Robotisering als vliegwiel voor een efficiënte bedrijfsvoering

Veel grote ondernemingen hebben in de afgelopen jaren behoorlijke slagen gemaakt in het stroomlijnen van hun financiële processen. Het midden- en kleinbedrijf volgde zo’n drie jaar geleden, maar heeft nog een flinke weg te gaan. Facturen worden nog op grote schaal per post verstuurd en handmatige verwerking is voor velen nog dagelijkse praktijk. “In de financiële wereld leeft het onderwerp enorm, maar bij andere bedrijven minder”, merkt Principal Product Marketing Joost van Koot van Exact op.

Daar is een logische verklaring voor. Als het gaat om automatisering, focussen veel bedrijven nu eenmaal eerst op hun primaire processen. Dat is immers hoe ze direct waarde toevoegen voor hun klanten. Gevolg is wel dat het automatiseren van financiële processen vaak achterblijft. Zonde, want er valt veel te winnen.

Van Koot: “Je kunt no hands accounting in allerlei gradaties implementeren. Van facturen inlezen tot het volledig automatiseren van een administratie. Controles zijn een belangrijke beheersmaatregel, maar kosten ook veel tijd. Terwijl de uitkomst meestal is: het klopt. Verwerk je 3.000 of meer inkoopfacturen per jaar, dan kun je veel winst behalen met automatisering. Je bespaart tijd op invoerwerk en controleert dan alleen nog uitzonderingen; als een factuur niet overeenkomt met de offerte bijvoorbeeld. De rest zie je helemaal niet meer.”

Practice what you preach

Wie zo’n verhaal verkondigt, moet zijn eigen processen natuurlijk goed op orde hebben. Practice what you preach. CFO Onno Krap legt uit: “We nemen binnen Exact continu alle handmatige activiteiten onder de loep en proberen die zoveel mogelijk te automatiseren. Hierdoor kunnen we ons focussen op de uitzonderingen – om die vervolgens ook weer weg te automatiseren.”

Het automatiseren en optimaliseren van processen klinkt klinischer dan het in de praktijk is. “De techniek is slechts een deel van het verhaal en misschien zelfs niet eens het moeilijkste deel”, aldus Krap. “No hands accounting hangt sterk samen met de inrichting van de organisatie en van processen.”

Krap kan het weten, want sinds zijn aantreden in 2012 onderging Exact een behoorlijke transformatie. Exact is een wereldwijde organisatie, met kantoren in zeventien landen. Voorheen hadden de verschillende lokale vestigingen processen op hun eigen manier ingericht. Dat moest anders, want automatiseren levert pas echt winst op als je volume hebt. Krap: “Bij mijn aantreden in 2012 hebben we drie speerpunten geformuleerd: centraliseren, standaardiseren en automatiseren. Dat heeft erin geresulteerd dat al onze vestigingen nu bediend worden door een backoffice-organisatie geconcentreerd op drie locaties: Delft, Kuala Lumpur en in de Verenigde Staten.

Doordat routinematige transacties voortaan gecentraliseerd werden afgehandeld, zoals de factuurverwerking die in zijn geheel vanuit Kuala Lumpur wordt verzorgd, ontstond het transactievolume waarnaar Krap op zoek was. “Om dit te bereiken, hebben we van de verschillende lokale inkoopprocessen een wereldwijd purchase to pay-proces gemaakt. Als een willekeurige leverancier waar ook ter wereld een factuur stuurt, wordt die volautomatisch gelezen en gekoppeld aan een door de budgethouder geautoriseerde inkooporder.”

Ondernemend Nederland aan de elektronische factuur

“De ervaringen uit de inrichting van ons purchase to pay proces hebben we doorgetrokken naar de rest van de financiële functie. Die is nu volledig ingericht langs drie wereldwijde procesgroepen: In goed Engels: purchase to pay, order to cash en record to report. Voor elk van die processen hebben we global process owners benoemd die wereldwijd verantwoordelijk zijn voor een zo efficiënt en effectief mogelijke inrichting van hun processen.”

Zo’n transformatie heeft grote impact op mensen en processen in de hele organisatie en zelfs daarbuiten. Exact moedigt leveranciers namelijk aan om facturen zo veel mogelijk digitaal aan te bieden. Krap ligt toe: “De Rijksoverheid verplicht sinds januari 2017 al haar nieuwe leveranciers om te factureren in UBL, Universal Business Language. Wie dat niet doet, doet geen zaken met de overheid. Grote bedrijven verplichten leveranciers vaak ook om op gestandaardiseerd wijze facturen aan te leveren. Wij doen ons best om ondernemend Nederland aan de elektronische factuur te krijgen. Niet alleen omdat Scan & Herken en e-factureren toevallig onze producten zijn, maar omdat het de economie vooruithelpt. Het scheelt significant tijd en geld.”

Dat Exact grote delen van zijn wereldwijde processen met no hands uitvoert, wil natuurlijk niet zeggen dat ze nu zijn uit-geautomatiseerd. Krap: “Er blijft altijd nog genoeg te doen. Het is niet zo dat je een paar zaken een beetje inregelt en de volgende dag geen handen meer nodig hebt om je financiële processen af te handelen. Het beeld van de financiële functie is wel sterk aan het veranderen. Er zijn steeds minder mensen die transacties afhandelen en meer mensen die zich bezighouden met het analyseren van informatie die bijdraagt aan een betere besturing van het bedrijf. Een goed uitgangspunt voor de toekomst dus.”

Gesloten vraag? Automatiseren maar

Terug naar het midden en kleinbedrijf. Welke processen zouden zij allemaal kunnen automatiseren? Joost van Koot legt uit dat die vraag een vrij simpel antwoord heeft: “Als je een vraag kunt beantwoorden met ja of nee, dan kun je hem automatiseren.” De focus bij no hands accounting ligt nu vooral op het automatiseren van repetitieve processen. Bij bijzonderheden komen er nog wel handjes aan te pas.

Maar dat gaat in de toekomst veranderen, volgens Van Koot: “Door kunstmatige intelligentie en machine learning kan software straks óók omgaan met uitzonderingen. Banken passen zelflerende applicaties al toe om bankfraude te bestrijden. Post jij op Facebook dat je een weekend in Groningen bent, maar neem je tegelijk geld op in Panama? Dan komt de bank in actie. Dat principe is niet nieuw, maar er komen steeds meer variabelen bij die het proces betrouwbaarder maken.”

Focus op je toekomststrategie

Automatisering en robotisering zullen alleen maar verder doorzetten, volgens Van Koot. “Er zijn bedrijven die nu nog niet geraakt worden door digitalisering. Maar vroeg of laat komt er een partij op de proppen die dit volledig omarmt en de hele sector op zijn kop zet. Als traditionele partij kun je daar niet tegenop omdat zij hetzelfde leveren tegen een fractie van de kosten.”

Dat moet je niet opvatten als een bedreiging, maar als een kans. Je kunt immers ook zelf degene zijn die voorop loopt met digitalisering en je behoudendere concurrenten voorbij streeft. Van Koot: “Of je nu kleine mkb’er bent of multinational; ieder bedrijf kan winst halen met automatisering. Met elektronisch factureren realiseer je met een kleine investering grote impact. Finance professionals kunnen focussen op het grote plaatje: de toekomststrategie.”

Dit is een bewerking van een artikel in de Fuel, het klantenmagazine van Exact. Lees de Fuel hier

Lees ook: Onderschatten we in finance de impact van technologie?