Projectcontrol. De projectcontroller: One size fits all?

Door Theo van Houten
 

Recent las ik een blog van Dennis Pruim die zich afvroeg wat een projectcontroller allemaal doet. Pruim schreef zijn column nadat een sollicitatiegesprek dat hij voerde bij een waterschap tot een afwijzing had geleid. Dat verbaasde hem, want ondanks zijn goede voorbereiding op het gesprek, zijn vijftienjarige werkervaring en het feit dat hij recent is afgestudeerd als register project controller, bleek de invulling die hij aan de baan wilde geven niet overeen te komen met die  zijn potentiële werkgever voor ogen heeft. 

 

De afwijzing stimuleerde Pruim een zoektocht te houden in de literatuur. Wat wordt daar gezegd over de rol en de taken van de projectcontroller? Een van de artikelen die hij las is van Hazelaar en Schapendonk en heeft als titel: 'De rol van de projectcontroller in grote projecten'. De schrijvers  concluderen aan het einde van het artikel: “dat een projectcontroller, om effectief te kunnen functioneren, meerdere rollen zou kunnen vervullen. Welke rol de projectcontroller moet vervullen in welke situatie is afhankelijk van een aantal factoren.”

 

Pruim vindt die conclusie teleurstellend. “Wordt hier nu gesuggereerd dat er verschillende typen projectcontrollers zijn? Of dat ze het ook gewoon niet weten en het dus maar een alleskunner moet zijn”, vraagt hij zich af. In deze column wil ik aantonen dat de invulling van de werkzaamheden van een projectcontroller inderdaad afhankelijk is van een aantal factoren.

 

Er wordt door wetenschappers veel onderzoek gedaan naar projectmanagement. Logisch, want de slaagkans van projecten is veel lager dan bij producten die via reguliere processen worden voortgebracht. Er lijken dan ook goede kansen om tot een substantiële verbetering van het aantal succesvol afgesloten projecten te komen, wat maatschappelijk bezien tot een grote winst zou kunnen leiden. Wat het vinden van verbetermogelijkheden zo lastig maakt, is de grote verscheidenheid aan projecten. 

 

 (2009) hebben onderzocht welke factoren bij de inrichting van een project van invloed zijn. Deze zijn:

 

Novelty: Hoe nieuw (voor de organisatie die het project uitvoert!) zijn de cruciale aspecten van het project? Zo is een reguliere echtscheidingszaak voor een gemiddeld advocatenkantoor core business. De integratie van verschillende bedrijfsonderdelen na een fusie is voor de meeste organisaties daarentegen volstrekt nieuw.  

 

Technology: Is de noodzakelijk te gebruiken technologie low-tech of juist superhigh-tech? Het opnieuw bestraten van een woonerf is een voorbeeld van low-tech terwijl het bouwen van een metrolijn in Amsterdam daarentegen superhightech is: er moesten zelfs nog technieken ontwikkeld worden tijdens de looptijd van het project om onder het station Amsterdam CS te kunnen boren wegens de bestaande paalfundering.

_________________________________________________________________________________________

De Opleiding Project Control is een praktijkgerichte opleiding van 9 avonden welke zeer geschikt is voor iedereen die in zijn of haar werk te maken krijgt met het sturen en beheersen van projecten. Lees meer.   

_________________________________________________________________________________________

 

Complexity: De complexiteit van projecten kan enorm verschillen, ook binnen dezelfde organisatie. Het implementeren van een nieuw boekhoudpakket bij een klein architectenbureau is bijvoorbeeld veel minder complex dan de implementatie van een nieuw erp-pakket bij een bedrijf als Arcadis (beursgenoteerd, internationaal opererend advieskantoor op het gebied van infra, milieu, gebouwen en communicatie).

 

Pace: Hier staat de vraag centraal hoe snel moet het projectresultaat worden opgeleverd. Dat kan van 'normaal' tot 'blitz'. Zo is de doorlooptijd om tot de ontwikkeling van nieuwe medicijnen te komen normaliter langer dan 10 jaar. Natuurlijk wil de producent (en de patiënt) zo snel mogelijk een goed werkend medicijn op de markt, maar een extreme haast wordt niet gevoeld. Dat is heel anders bij het bestrijden van een grote brand. Dergelijke projecten zijn uiterst urgent.

 

De bovenstaande aspecten bepalen hoe een projectorganisatie wordt ingericht, op welke wijze men te werk gaat, welke kennis en vaardigheden de betrokkenen nodig hebben en bijvoorbeeld welke informatie er nodig is om te sturen en bij te sturen, zodat van het project een succes gemaakt kan worden. Dat heeft ook grote gevolgen voor het type projectcontroller dat ingezet wordt en de kennis en vaardigheden waarover zij of hij moet beschikken. 

