie maanden tijd gebouwd. Dat is snel en daar ben ik erg trots op. Natuurlijk ondervonden we na de snelle livegang nog wel de nodige uitdagingen, maar door volharding en geloof in het doel van de switch zijn die overwonnen.”

Onder andere deze snelheid leverde Royal FloraHolland een nominatie op voor een SAP Quality Award. “We hebben een gedegen planning met duidelijke targets gemaakt en de juiste mensen de juiste verantwoordelijkheden gegeven”, zo verklaart Van de Wijnboom de voorspoedige  implementatie. “We hebben ook gezorgd voor korte lijntjes tussen medewerkers, stuurgroep, leverancier en implementatie en voor een klimaat waarin mensen hard naar elkaar durven te zijn. De stuurgroepvergaderingen waren lang niet altijd gezellig. Wat misschien nog wel beter had gekund, was de communicatie tijdens het project richting alle stakeholders.”

Positieve ervaringen
Royal FloraHolland ging in maart 2017 live met een general ledger voor de gehele organisatie. “Maar wel met een minimale basis”, voegt Van de Wijnboom toe. “Dat betekent dat het algemeen grootboek draait, het betalingsverkeer goed wordt afgewikkeld en de juiste btw-aangiftes uit het systeem komen. Een volgende stap was het toevoegen van overige zaken zoals vaste activa en reporting.”

De eerste ervaringen met S/4HANA en Ariba zijn positief. “We doen het proces met minder mensen, het aantal handmatige transacties is drastisch gedaald en de maandeindesluiting gaat veel sneller. En de downtime is letterlijk nul. We zijn nu met finance ook klaar om ontwikkelingen op het gebied van digitalisering – zoals het realtime monitoren van de temperatuur tijdens het logistieke proces – te ondersteunen.”

Betere beslissingen en tijdig bijsturen
“Ook hebben onze controllers nu veel meer grip op de transacties”, vervolgt Van de Wijnboom. “Ze kunnen iedere transactie doorklikken naar specifieke details en daar analyses op loslaten. Bijvoorbeeld op de inkomsten die we genereren uit onze diensten. Met al die informatie kunnen betere beslissingen maken en tijdig bijsturen.”

“Ik denk dat we op het gebied van finance nu in de top 20 zitten”, stelt Van de Wijnboom tevreden vast. “De vervolgstappen moeten ons zeker in de top 10 brengen. Dat succes hebben we al veelvuldig gevierd. Bijvoorbeeld met een bloemetje.”