Het alles in een oogopslag dashboard: MINDF*CK of Mastermind?

Bekijk hier de foto’s van de FM Club bijeenkomst. 

Lees ook: Effectief rapporteren: Dashboards en managementrapportages die wél worden gebruikt

Op donderdag 19 april kwam FM Club – het netwerk voor financieel managers – weer bij elkaar, ditmaal op het hoofdkantoor van AFAS in Leusden. 

Bijna alle financials gebruiken rapportages en dashboards, zegt de eerste spreker Charles van der Ploeg (partner Decido en docent Effectieve Rapportages). Uit een onderzoek van Decido blijkt echter dat maar een klein deel van de beschikbare rapportages gebruikt wordt in organisaties. Hier zijn drie redenen voor:
1) Inhoudelijke relevantie ontbreekt
2) Visuele valkuilen
3) Gedragsvalkuilen

Inhoudelijke relevantie ontbreekt
“Het probleem is dat veel rapportages lijstjes met KPI’s bevatten waar de ontvangers geen invloed op hebben”, legt Van der Ploeg uit. “Ik sprak laatst een financial die zei het aantal KPI’s flink te hebben teruggeschroeft; het waren er nog maar 80! Teveel KPI’s is een grote valkuil. Ook sluiten rapportages vaak niet aan bij de hartslag van de organisatie of afdeling. Een callcenter die dagelijks een standup meeting houden aan het begin van de dag zitten niet te wachten op een rapport met de prestaties van de afgelopen drie maanden.”

Kortom, inhoudelijk moet de slag gemaakt worden van aanbodgedreven naar vraaggedreven rapportages.

Visuele valkuilen
Kijken doen we niet met onze ogen, maar met ons brein. En het brein maakt keuzes uit de grote hoeveelheden informatie die op ons afkomt. Een bijeffect hiervan is change blindness (zie dit filmpje, een echte mindf#ck). 

Als leveranciers van informatie willen we natuurlijk dat het brein wel de juiste informatie oppakt (informatie die leidt tot het juiste gedrag en optimale beslissingen). Hoe krijgen we dit voor elkaar? Van der Ploeg: “Een nuttige techniek hiervoor is ‘remove to improve’. Alles wat je kan weglaten zonder verlies van stuurinformatie, moet je meteen doen. Denk aan logo’s, achtergrondkleuren, cijfers achter de komma, %-teken, onnodige categorieën, et cetera. Ook is het belangrijk het brein te helpen door je te beperken tot slechts een of twee kleuren maximaal.”

Gedragsvalkuilen
Rapporteren doe je uiteindelijk omdat je gedrag wilt beïnvloeden. “Maar als je een manager een rapport stuurt zonder verdere toelichting gaat dat niet lukken”, zegt Van der Ploeg. “Het zou daarom goed zijn als iedere manager wordt begeleid door een controller in het interpreteren van de rapportages, met het leggen van de juiste causale verbanden en met het analyseren van patronen. Daarna kunnen de juiste ‘controls’ gezocht worden om bij te sturen. Houd daarbij rekening met de persoonlijkheidskenmerken van de manager. Bij een ‘rode’, actiegerichte manager, moet de uitleg kort- en krachtig zijn en vooral hapklare brokken bevatten.”

De basis van succesvol rapporteren bij AFAS
De tweede spreker is controller Marco Pijnappel van gastheer AFAS. Succes in control voor hem betekent zo weinig mogelijk bezig zijn met terugkijken, maar vooral bezig zijn met beïnvloeding. De randvoorwaarde daarvoor is echte procesautomatisering (geen pleisters plakken) en zorgen dat alle data beschikbaar is. 

Pijnappel: “In ons live dashboard – maandrapportages doen we niet meer – is het vooral belangrijk dat onze managers en consultants in één oogopslag zien: hebben we de targets deze maand gehaald? En zo niet, wat kunnen we doen om bij te sturen? Ook belangrijk: hoeveel nieuwe klanten hebben we erbij? Hoeveel klachten zijn er ontvangen? Hoe staat het storingen en de snelheid van de website? Dit zijn allemaal dingen waar we op kunnen sturen. En we zitten zo dicht mogelijk op het heden. Veel rapportages maken vergelijkingen met voorgaande jaren, maar daar kan je weinig van leren. Misschien ging het toen wel hondsberoerd.”

In het live dashboard van AFAS – dat de softwarebouwer zelf gebruikt, maar ook aan klanten levert als onderdeel van hun software – ligt de focus vooral op de financiële resultaten. Logisch, want dit is waar de meeste ondernemingen op sturen. In de functie ‘dichtramingen’ is te zien hoe de omzet en kosten ervoor staan tot op het heden (boven of onder target). “Maar stel dat in april vijf van onze consultants hebben opgezegd, kan kunnen we direct de targets voor mei en juni naar beneden bijstellen”, aldus Pijnappel.  

“Een erg populaire functie in het AFAS-dashboard is het top 5 lijstje met beste verkopers van de maand. Het hele bedrijf kan die zien, dus de schoonmaker sprak laatst een verkoper aan; ‘jij loopt 10.000 euro achter op target’. We publiceren ook een lijstje met Top 3 verkopers die vergeten zijn de kwaliteit van hun afspraken te registreren. Daarmee stimuleren we hen dit wel te doen, want die data kunnen we gebruiken om effectiever hun tijd te helpen managen.”

Om effectief te sturen en dicht op de bal te zitten, heeft Pijnappel ingeregeld dat managers, verkopers en consultants meldingen/signalen ontvangen als ze iets moeten doen. “Wanneer een project manager 80 procent van de middelen heeft ingezet krijgt hij een email. Als hij 100 procent heeft ingezet krijgen hij en zijn leidinggevende een e-mail. En als er 120 procent is ingezet wordt de uitdiensttreding automatisch uitgevoerd. Oké, die laatste niet. Het punt is: automatiseren, automatiseren, automatiseren.”

Na deze nuttige brein-input, is het tijd voor wat lichamelijke input. Biertjes en snacks worden genuttigd op het buitenterras, waar het met nog ruim 20 graden goed toeven is. 

De volgende editie van FM Club staat in het teken van blockchain. Deze bijeenkomst vindt plaats op 20 juni.
Schrijf u nu alvast in en verzeker u van een plaats.