Richard van Breukelen, voorzitter centrum ICT Belastingdienst: Gevraagd: CIO m/v

Richard van Breukelen is de hoogste ICT’er bij de Belastingdienst. Tot voor kort werd hij gezien als de CIO. Zijn opvatting is echter dat die functie aan de businesskant ingericht moet zijn. ‘Ik werk opdrachtgestuurd en heb geen eigen budget.’

Het belang van ICT is iedereen, ook de top, duidelijk. Het onderscheid tussen ICT en business is er niet meer te maken. ‘ICT is hier geen kostenpost, maar een kernpunt van de bedrijfsvoering. Toch zit ik tot nu toe in een spagaat’, zegt Van Breukelen.

Zijn taak is zorgen dat de ICT van de Belastingdienst aan de businesskant goed draait. Hij vindt dat er tevens dringend behoefte is aan een beleidsbepaler, iemand die  nadenkt hoe het bedrijf er wat ICT betreft in de toekomst uit gaat zien.

Volgens hem worden strategische  en tactische vragen over de inrichting van de infrastructuur, over het soort en aantal applicaties en de daarbij horende personeelseisen niet op tijd gesteld. ‘Deze CIO moet zich niet afvragen welk pakket nodig is, maar uitdenken welke dienst straks geleverd moet worden.’ Van Breukelen en collega’s denken daar al over na, uiteraard. Dat kan echter beter’. ‘Natuurlijk geef ik mijn mening door aan mijn opdrachtgever, de Belastingdienst. Maar dat blijven adviezen.’

Wat-vragen
De CIO helpt de business door het stellen van vragen, zoals: wat wil de dienst de komende jaren bereiken? Dat resulteert in een ontwerp van de IT-organisatie. De CIO stelt voornamelijk vragen die beginnen met wat. Wat is nodig? Ofwel: is de infrastructuur voldoende, zijn dit de juiste applicaties? .

Wat moet er gebeuren, om de veranderingen in de bedrijfsprocessen en de beoogde resultaten voor de klanten te bereiken, welke bijdrage kan de ICT daaraan leveren, hoe ziet het verandertraject eruit, ofwel, hoe worden aanpassingen gepland?

De concrete activiteit ten komen weer op het bord van de IT-directeur. Die is 100 procent verantwoordelijk voor de uitvoering. Juist omdat deze functie dicht op de IT-business zit, is het mogelijk om nieuwe trends en mogelijkheden te spotten en aan de beleidsmaker door te geven. ‘Dat kan de CIO ook zelf, maar de IT-directeur zit er dichter op. Ik weet hier of we voor dat soort nieuwe opties klaar zijn.’

De eerste stappen om te komen tot een CIO in het managementteam zijn gezet. Het belang van ICT wordt erkend, en de top ziet ook dat de toenemende invloed daarvan betekent dat er goed beleid moet komen. Van Breukelen denkt dat de functie van CIO over een jaar gerealiseerd is. ‘En dan kan het twee kanten op. Ik blijf IT-directeur, of ik ga dit stuk techniek vormgeven vanuit de nieuwe businessrol.’

Energie
Van Breukelen aarzelt geen seconde op de vraag of hij de CIO wil worden. ‘Uiteraard! Dat is een hele leuke rol. Ik kom ook uit de businesskant, ik ben geen ICT’er.

Het lijkt me erg interessant om te bedenken al over na, uiteraard. Dat kan echter beter. ‘Natuurlijk geef ik mijn mening door aan mijn opdrachtgever, de Belastingdienst. Maar dat blijven adviezen.’

Wat belangrijk is op IT-gebied. Die CIO-rol geeft veel energie. ICT heeft hier een veel leukere rol, doordat het primaire proces en het ICT-proces niet meer te scheiden vallen. Dat is op andere plaatsen in de overheid en het bedrijfsleven niet zo. Volgens mij is automatisering bij veel productiebedrijven, bijvoorbeeld de zware industrie, nog steeds ondergeschikt. Hier kan het één niet meer zonder het ander.’

Als voorbeeld wijst hij uit zijn raam. De verschillende kantoortorens van de Belastingdienst staan midden in een grote bouwplaats, de gebouwen worden grondig gerenoveerd. ‘Bij de bouw zie je gewoon dat IT veelal nog als kostenpost wordt gezien, als facilitaire dienst. Maar laat ik niet generaliseren. IT is hier bij de Belastingdienst in elk geval heel erg belangrijk. Het is op topniveau verankerd.’

Trotse integratie
Het meest trots is de IT-directeur op de geslaagde communicatie die zijn dienst organiseerde rondom enkele recente zeer grote ICT-operaties. Het zijn de invoering van huur- en zorgtoeslag, de elektronische aangifte, de integratie van de werkgeversaangifte, verbeteringen bij de douane en het migreren van alle werkplekken van de Belastingdienst naar Windows XP.

De ICT’ers moesten hooggespannen verwachtingen managen, vertelt hij. ‘We konden gewoon niet garanderen dat bij zoveel en zulke grote projecten alles goed zou gaan.’ De huur- en zorgtoeslag bijvoorbeeld, daarbij kreeg de dienst nieuwe klanten zoals het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en het UWV.

‘We begonnen daaraan zonder de doelgroep te kennen.’ De politiek verwachtte een probleemloze aanpak. De ICT’ers van de Belastingdienst echter, informeerden de bestuurders van betrokken ministeries en de bewindslieden. Op verzoek van deze laatsten waren er ook gesprekken met de vaste Kamercommissie over de praktische problemen.

‘Het waren teveel projecten, de meeste zijn te laat opgestart en werden tussentijds ook nog geregeld aangepast. Probleemloos is dan niet waar te maken.’

