Project Control: financiële grip door tijdig bijsturen

Door Marjolein Stam en Han Wurtz (AccountView)

Was software voor project control in het verleden alleen bereikbaar voor grote organisaties, nu biedt ook software voor het MKB daar een oplossing voor. Sturen op individuele projecten, maar ook beschikken over dwarsdoorsneden over projecten heen om bijvoorbeeld per opdrachtgever, projectleider of type project de resultaten te beoordelen.

De projectcontroller beschikt op ieder moment over deze informatie en is de spin in het web van de organisatie. Hij/zij informeert de projectleiders hoe ze hun projecten beter kunnen beheren en voorziet ze van informatie ter onderbouwing van managementbeslissingen. Met projectcontrol kunnen bedrijven financieel grip houden op de projecten en zo winstgevend mogelijk opereren.

Tot voor kort beheersten veel bedrijven projecten nog met programma’s als Word en Excel. Het gaat er nu meer geautomatiseerd aan toe. Ook voor kleinere bedrijven is het normaler geworden om direct inzicht te hebben in het budget versus de werkelijke kosten. De behoefte aan stuurinformatie neemt dan ook toe. Informatie waarmee bedrijven niet alleen sturing kunnen geven aan lopende projecten, maar ook goede beslissingen over toekomstige projecten kunnen maken.

Onderhanden werk
Striktere wetgeving rond onderhanden werk (Wet ‘Werken aan winst’) heeft project control nog een extra impuls gegeven. Deze wet houdt kort gezegd in dat de winst moet worden genomen als de werkzaamheden zijn gerealiseerd. Dus niet pas op het moment dat het project is afgerond of de verkoopfactuur is verstuurd. Het gevolg van deze wet is dat er meer inzicht moet zijn in de voortgang van een project en de tot dan toe gemaakte kosten en de verwachte opbrengsten.

De invoering van deze wet stuitte op veel weerstand bij vooral kleine ondernemers, omdat ze daardoor een behoorlijke lastenverzwaring kregen om een goede financiële projectadministratie te voeren. In 2009 is er een richtlijn vanuit de belastingdienst gekomen waarmee het voor kleinere ondernemers eenvoudiger wordt om te voldoen aan deze wet. Ze hoeven niet langer de winst per project te bepalen maar mogen een gemiddelde winst toerekenen. Het blijft uiteraard noodzakelijk goed inzicht te hebben in de gemaakte kosten tot dan toe (dus de onderhanden werk positie) om dit gemiddelde winstpercentage te kunnen vaststellen.

Projectmanagement
Project control begint met adequaat financieel registreren. Het registreren van de kosten, de verstuurde nota’s en de voorschotten. Vervolgens moet alles naar de juiste periode toegerekend worden. Dat gaat niet met Excel sheets, deze sluiten niet goed aan op de financiële administratie. De projectcontroller moet op zoek naar die aansluiting. Dat is de kern.

Een projectresultaat bestaat in wezen uit drie verschillende resultaten:

• Bezettingsresultaat: Personeelskosten ten opzichte van het werk dat gedaan wordt.

• Efficiencyresultaat: Hoe het project financieel verloopt ten opzichte van de begroting.

• Prijsresultaat: Verschil tussen de gebudgetteerde inkoopkosten en de werkelijke inkoopkosten.

Rol Projectcontroller
Bij een typisch projectteam zijn drie rollen te onderscheiden: de projectleider, de declarant/factuurverantwoordelijke en de controller. In een MKB-bedrijf verspreidt de rol van de project- controller zich over deze drie rollen waarbij de controller de centrale figuur is. De controller keek voorheen in de basis naar de verantwoording. Hij/zij wilde graag de juiste balans en verlies- en winstrekening opstellen om tot de juiste jaarrekening te komen. Wat heeft het bedrijf in het verleden gepresteerd?

