Prof. dr. ir. Hans Wortmann over het implementeren, onderhouden en upgraden van ERP-systemen: “Van project naar programma georiënteerde ICT”

De snelle en ingrijpende technologische ontwikkelingen van de laatste jaren hebben er toe geleid dat het ERP-landschap van bedrijven in een continue veranderstroom terecht is gekomen. Hans Wortmann, hoogleraar Informatie Management bij de Rijksuniversiteit Groningen (RUG), geeft binnenkort een college over het implementeren, onderhouden en upgraden van ERP. Hij schetst drie belangrijke ontwikkelingen.

“Allereerst”, begint Wortmann, “zijn ERP-systemen veel opener aan het worden. Oorspronkelijk zijn dergelijke systemen ontworpen om organisaties compleet aan te kleden met ICT. Dit werkte, omdat organisaties vooral intern gericht bezig waren, maar ondertussen is er een situatie ontstaan waarin iedere onderneming zeer interactief samenwerkt met zijn omgeving. ERP-systemen moeten ondernemingen in toenemende mate in staat stellen om gegevens uit te wisselen en te interacteren met de omgeving. Dat brengt uiteraard ook veiligheidsissues met zich mee.”

Een tweede ontwikkeling die Wortmann schetst is dat binnen enterprise informatie systemen een heleboel nieuwe technologieën en functionaliteiten op bedrijven afkomen: Internetportals, transactietoepassingen voor B2B en B2C, ICT integratietools, dataverwerkende applicaties, social media, et cetera. Wortmann: “Een ERP-systeem dekte voorheen alles netjes af voor een onderneming, maar nu moet deze onderneming voor bepaalde oplossingen weer andere technologieën in huis halen. Dat heeft consequenties. Ik noemde al beveiliging, maar daarnaast krijgen organisaties te maken met onder meer integratieproblematiek, user interface dilemma’s en user login uitdagingen.”

Een derde trend binnen ERP is de teneur dat enterprise systemen langzamerhand steeds meer in brokken worden opgedeeld. Dit staat ook wel bekend als service oriented architecture. “ERP wordt steeds meer gemodulariseerd”, aldus Wortman, “bijvoorbeeld op het gebied van finance. Vroeger had je binnen een ERP-systeem een financiële module. Die werd door een firma als CODA verkocht aan ondernemingen en vervolgens keurig netjes geïntegreerd in de ERP-pakketten. Langzamerhand zie je dat financiële modules, zoals bijvoorbeeld SAP Financials, weer meer op zichzelf staan. Het upgraden van pakketten wordt daarmee iets gemakkelijker, omdat het ook mogelijk wordt om losse onderdelen te upgraden.”

Permanente transitie
Is het kopen van een ERP-systeem nou heel anders dan 20 jaar geleden? Wortmann vindt van wel. “Vlak voor het jaar 2000 heerste er nog angst voor de millennium bug. Bedrijven implementeerden toen vaak een ERP-pakket om schoon schip te maken. Na een dergelijke implementatie hadden deze organisaties het gevoel ‘klaar’ te zijn op IS-gebied. Dat is nu drastisch aan het veranderen. Het Informatie Systeem bestaat niet langer uit projecten, maar beslaat een continue, graduele wijziging in het ICT- landschap van de onderneming.”

“Ondernemingen moeten zich realiseren dat ze eigenlijk in een soort permanente verbouwing zitten”, vervolgt Wortmann. “Dat realiseert men zich nog onvoldoende. Ook hebben bedrijven doorgaans nog niet de managementmethoden, cultuur of filosofie op orde om deze continue verandering te managen en op te nemen in het ICT-budget.”

Volgens de hoogleraar hebben managers wel vaak nagedacht over de IT Goverance, dat wil zeggen hoe men omgaat met ICT projecten. “Manager hebben minder nagedacht over hoe zij omgaan met de permanente transitie waarin zij zitten, waarbij delen van hun ICT-landschap af en toe op de schop worden genomen en opnieuw worden ingericht. Hier hebben zij ook nog niet de procedures voor in huis: Het ‘overkomt’ ze momenteel nog te veel.”

