Proactief zijn: zo doe je dat als business controller

Het controllersvak is volop in beweging. Zo zitten de financial en de business controller steeds meer in hetzelfde vaarwater. Tegelijkertijd groeit de behoefte aan een controller die de rol van navigator kan vervullen.

Deze navigator moet verschillende navigatieskills bezitten. Daarbij is vooral proactiviteit belangrijk, stelt Albert Allmers. 

Wat is proactiviteit?

Proactiviteit betekent dat vooruitdenkt in je werk. Een controller met deze competentie neemt het roer in handen en wacht niet af. Volgens Allmers is dit vooral voor een business controller belangrijk. Deze controller moet namelijk de organisatie in en verbinding zoeken met zijn collega’s.

Het tegenovergestelde van proactiviteit is reactief handelen. Hierbij heb je geen regie en bepalen anderen je agenda.

Voorbeelden van proactiviteit

Hoe ziet proactiviteit eruit in de praktijk? Twee voorbeelden:

1. Nieuwe bedrijfsactiviteiten

Marieke is sinds een jaar werkzaam als controller. Dat doet zij op het hoofdkantoor van een multinational. Vanuit de business komt het plan om in China nieuwe bedrijfsactiviteiten op te zetten. Omdat Marieke regelmatig haar gezicht laat zien in andere business lines en daar warme contacten heeft, wordt zij vanaf de allereerste dag betrokken bij de uitbreidingsplannen.

2. Van een dalende naar een stijgende lijn

Kees werkt al tien jaar als controller bij een familiebedrijf. Het valt hem op dat de verkoop via de webshop de laatste tijd een dalende lijn vertoont. Hij maakt zich zorgen over deze ontwikkeling en belegt een vergadering met zijn collega’s in de business. Door kritische vragen te stellen, gaat hij op zoek naar het verhaal achter de tegenvallende cijfers én naar de weg omhoog.

Tips voor proactief werken

1. Bepaal je eigen koers

Proactiviteit vraagt om een eigen koers. Als deze koers ontbreekt, handel je vooral reactief in plaats van vanuit je persoonlijke waarden. Je zult je dan sneller conformeren aan vragen vanuit de business. Voor een navigator bestaat dan het risico dat hij met alle winden meewaait.

Ontwikkel daarom een duidelijke visie op het controllersvak. Als business controller zul je bijvoorbeeld gesteld zijn op chaos en daaruit de belangrijkste informatie willen destilleren. Beheersing van het totaal en oog voor de toekomst zijn daarbij belangrijke uitgangspunten.

2. Richt je blik op de horizon

Om een proactieve business controller te zijn, is het nodig om je blik op de horizon richten. Dit terwijl op financiële afdelingen de focus nogal eens op de korte termijn ligt. Denk aan het verrichten van de maandafsluiting of het rond krijgen van alle financiële analyses en rapportages.

Door je blik op de horizon te richten, ben je een betere strategische gesprekspartner. Ook zie je problemen daarmee eerder aankomen. Daarvoor richt je je blik bijvoorbeeld op ontwikkelingen en trends die invloed hebben op de groei of winstgevendheid van je organisatie.

3. Denk proactief mee met je crew

De navigator is een van de belangrijkste crewleden van een schip. Wanneer je als business controller een navigator bent, denk je proactief mee over strategische plannen en business cases. Als een consultant geef je dan adviezen over de koers van je organisatie.

Om dit te doen, heb je wel een aantal competenties nodig. Een van die competenties is assertiviteit, wat betekent dat je een rechte rug kunt houden. Als je de organisatie in gaat, krijg je namelijk te maken met dominante types in het lijnmanagement en de directie.

4. Weet wat er speelt in je organisatie

Meedenken lukt alleen als je weet wat er speelt in je organisatie. Daarvoor is het nodig om regelmatig verbinding te zoeken met collega’s. Alleen met frequent contact houd je contacten namelijk warm en weten collega’s jou ook te vinden als er behoefte is aan jouw financiële expertise.

Laat je gezicht dus zien op relevante bijeenkomsten en overleggen. En drink kopjes koffie met sleutelpersonen. Je zit zo dichter bij het vuur en de plannen die in je organisatie worden gesmeed. Ook leer je zo meer over de business en kun je eventuele problemen vroegtijdig signaleren.

5. Gooi af en toe het anker uit

Jij en de business willen misschien in volle vaart vooruit. Maar als niemand af en toe het anker uitgooit, verandert je organisatie algauw in een spookschip. De waan van de dag wint het dan van het uitstippelen van de juiste koers, met het risico dat je organisatie op de klippen loopt.

Plan op vaste momenten daarom tijd in voor rust en overzicht. Ga op die momenten alle stoorzenders uit de weg, zoals je telefoon, mailprogramma of collega’s aan je bureau. Vervolgens ga je proactief plannen en kijk je naar de prioriteiten voor de korte en lange termijn.

Wil jij het roer in handen nemen?

Proactiviteit is een competentie die je verder kunt ontwikkelen.

Foto: Unsplash