 

De (project)controller van een stratenmakersbedrijf zal de taken kunnen beperken tot planningsactiviteiten, het voeren van de administratie, enige verschillenanalyses en een beperkt aantal activiteiten op het gebied van informatieverstrekking en verantwoording. 

 

Van de projectcontroller van de Noord-Zuidlijn (metro) in Amsterdam daarentegen wordt heel wat anders verwacht. Een dergelijk project is erg complex en de doorlooptijd is lang. De eerste plannen voor de lijn werden al in 1968 gemaakt, maar pas in 2003 werd met de bouw begonnen. Door technische problemen en druk vanuit de bevolking werden de plannen meermaals bijgesteld en de bouw zelfs enige tijd stilgelegd, omdat monumentale panden verzakten door de werkzaamheden. Dat had grote gevolgen voor de opleverdatum: in plaats van in 2011 wordt het 9,7 kilometer lange tracé nu hopelijk in 2017 opgeleverd. 

 

De oorspronkelijke begroting bedroeg 300 miljoen euro, maar is inmiddels opgelopen tot 900 miljoen euro. Deze extra kosten komen voor rekening van de stad Amsterdam die dat nadrukkelijk merkt. Ook kwalitatief zijn er grote problemen (geweest): naast de genoemde verzakkingen zijn er scheuren en gaten geconstateerd die zijn ontstaan door het gebruik van matig beton en verkeerde bewapening. En verder is er naast de langdurige overlast ook een dode te betreuren geweest. In 2007 reed een automobilist van een damwand die volgens de arbeidsinspectie niet goed bevestigd was. 

 

Kortom, de productiekwaliteit laat zeker te wensen over. Ook bij de productkwaliteit worden er problemen verwacht. In eerste instantie zou de Noord-Zuidlijn worden aangesloten op de Amstelveenlijn, iets dat nog steeds als wenselijk wordt beschouwd, maar de vraag is of dat gaat gebeuren (informatie ontleend aan wikipedia).

 

Het is duidelijk dat van de projectcontroller bij de Noord-Zuidlijn een zeer actieve rol wordt verwacht, waarbij het takenpakket uitgebreid is. Zo zal er continu gepland moeten worden, waarbij zowel de begroting als de opleverdatum worden herzien. Een techniek als de earned valuemethode is dan noodzakelijk. 

 

Ook kan de projectcontroller waarschijnlijk helpen bij het stellen van prioriteiten in de werkzaamheden. De critical path-methode is hierbij erg belangrijk. En bij een dergelijk project kijk je natuurlijk niet alleen naar financiële zaken: stakeholdermanagement, kwaliteitsbewaking en bijvoorbeeld het voorkomen van fraude zijn onontbeerlijk. Het opstellen van een goede project-balanced scorecard en het ontwikkelen van een adequate AO/IC zijn dan van het grootste belang. 

 

En de projectcontroller moet niet alleen in staat zijn deze instrumenten toe te passen, er moet ook helder uitgelegd worden hoe de gebruikers van die informatie deze moeten interpreteren. Vanzelfsprekend is er niet één controller die bij zo’n groot project al die taken in z’n eentje kan vervullen. Waarschijnlijk zijn de taken opgedeeld, zodat er een aantal 'split projectcontrollers' of assistent-projectcontrollers zijn. Hopelijk is er echter ook een zogenaamde strong controller die het geheel overziet en als intern financieel adviseur kan optreden richting projectmanagement. 

 

Zo zijn er meer rollen denkbaar. Soms kan het management van de staande organisatie bijvoorbeeld de projectcontroller vragen om aan haar te rapporteren. Zeker als het project een grote impact heeft op de staande organisatie is een dergelijke rol die als corporate policeman bekend staat, logisch. 

 

In de praktijk vinden we een enorm breed scala aan projecten. Van weinig complexe, technologisch eenvoudige en routinematige die nauwelijks een tijddruk kennen tot projecten die hier diametraal tegenover staan. Voor de rol die je moet spelen, de instrumenten die ingezet moeten worden en de meerwaarde die je als projectcontroller kunt leveren, is dit van het grootste belang. 

 

Mijn advies aan sollicitanten naar een functie als projectcontroller luidt dan ook: kijk niet vooraf in de literatuur welke taken en verantwoordelijkheden een projectcontroller allemaal kan hebben, dat is zinloos. Het is veel beter om je vooraf goed te informeren om wat voor type projecten het gaat bij de organisatie waar je solliciteert. Bedenk dan hoe je een dergelijke functie moet invullen en welke meerwaarde je daarbij levert. Als je dat  helder onder woorden weet te brengen, dan denk ik dat je een goede kans maakt op de baan.