Voor de controller wordt het tegenwoordig steeds belangrijker en door automatisering ook steeds beter mogelijk om directe sturing aan de projecten vanuit de financiële administratie te geven. Zo wordt het sturen op financiële informatie een continu proces in plaats van een periodiek inzicht in het verleden. Op basis van de beschikbare informatie kan de controller bijvoorbeeld bepaalde risico’s eenvoudig inschatten. Is het bedrag van de te factureren positie ook wat er daadwerkelijk te factureren is of moet er een voorziening worden getroffen? Welke trends zijn er bijvoorbeeld bij projecten, projectleiders en opdrachtgevers te zien en hoe kan de directie daar zijn voordeel mee doen? De controller wordt dus de spin in het web van de organisatie en de voortrekker in zijn of haar rol als projectcontroller.

####
In de verschillende fasen van een project speelt de controller dus een belangrijke rol. Een voorbeeld daarvan is: ‘Stel, je hebt 50 procent van het project gerealiseerd en 70 procent van de kosten gemaakt. Gaat dat wel goed komen?’ Dat zijn belangrijke tussentijdse vragen. Actueel inzicht in de baten en lasten is hierin cruciaal, ook om de winstgevendheid van een project te beoordelen. Een project kan er prachtig uitzien, maar uiteindelijk verliesgevend blijken te zijn. Als je dat pas een jaar later ziet, is het te laat om bij te sturen.’ 

Automatisering
De Roever Milieuadvisering is een middelgroot adviesbureau op het gebied van milieuzaken. Het bedrijf voorziet klanten van technisch en juridisch advies op de verschillende vakgebieden van milieu en bouwen Directeur Caspar den Hertog: ‘We hebben zo’n 25 adviseurs in dienst die verschillende projecten draaien. Voor een groot deel zijn dat relatief kleine projecten, dus we hebben jaarlijks een aardige lijst te bewaken.”

‘We hebben over de jaren heen diverse stappen gezet op automatiseringsgebied’, vervolgt Den Hertog. ‘Nog geen tien jaar geleden werkten we grotendeels handmatig. Per dossier werden de gewerkte uren in Excel-sheets geregistreerd. Vervolgens moest alle gebruikte tijd opgeteld worden. Dat was niet helemaal sluitend en bovendien erg lastig te bewaken.’

Budgetbewaking is ingevoerd bij De Roever waardoor er veel meer inzicht in lopende projecten is gekomen. Als er meerdere mensen aan een opdracht werken kan nu op enig moment worden ingezien hoe het er voorstaat. Caspar den Hertog: ‘De geregistreerde uren kunnen nu ook automatisch gefactureerd geworden vanuit hetzelfde systeem, uiteraard wel met een goedkeuringsstap daartussen. Dit heeft het directe inzicht en de interne controle aanzienlijk verbeterd. Ook werkt het stukken efficiënter op deze manier.’

Wat Den Hertog nog zou willen optimaliseren is dat er zo min mogelijk geboekt kan worden op projecten waar geen opdracht voor is. ‘Als er 10 uur openstaat voor een opdracht, is er niks wat medewerkers tegenhoud om 20 uur te boeken. Dat zijn dan uren die niet gefactureerd kunnen worden. We moeten nog een alarmsysteem ontwikkelen waardoor dit niet langer mogelijk is.’

Heeft De Roever door project control in te voeren in zijn organisatie meer inzicht gekregen in zaken als winstgevendheid per project? En heeft het bedrijf als gevolg daarvan aanpassingen gedaan in het type projecten dat zij doen of de prijs van de geleverde diensten? ‘Jazeker, meer inzicht krijg je sowieso door project control te implementeren. Op elk moment hebben we inzicht in het onderhanden werk. Hoeveel is geïnvesteerd in welk project? We kunnen ook koppelingen leggen met de kostprijs per medewerker. Zonder omrekeningen kunnen we nu inzien wat een project heeft opgeleverd of gekost. Dat inzicht helpt zeker mee bij de uiteindelijke evaluatie van de resultaten.’

Tip van de redactie: 5 signalen dat de controller niet meer ‘in control’ is