Profit is just an opinion, cash is a fact

‘Wat de VVCM is? Een professionele club die draait op de inzet van hobbyisten met een professionele inslag en ambitie.’ Voorzitter Mannes Westhuis legt uit waar zijn jonge vereniging voor staat. De vereniging kent ruim achthonderd leden, maar is van plan de komende jaren door te stoten. En dat kan, want credit management als vakgebied staat nog maar in de kinderschoenen vergeleken bij Angelsaksische landen. ‘Wij willen een platform zijn voor iedereen die met credit management te maken heeft. Debiteurenbeheerders, creditcontrollers, maar bijvoorbeeld ook toeleveranciers van credit managers. Kortom: iedereen die in het vak zit of erbij betrokken is.

Een CFO zou ook prima lid kunnen zijn!’ Is het vak credit management in Nederland nog in opbouw, in Groot-Brittannië en de Verenigde Staten zijn ze er al volop mee bezig. Daar bestaan de brancheverenigingen respectievelijk al 65 en 107 jaar. Terwijl de VVCM in 2005 nog slechts 15 jaar moet worden. Nederland leidt aan schromelijke onderschatting van het vakgebied credit management, constateert Westhuis. ‘De aandacht voor het vakgebied wordt wel beter nu het minder met de economie gaat, maar toch… Vaak genoeg nog is het beheer van het belangrijkste deel van de balans, de debiteuren, ondergesneeuwd.’

Zonde, want goed credit management levert geld op. Taken voor credit management? Zorgen voor een zo hoog mogelijke omloopsnelheid van het debiteurenkapitaal en het beperken van het risico op het uitstaande saldo binnen een onderneming. Om op dat laatste in te gaan: omzet is pas omzet als het is betaald. Iedere credit manager heeft al genoeg moeite om zijn organisatie daarvan ten volle te overtuigen. Sales kan zich blindstaren op leads die zij zo graag binnen wil halen dat aan het uiteindelijke doel, rendement halen, voorbij wordt gegaan.

Het belang
Het is de rol van de credit manager om zijn Chief Financial Officer te wijzen op het belang van goed credit management. Die CFO moet zich op zijn beurt sterk maken binnen het managementteam. Want de credit manager loopt tegen genoeg verbetermogelijkheden aan waar bijvoorbeeld sales, logistiek, de financiële administratie of zelfs de beleidsmakers iets mee kunnen. Het is een ideaalplaatje, geschetst door Westhuis.

Natuurlijk, ook hij weet dat het niet altijd zo werkt. ‘Veelal zit er een gat tussen het operationele credit management en het financiële beleid. Laat staan dat de doelstellingen en boodschappen van sales en credit management over en weer worden begrepen. Veelal wordt geredeneerd dat een klant pas een debiteur is als hij niet betaalt. Nee, zeg ik dan. Hij is vanaf het begin een debiteur. Elke klant is een debiteur en elke debiteur is een klant. Bijvoorbeeld de afdeling sales kan krachtiger te werk gaan als bij de verkoop nadrukkelijk de betalingscondities worden betrokken. Als er binnen de onderneming oog is voor credit management is het rendement hoger.

Hier ligt een taak voor de CFO om zijn collega’s in het management daarvan te overtuigen. Dat is puur een kwestie van cultuur. Binnen de verschillende afdelingen is er een te gering besef van wat hun bijdrage kan zijn aan het credit management binnen een onderneming.’ Dan lijkt de boodschap van het belang van goed credit management tegen dovemansoren gericht. Terwijl het eigenlijk simpel en eenvoudig is en men het zelfs aan een kind van drie nog kan uitleggen.

Westhuis: ‘Als de debiteurenpositie oploopt, heb je zelf minder in de portemonnee. En heb je dus ook minder uit te geven. Wat moet ik met een hoog debiteurensaldo als ik mijn eigen crediteuren niet kan betalen?’

Screenen
De laatste trend binnen credit management is die van het samenvoegen van gegevens uit de markt, verstrekt door commerciële partijen, met eigen ervaringen. Deze worden vervolgens gebruikt om bedrijven of particulieren waarmee de onderneming zaken doet te screenen, maar ook om te bepalen wat het meest succesvolle klantprofiel is voor de onderneming. Dit profiel wordt weer gebruikt voor zogeheten creditmarketing. Welke marktgebieden kan men beter links laten liggen? Of: met welke bedrijven met een bepaald profiel kan men beter maar niet of juist wél in zee gaan?