Opdrachtgeverschap
Nu bedrijven steeds meer moeten nadenken over hoe zij de continue vernieuwing van hun ICT-landschap gaan inrichten, worden zij ook geconfronteerd met nieuwe vragen over ‘opdrachtgeverschap’. Wat doet de ICT delivery company en wat is de verantwoordelijkheid van de afnemende bedrijven? “De professionaliteit van het opdrachtgeverschap was al altijd iets waar je vraagtekens bij kon zetten”, stelt Wortmann, “maar zeker ten aanzien van zulke continue transities is dat een issue. De relatie tussen het business management en de IT delivery company moet verschuiven van project georiënteerd opdrachtgeverschap naar programma georiënteerd opdrachtgeverschap.”

In het projectmatige karakter van opdrachtgeverschap in het verleden richtten ICT-organisaties zich er vaak op om op een gegeven moment ook echt iets op te leveren. Dit wordt anders in het nieuwe programmadenken van organisaties. Wortmann: “In het verleden liep de business het risico om gedwongen door de technische noodzaak steeds van de ene naar de andere IT-transitie geleid te worden. De business zou dat niet moeten willen. Dat betekent dat ze bovenop de ICT-programma’s moeten zitten. Die programma’s moeten niet alleen leiden tot meer efficiency zoals in het verleden, maar tot business leadership. Wat je vaak ziet is dat programma’s bij de ICT-afdeling neergelegd worden en niet meer op het bordje terecht komen van het business management. Men moet het opdrachtgeverschap juist in de business houden om afwegingen te kunnen maken als; hoever gaan we hiermee?; hoe snel moet het klaar zijn?; wanneer is het goed genoeg?; et cetera. De ICT-afdeling kan die afwegingen veel moeilijker maken.”

Om het probleem van opdrachtgeverschap te illustreren geeft Wortmann een voorbeeld. “Veel organisaties zitten in de situatie dat ze hun ERP-systeem wel netjes op orde hebben. Wat ze dan vervolgens willen doen is bijvoorbeeld hun supply chain of partnerships op orde brengen, omdat ze daarmee een bepaalde competitive edge willen bereiken. Deze wens verreist dat ze hun IT omvormen naar iets waarin hun partners in de supply chain geautomatiseerd transacties kunnen doorvoeren. Door deze situatie ontstaat een soort transformatieproces van het IT-landschap waarin een heleboel zaken tegelijk goed moeten gaan. Dat verreist leiderschap vanuit de business.”

Best practices
Hans Wortmann geeft tot slot een aantal best practices die bedrijven kunnen inzetten om ‘in control’ van hun ERP-omgeving te komen en te blijven:

“Men moet zich allereerst gaan realiseren dat het wijzigen van het IT-landschap een continue bezigheid is. Het is een beetje vergelijkbaar met continuous improvement. IT wordt steeds minder een projectenbusiness zoals vroeger, maar steeds meer een continue exercitie. Ik zou bijna zeggen een proces. Informatiesystemen zijn net zoals processen continu aan verandering onderhevig en zo moet men ze ook managen.”

Een tweede best practice die de hoogleraar geeft is: Schenk heel veel aandacht aan goed opdrachtgeverschap. “Dat is niet hetzelfde als goede IT-governance”, aldus Wortmann. “Bij IT-governance gaat het erom dat de IT-afdeling goed wordt aangestuurd. Goed opdrachtgeverschap draait meer om alignment. Gebeuren nu echt de dingen die vanuit de business prioriteit hebben?”

“Tot slot”, besluit Wortmann, “ga er maar als management vanuit dat er continu technologische vernieuwingen zullen voordoen waar je op moet inspelen. Ik noemde net al social media, maar zo zijn er nog veel meer. Zet daarvoor een permanent monitoringsysteem op. Identificeer wat er in de buitenwereld wereld gebeurt en bedenkt een strategie om daar op in te spelen. Vaak bieden vernieuwingen ook kansen, denk bijvoorbeeld aan ‘het nieuwe werken’.”

Prof. dr. ir. Hans Wortmann is hoogleraar Informatie Management bij de Faculteit Economie en Bedrijfskunde bij de Rijksuniversiteit Groningen (RUG). Zijn onderzoek richt zich op informatiesystemen voor ondernemingen, in het bijzonder in sectoren als energie, logistiek en gezondheidszorg. Hij is tevens voorzitter van het ICT Innovatie Platform ‘software-as-a-service’ en is hij hoofdredacteur van het wetenschappelijk tijdschrift Computers in Industry.