6 tips: rapporteren in Power BI desktop

Ik geef toe, ik ben een verstokte Excel gebruiker. En Excel heeft mij altijd de mogelijkheid geboden om alles wat ik wil te rapporteren. Vanwaar dan de overstap naar Power BI desktop? Wel, net als Excel komt Power BI (desktop) uit de koker van Microsoft, dus ver van huis ga ik niet. Rapporteren in Power BI biedt andere mogelijkheden dan rapporteren in Excel. Je gebruikt Power BI desktop niet ter vervanging van Excel, maar ernaast. In deze blog neem ik je mee naar de wondere wereld van rapporteren in Power BI en geef ik je 6 tips mee voor het bouwen van rapportages in Power BI desktop. 

Rapporteren in Power BI desktop vereist een data model. Bedenk wel dat Power BI geen Excel omgeving kent. Het bouwen doe je vanuit databases en/of Excel bereiken, door middel van Power Query en Power Pivot. Voor dit artikel is er al een data model gereed; er worden verkoopcijfers van een fietsenwinkel berekend. De opbouw van het model behandel ik verder niet. Rechts zie je de, voor de bouwer van de rapportage, beschikbare velden. 

Je maakt een rapportage in het visualisatie scherm. Hieronder zie je de standaard beschikbare visualisaties. Laten we beginnen met de slicer voor de keuze van het jaar. Je klikt op het icoon van de slicer. Daarna klik je op het selectievakje voor de kolom jaar in de dimensie tabel Jaar. De slicer zie je in hieronder (plaatje 4). Deze indeling is prima als je met een muis werkt, maar minder handig als je op een tablet vingers gebruikt. Daarvoor zijn knoppen handiger. Daarvoor maak je de verfroller actief en klik je de sectie General open en kies je voor de Orientation Horizontal. Je hebt de gewenste vorm voor de slicer! 

Je gaat een Card grafiek plaatsen. Een Card is een populaire vorm van visualisatie. Zorg dat geen andere visualisatie is geselecteerd, anders wordt die aangepast. Je klikt op de Card knop, die je hieronder ziet. Nu klik je op de meting MargeInEur. Ook hier kun je door middel van de verfroller de instelling veranderen. Zo kies ik onder de sectie Data label voor Display units None, waardoor het gehele getal wordt getoond. Merk op dat als je een ander jaar kiest de Card gelijk wordt gefilterd en de waarde van het gekozen jaar toont.

Vervolgens kies je voor een Treemap (hieronder). Je selecteert de metingen VerkoopInEur, KostenInEur en MargeInEur. Daarna selecteer je uit tabel dKlanten de kolom Tussenhandel. Zoals je hieronder ziet kan je een van de vlakken in de Treemap aanklikken en daarmee wordt het gehele rapportage gelijk gefilterd.

De kern van iedere rapportage in Power BI (desktop) is de mogelijkheid om ieder element van de rapportage te gebruiken als filter object, waardoor de rapportage een hoge mate van interactiviteit bezit. Dat geeft een hoge mate van informatiedichtheid op een klein canvas.

Tip1. Je biedt de gebruiker alleen dimensie en metingen tabellen aan. Alle andere tabellen in het model verberg je voor de gebruiker. In dit voorbeeld zie je dat dimensie tabellen met een “d” beginnen en de meting tabel met een “m”. Je doet dat omdat gebruikers nooit mogen filteren over feitentabellen. Heeft de rapportage bouwer wel de beschikking over de feitentabellen, dan kan je niet garanderen dat de rapportage correct wordt gefilterd. 

Tip 2. Voor metingen mag en kan je iedere tabel gebruiken. Normaal wordt hier de feitentabel voor gebruikt. Maar doe je dat, dan staan al de berekeningen door elkaar en dat maakt het model steeds minder goed beheersbaar. Daarnaast biedt je de gebruiker de feiten tabel en dat is, gelet op de vorige tip, niet de bedoeling. De meting tabel is een lege tabel, die je aanmaakt door de knop Enter data  te gebruiken. Alle, maar dan ook alle, metingen staan, netjes gestructureerd, in deze lege tabel.

Tip 3. Goed gebruik is dat je het logo en de slicers boven in het canvas plaatst. Je hoeft dat niet te doen, langs de zijkant is ook mogelijk. Je zorgt er wel voor dat je steeds dezelfde positie gebruikt. Hierdoor krijgt de gebruiker een consistent beeld van de rapportages aangeboden.

Tip 4. Ieder onderdeel van een grafiek is ook een slicer element. Klik je erop, dan wordt de grafiek aangepast aan de selectie. De-selectie doe je door op hetzelfde element te klikken. Gebruik je een touchscreen, dan functioneert tikken op het element als trigger voor de filter.

Tip 5. Zorg ervoor dat de metingen die je in de rapportage gebruikt allemaal een relatie hebben met de dimensietabellen. Daardoor wordt, bij een filter keuze, altijd de gehele rapportage aangepast. Niets is zo verwarrend als er verschillend gefilterde resultaten in een rapportage staan.

Tip 6. Gebruik je de rapportage via internet, dan kan een telefoon ook een apparaat zijn, waar jouw rapportage op wordt getoond. Dan wil jij vast de layout aanpassen naar een telefoon. Je moet dan wel de “normale” visualisaties hebben gemaakt, want alleen elementen zie je in deze stand. Je kunt de stand van het scherm wijzigen door de knop Phone Layout in het tabblad View van het lint. Hieronder zie je de rapportage, maar dan zoals je die op je mobieltje ziet.

Henk Vlootman geeft sinds 1994 Excel en Power BI trainingen aan managers over de gehele wereld. Vanaf 2013 ontving Henk jaarlijks de Microsoft MVP (Most Valuable Professional) award. In 2016 werd de MVP award voor de gebieden Excel en Data platform toegekend. Die laatste erkenning kreeg hij vanwege zijn werk met de Power BI gereedschappen. Henk is de auteur van “Excelmodellen voor financiële economische informatie” en “ExcelLeren, de Vlootman methode in de praktijk” en medeauteur van het “Praktijkboek Powerpivot in Excel” en “Handboek Power pivot”. Tijdens Excel en Power BI congressen en conferenties is hij een gewaardeerd spreker. Henk is voorzitter van de stichting Power BI gebruikersgroep Nederland.