Die ontwikkelingen vergen ook een ander soort creditmanager. Niet eentje die puur en alleen op de centen let, maar één die kan meedenken met sales, logistiek en al die andere disciplines over verbeterprocessen. Westhuis: ‘In tachtig procent van de gevallen betaalt een afnemer niet omdat er iets mis is gegaan met het product of de levering van het product. De credit manager loopt veelal tegen die klachten aan. Als sales is uitgepraat met de klant, moet de credit manager er nog mee kunnen praten.

Het vraagt een communicatief vaardig iemand die sterk in zijn schoenen staat. Zowel extern als intern moet hij zijn lijnen hebben. Richting de logistiek manager bijvoorbeeld, omdat hij constateert dat leveringen vaker niet op tijd worden gedaan. Credit management is eigenlijk ervoor zorgen dat de klant alle redenen worden ontnomen om niet te kunnen of willen betalen. Dat kan de credit manager niet alleen. Daar heeft hij de hele organisatie bij nodig.

Daar ligt een belangrijke taak voor de CFO. Hij is de aangewezen persoon om een rendementsgedreven mentaliteit binnen de onderneming te introduceren. Bijvoorbeeld door de commerciële directeur op een bepaald marktsegment te wijzen waar hij beter maar niet op kan opereren. Cultuur, goede mensen en een goede automatisering waardoor gegevens voorhanden zijn, zijn cruciaal voor
goed credit management.’

In Nederland wordt credit management vaak vanuit de financiële hoek opgepakt. In de Verenigde Staten ziet men het ook wel als financial services en komt het onder sales te vallen. Westhuis: ‘Dat geeft wel aan dat er verschillende invalshoeken aan dit vakgebied zitten. Je komt dan ook mensen van allerlei pluimage tegen in dit vak.

Bijvoorbeeld juristen die het meer vanuit risicobeperking benaderen… Bedrijfseconomen die vanuit de omloopsnelheid van kapitaal redeneren… Zeker de rol van customer care zal in de toekomst belangrijker worden. Maar ook normen en waarden, om maar eens een populair item bij de kop te pakken, spelen een grote rol in het credit management van morgen.

Sinds Enron loopt dat onderwerp als een rode draad door de bedrijfsvoering. Moraliteit wordt weer belangrijk. Ook op dit vakgebied. Zie bijvoorbeeld de ontwikkelingen rondom fraudeherkenning en -voorkoming. Welke invalshoek een bedrijf heeft in credit management, hangt sterk af van de invalshoek van de CFO. Wat is zijn achtergrond en hoe wil hij zich profileren?’

Cash is king
Credit management is met name in Nederland een jong vakgebied en dat laat ruimte voor talloze nieuwe ontwikkelingen en innovaties. ‘Zowel in het denken over het vak als op softwaregebied’, aldus de voorzitter. ‘Grote delen van de handmatige taken van credit management worden in handen van pakketten gelegd.

De standaardtaal XML voor het uitwisselen van berichten tussen bedrijven, helpt aan die ontwikkeling mee. In Groot-Brittannië en de Verenigde Staten werken ze al aan neurologische systemen die de beslismomenten in credit management in een beslisboom vangen. Het denkproces achter credit management wordt zo deels geautomatiseerd.’ Met al die automatisering kan ook de credit manager zelf beter worden afgerekend.

Hoe moet de CFO zijn credit manager beoordelen? Westhuis: ‘In het algemeen op de vraag of de credit manager de geformuleerde doelen binnen het ter beschikking gestelde budget realiseert. Een ander belangrijk meetpunt is onder meer de gemiddelde betaaltermijn. Ligt deze boven of sterk onder de gemiddelde vooraf door sales met de klant afgesproken betaaltermijn?

De gemiddelde betaaltermijn kan vervolgens ook nog vergeleken worden met branchegemiddelden. Doe je het beter of slechter dan de markt? Hoe is de opbouw van je debiteurenportefeuille wat betreft ouderdom? Weer een ander meetpunt ligt op het terrein van risicomanagement. Welk percentage van de portefeuille is afgedekt door zekerheid?

Wat is het percentage afschrijvingen op debiteuren? Hoeveel zaken met welke waarde liggen bij de incasso-intermediair? Wat is de omloopsnelheid van de incassoportefeuille? Et cetera… Secundair spelen zaken als het verbeteren van koopcontracten en de bijdrage aan het bewustwordingsproces een rol. In ieder geval is na de internethausse cash weer king.

In de hausse werd solvabiliteitbelangrijk gevonden, maar deze was vanwege de onstuimige groei van de liquiditeit vaak een probleem. Nu zijn we weer terug waar we zijn moeten. Een Amerikaan zei eens tegen mij: ‘profit is just an opinion. Cash is a fact.’