Projectbeheersing is…

Zo begon ik met mijn ‘standaard’ verhaal dat de projectcontroller gezien kon worden als de CFO van een project naast de projectleider, de CEO van het project. De projectleider is verantwoordelijk voor de projectorganisatie en voor het behalen van het projectresultaat. Dit uiteraard binnen de gestelde kaders van de opdrachtgever. De projectcontroller is net als de CFO niet alleen verantwoordelijk voor de cijfers, maar ook voor de beheersbaarheid van het project. Dit op het gebied van alle beheersaspecten (tijd, geld, kwaliteit, organisatie, scope, risico’s, omgeving enz).

 

Door deze uitleg werd het hem niet meteen duidelijker. Hij begreep de rol goed en snapte de voordelen die een project bij een goede projectcontroller zou kunnen hebben.

 

“Maar…”, zo vroeg hij.. “Wat doet hij dan concreet? Wat levert hij?”.

 

Een beetje uit het veld geslagen antwoordde ik hem met andere adjectieven en mooie, zo dacht ik, voorbeelden. Het vervelende was dat ik tijdens het uitleggen besefte dat het redelijk conceptueel bleef en ook dat ik eigenlijk geen concreet antwoord kon geven op zijn vraag. Frustrerend.

 

Ik begrijp zijn vraag ook wel. Als je moet uitleggen wat bijvoorbeeld een projectmanager doet, levert, is dit een stuk eenvoudiger. Een projectmanager heeft als taak een product te leveren. Het projectresultaat. Hij krijgt daarvoor een organisatie, geld en tijd. Een projectbeheerser krijgt niets, en levert niets….. niet iets concreets in ieder geval.

 

 

Ondanks dat ik voor een eerdere blog artikelen had gelezen, mee had gedaan aan een onderzoek voor dhr. G. Fröhlichs voor de persoonlijkheidsstructuur en competenties van de projectmanager en de projectcontroller – waarvan de resultaten zijn beschreven in een artikel van het vakblad Projectie van de IPMA (eind juni 2015) – en ik heb samen met andere projectcontrollers meegedaan aan een kennissessie van Eric en Marjan Kemperman, waar antwoord werd gezocht op de vraag wat de plek van de projectcontroller binnen een organisatie is, kon ik geen goed en concreet antwoord verzinnen op de vraag van mijn tafelpartner. Tot mijn spijt.

 

Deze vraag heeft mij weken lang bezig gehouden. Ook heb ik bij verschillende collega’s gevraagd of zij een antwoord hadden. De antwoorden die ik kreeg waren eigenlijk wat teleurstellend. Enkele voorbeelden:

 

 

 

 

Helaas hielp mij dit niet echt op het vinden van een passend antwoord op vraag wat projectbeheersing nu precies levert.

 

De term ‘projectcontroller’ beperkte mij wat in mijn zoektocht en daarom heb ik de functie voor deze beschrijving omgedoopt in ‘projectbeheerser’. Uiteindelijk ben ik na een paar weken gekomen tot deze ‘concrete’ levering van integrale projectbeheersing.

 

 

 

Projectbeheersing draagt het project zoals het geraamte het lichaam draagt. Hiermee is de projectorganisatie en de staande organisatie te allen tijde “in control”. 

 

Ik hoop dat als ik hem dit bij een volgend diner vertel hij ziet wat projectbeheersing levert.