Rondleiding
‘Ik heb de staatssecretaris op bezoek gehad. Ik heb de DG’s rondgeleid, ik heb kamerleden hier laten kijken en allen verteld hoe we aan de projecten bezig waren, wat de kansen Wat zijn en wat de risico’s.’ De belastingdienst zorgde voor extra personeel: de ontwikkelafdeling verdubbelde tot 1600 man, en maakte noodplannen.

‘Uiteraard wilden we de burger en het bedrijfsleven zo min mogelijk overlast bezorgen.’ De IT-directeur raadde DG’s en staatssecretaris aan uit te dragen dat er zaken fout konden gaan en dat er alternatieve plannen klaar lagen. Zijn afdeling kreeg inderdaad te maken met een aantal stevige problemen. De huurtoeslag bijvoorbeeld kwam niet overal op tijd, en de dienst moest met een .flink aantal voorlopige toeslagen komen.

‘De financiële kou was daarmee voor de meesten weer uit de lucht.’ Van Breukelen vindt de communicatie goed gelukt. De druk was groot, met als risico om tegenover elkaar te komen staan, vertelt hij. Het is niet gebeurd, en er is met alle partijen samen gezocht naar oplossingen. ‘Dat is een van de successen.’

Noodplan
Een aardig detail van deze projecten vindt Van Breukelen de inzet van een groep van ongeveer tachtig, doorgaans kritische Belastingdienst- ICT’ers. ‘Het zijn gewone ICT’ers, maar ze hebben een zekere naam opgebouwd in hun omgeving. Geen doemdenkers, maar als zij wat vinden, dan is het slim om er naar te luisteren.’

Deze groep werd gevraagd te bedenken wat er allemaal mis kon gaan bij de op stapel staande projecten. De uitkomsten werden netjes opgeschreven en gaven handvatten voor de volgende stap, het maken van noodscenario’s. ‘Deze collega’s waren uitermate nuttig.’

Van Breukelen houdt zich van de ontwikkelingen in de IT op de hoogte via gesprekken met collega’s uit Nederland en andere landen. Dat zijn veelal de directe buurlanden, maar hij bezoekt desnoods ook de andere kant van de wereld. Niet alleen de Verenigde Staten, maar ook landen als Australië en Nieuw-Zeeland lijken wat belasting aangaat meer op ons.

‘Stel je van die reizen overigens niet teveel voor. Hotelkamers zien er overal ter wereld hetzelfde uit, en van die landen heb ik alleen vanuit de lucht iets gezien.’ Een andere gelegenheid om kennis op te doen zijn conferenties van ICT-onderzoeksbureaus.

‘Daar kies ik er elk jaar een paar van uit, en daar organiseer ik zelf een speciek programma bij. Dan vraag ik een paar adviseurs, enkele leveranciers en wat collega’s bij elkaar.’ Hij geeft als voorbeeld de vraag of de Belastingdienst iets zou moeten doen aan de afhankelijkheid van Microsoft voor de invulling van werkplekken.

‘We zitten nogal vast aan het ritme van deze monopolist. Ik wil daarom weten hoe het gaat met bijvoorbeeld het alternatief voor de kantoorapplicaties Open Office. Het bleef wat stil, overigens. Het blijkt zich te beperken tot wat proeven. De risico’s van een toch wel kostbare overstap lijken mij voorlopig nog wat te groot.’

Vijfjaarplan
De IT-directeur verwacht dat de Belastingdienst in de toekomst niet alle sofware zelf hoeft te ontwikkelen.  Er komen gewoon fatsoenlijke pakketten op de markt en vanaf dat moment zou de dienst een aantal ontwikkeltaken kunnen gaan uitbesteden.

‘Mogelijk worden wij hier dan een integrator. Je zal zien dat er pakketten komen die ook in Nederland voor de Belastingdienst bruikbaar zijn.’ Aan standaardisatie is niet te ontkomen, het aantal toepassingen en middelen wordt daarvoor te groot.

Het hele proces rondom de aangifte gaat straks op een standaardmanier via internet. Van Breukelen denkt niet alleen aan SAP en Oracle als leveranciers voor dit soort standaardbelastingpakketten. Hun software is daarvoor te breed inzetbaar en te algemeen. ‘Die twee zeggen dan dat wat wij willen, er al in zit.’ Hij denkt dat nieuwe niche-spelers, zoals SPL, de markt voor belastingdiensten kunnen ontsluiten.

‘Zij hebben daar de ambitie voor.’ Voor de meeste burgers en het bedrijfsleven worden de belastingen steeds makkelijker, voorspelt de ITdirecteur. Het proces zal de komende jaren omdraaien. Nu nog worden de aangiften gecontroleerd met elders verzamelde gegevens, straks vormen die gegevens de bron voor de aanslag.

Het duurt nog wel een paar jaar, maar die transitie komt er voor de particuliere belastingbetaler zeker, weet hij. ‘Daar is een vijfjaarplan voor nodig. En dat is typisch iets voor een CIO.’

Richard van Breukelen, voorzitter centrum voor ICT Belastingdienst
naam: Richard van Breukelen
leeftijd: 52
bedrijf: Belastingdienst/Centrum voor ICT
omzet: 580 miljoen
medewerkers: 4250 (inclusief 900 externen)
ICT-medewerkers: 3400
Opleiding: Economie, Erasmus Universiteit Rotterdam
Carrière: Belastinginspecteur, Ministerie van Financiën, Belastingdienst
Burgerlijke staat: gehuwd
Auto: Peugeot
Muziek: jaren ’60, klassiek
Literatuur: historische romans, fictie (Tolkien)
Hobby’s: hardlopen, lezen, kamperen
Inspirator: Piet de Kam (voormalig directeur Automatiseringscentrum BD)