Presentatie: Geen outputsturing zonder inzicht in kosten

Peter Ploegsma legt uit hoe deze krimp in medewerkers aan de hand van drie elementen in de bedrijfsvoering bereikt is:
– Kosten en formatieontwikkeling
– Relatie tussen outcome, output en kosten
– Cost accounting binnen UWV

Ploegsma begint zijn betoog met een uitleg over kostenontwikkeling bij het UWV. ‘In onze bedrijfsvoering wordt de klant centraal gesteld. Dit leidt tot verbeterde efficiency. Sturing vindt plaats op kwaliteit van onze diensten. Zo vinden onze klanten, uitkeringsgerechtigden, het belangrijk om elke maand inkomen te hebben. Daarom is dit vastgesteld als een belangrijke KPI.’

Cost accounting speelt bij het UWV een belangrijke rol. Op concernniveau bestaat het UWV uit dertien diensten. Met de cost accounting methodiek kan er bij veranderende marktomstandigheden – bijvoorbeeld het dalen van het aantal werklozen – snel worden bijgestuurd. Sinds de invoering van cost accounting is het UWV er in geslaagd een meer ‘lean and mean’ organisatie te worden. De output is gestegen (meer mensen aan het werk), het aantal klachten is afgenomen en de dienstverlening is verbeterd.

Roelof te Velde (Provincie Zuid-Holland) vraagt zich af hoe het UWV omgaat met de politiek als het gaat om outcome. Stelt het UWV zich bijvoorbeeld harder op tegen Den Haag nu bijvoorbeeld de fusie met het CWI te vroeg komt. Ploegsma: ‘Wij roepen al een aantal jaren dat de werkdruk te hoog ligt. We moeten een voordurende inschatting maken. We zijn namelijk ambitieus, maar kunnen we de snelheid aan? Goede contacten met Den Haag helpen ons hierbij. We proberen altijd zaken bespreekbaar te maken, maar of er altijd goed geluisterd wordt is soms de vraag. Zo hebben we bij de fusie met het CWI eerst due dilligence uitgevoerd. Zitten er geen addertjes onder het gras?  Die zijn er namelijk altijd.’

‘Hoe komt het UWV tot zijn output?’, vraagt iemand uit de zaal. ‘We zijn begonnen met cost accounting’, legt Ploegsma uit. ‘Hierbij hebben we niet opnieuw het wiel uitgevonden, maar hebben het aangesloten bij bestaande productdefinities. Wat wij specifiek doen is vanuit tijd producten tot stand laten komen. Deze worden vervolgens getoetst op ervaringscijfers. Afwijkingen zijn in de praktijk altijd mogelijk.’

‘Hoe gaan jullie om met de eigen medewerkers als het gaat om inkrimping?’, vraagt Moderator Richard Borsboom. ‘Mensen werken hard aan efficiency en staan vervolgens op straat. Ze hebben dan opeens een andere relatie met het UWV.’ Ploegsma legt uit dat ook de medewerkers snappen dat dit de enige weg is. ‘Burgers verwachting nu eenmaal transparantie en goede service. Dat begrijpen onze medewerkers ook. Daarnaast helpen wij ze met omscholing en werken we in toenemende mate toe naar multifucntionele functies. Sommige medewerkers stromen door naar andere overheidsinstellingen zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst. We helpen ze hierbij.’

Na de presentatie van Peter Ploegsma wordt er discussie gevoerd met de zaal en het panel bestaande uit Roelof te Velde (directeur Concernzaken, Provincie Zuid-Holland), Leny Werkhoven-Verhey (directeur Bedrijfsvoering, Centraal Bureau voor de Statistiek) en Maarten Hanekamp (financieel directeur, Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling).

De eerste stelling luidt: ‘In publieke organisaties volstaat sturing op budgetuitputting, sturing op kostprijzen is niet nodig.’ Roelof te Velde herkent dit in zijn organisatie. ‘Wij sturen op outcome, zoals het terugdringen van het aantal verkeersdoden. Als financial moet je de kosten beheersen en daarbij cijfers van effectiviteit opvragen. Iedereen moet zijn rol spelen.’ Maarten Hanekamp vindt de stelling onzin: ‘Je moet transparant zijn. Als je een budget aanvraagt moet je dit ook kunnen verantwoorden.’

‘Output van een publieke organisatie is vaak moeilijk vast te stellen. Kostentoerekening aan producten en diensten is daarmee een theoretische exercitie’, luidt de tweede stelling. Te Velde legt uit hoe dit bij zijn organisatie moeilijk ligt. ‘De Provincie Zuid-Holland krijgt bijvoorbeeld 110 miljoen euro voor jeugdzorg. Wat gaat er met dit geld gebeuren?’ Ploegsma denkt dat je als organisatie al in een zo vroeg mogelijk stadium duidelijkheid moet scheppen in de politiek over wat er met het geld gaat gebeuren.

‘Bij organisaties waarvan het duidelijk is waar het geld heengaat, zoals bijvoorbeeld Staatsbosbeheer, wordt er al snel gekort op het budget’, merkt een bezoeker uit de zaal op. ‘Ook over het korten op budgetten moet duidelijkheid worden verschaft’, besluit Maarten Hanekamp de sessie. De bezoekers begeven zich naar de lunchzaal om bij te praten onder het genot van een broodje en een drankje en zich voor te bereiden op de volgende sessie van het Jaarcongres Public Finance.