Rik Ellenbroek, Draka Holding: We willen een identieke outlook

Het barsten van de internetbel had een enorme impact op de omzet van Draka Holding, vooral actief in de Comteq-groep in bekabeling voor telecommunicatie- en datacommunicatienetwerken.

‘Naast de vanzelfsprekende herstructurering is in die jaren ook gekeken naar het organisatiemodel’, zegt Rik Ellenbroek, director Control & Finance bij Draka Holding. ‘Onze onderneming was georganiseerd volgens het landenmodel met daarboven een tamelijk lichte holdingstructuur.

De verantwoordelijkheid voor de business lag vooral bij de landenmanagers. Productie en verkoop zaten vaak in één hand. Draka Holding was een verzameling van kabelbedrijven.’

In 2004 ging de organisatie op de schop: het divisiemodel volgt het landenmodel op en er kwamen twee groepen: Draka Comteq voor telecommunicatie- en datacommunicatiekabels en Draka Cableteq voor laagspanning- en speciaalkabels.

Beide zijn opgedeeld in product- en marktgeoriënteerde divisies. De desbetreffende fabrieken en verkoopkantoren behoren tot de individuele divisies. Doel van deze operatie is volgens Ellenbroek ‘de markt als één partij te benaderen, transparantie binnen de organisatie realiseren en synergie creëren.’

Globale data
Door de wijziging van de markt en de organisatie verandert de informatiebehoeft e van de onderneming ingrijpend. ‘Voor 2004 waren globale data voldoende om te kunnen sturen op hoofdlijnen. De informatiestromen waren vooral georiënteerd op de externe verslaggeving.

Na 2004 groeit de behoefte aan centrale financiële informatie en centrale managementinformatie, financieel en operationeel. De performance van fabrieken en salesteams wordt gemeten en vastgelegd in key performance indicatoren rapportages.’

Draka beschikte toen al over een Hyperionsysteem, dat gebruikt werd als consolidatietool voor de externe verslaggeving en niet was ingericht voor het genereren van managementinformatie. Daarvoor beschikte elk land over een eigen informatiesysteem.

In 2004 kwam de selectieronde op gang voor een nieuw systeem, dat vooral in de behoeft e aan informatievoorziening voor de nieuwe laag van divisiemanagers moest voorzien. Een projectgroep uit alle lagen van de onderneming koos uiteindelijk weer voor een systeem van Hyperion (inmiddels onderdeel van Oracle).

Het Hyperion Financial Management-systeem is inmiddels binnen Draka omgedoopt tot DFM met de ‘d’ van Draka. Dat systeem centraal draait op zeven servers in het datacenter van Draka in Eindhoven. ‘Het is een webbased systeem’, legt Ellenbroek uit.

‘Het systeem wordt door middel van een login via de browser voorzien tot een uitgebreide database. Deze wordt voor flashoverzichten wekelijks gevuld met data. Andere cijfers worden maandelijks opgeslagen in de database.

De gegevens worden gefilterd uit de plaatselijke bedrijfssystemen van de landen (ERP-systemen), via financial data quality management-soft ware van Hyperion of directe invoer. Elk land beschikt nu nog over zijn eigen ERP-systeem. Geleidelijk worden die systemen vervangen door een SAP-template.’

Standaardrapportages
Controllers beschikken over standaardrapportages en dashboards en kunnen daarnaast hun eigen queries draaien. Ellenbroek: ‘Draka streeft echter zoveel mogelijk naar standaardrapportages op divisie- en corporateniveau. We willen graag identieke data en een identieke outlook, toegesneden op de functie van de gebruiker.

Er werken ongeveer honderdvijftig tot tweehonderd mensen met DFM.’ DFM is voornamelijk een managementtool voor de sleutel kpi’s van de onderneming: levertijd, scrap rate (percentage afval/onbruikbaar product), ziekteverzuim, aantal klachten per duizend orders en dergelijke operationele data. Per productgroep (dat zijn er ongeveer acht per divisie) zijn ook cijfers zichtbaar voor verkopen en behaalde marges.

Ellenbroek: ‘Met deze gegevens signaleren we problemen en gaan we vervolgens op zoek naar de achterliggende oorzaak, zowel in het sales- als in het productieproces. Draka Financial Management ligt niet als een schil over alle ERP-systemen heen.

Doordringen tot het laagste niveau vereist lokale toegang tot de ERP-systemen ter plaatse en dus overleg met het plaatselijke management. We kunnen bijvoorbeeld niet de winstgevendheid per order bekijken. We blijven dus een relatief decentrale organisatie, al zijn we veel meer gecentraliseerd dan vroeger met duidelijke verantwoordelijkheden op divisieniveau.’

Grote voordeel van DFM is volgens Ellenbroek de online beschikbaarheid van data. Altijd en overal. De divisiecontrollers reizen tamelijk veel en hebben altijd toegang tot hun gegevens. Dat geldt ook voor de director control en finance.

‘Data zijn gemakkelijk uit de database te halen en in standaardrapporten te verkrijgen. Met de mogelijkheid om die gegevens in Excel te downloaden waardoor er nadere analyses gemaakt kunnen worden, hebben we the best of both worlds: standaardrapportages en flexibele analyses.
De verslaggevingregels en andere wet- en regelgeving zijn geïncorporeerd in het systeem.’ DFM voldoet aan de behoeften. Voor de succesvolle implementatie is het van eminent belang geweest om de verandering als een change managementproject te benaderen in plaats van een ICT- of een financieel project.

Ellenbroek: ‘Starten vanuit een simpele basisstructuur en vanuit deze basis het systeem verder ontwikkelen. Dat was ons uitgangspunt.’ Draka heeft het beleid, de procedures en de processen aangepast en geüniformeerd.

Ellenbroek: ‘Een continu verbeteringsproces. Het systeem is gebouwd door consultants in samenwerking met corporate controllers. Nu kunnen we het in principe zelf onderhouden en uitbouwen. Heel flexibel, maar we houden graag een consultant nauw betrokken bij DFM.’

Wat is EPM?
Enterprise performance management is een verzameling processen waarmee organisaties de performance van hun business optimaliseren. Het is een raamwerk voor het organiseren, automatiseren en analyseren van zakelijke meetgegevens, processen en systemen die de performance van een onderneming bepalen.

EPM wordt gezien als de nieuwste generatie van business intelligence. Het helpt de organisatie op efficiënte wijze gebruik te maken van zijn hulpbronnen: financieel, mensen en materieel. Software en methodieken zorgen voor een systematische en integrale benadering, waarbij sleutelprocessen en sleutelactiviteiten van de onderneming worden gekoppeld aan de centrale doelstellingen van de organisatie.

Draka: al bijna 100 jaar in kabels
De Hollandsche Draad- en Kabelfabriek Amsterdam (kortweg Draka) is in 1910 opgericht. Philips koopt in 1970 de kabelmaker met fabrieken in onder meer Amsterdam- Noord en Emmen aan.

Het elektronicaconcern maakt het bedrijf deel van diens divisie draad en kabel. In 1986 wordt Draka Holding onafhankelijk door middel van een management buy out. Het nieuwe management wil groeien en koopt om schaal te krijgen een groot aantal buitenlandse kabelmakers op, die in de Holding worden geconsolideerd.

De onderneming heeft een omzet van 2,8 miljard euro en is actief in drie typen kabels: kabels voor datatransport (glas en koper) onder de merknaam Comteq, standaard laag- en medium voltage kabels voor gebouwen en infrastructuren en specialty kabels voor speciale segmenten als automotive, liftkabels, schepen en platforms. Elk van de drie is goed voor ongeveer een derde van de omzet.

Door René Rippen