PowerPivot voor Excel: Zelfbediening in business intelligence

De deelnemers aan de gebruikersmeeting zijn, behalve Rozema zelf, Bas Kroes (Managing Partner bij ADA ICT), Henk Vlootman (Zelfstandig Excel Consultant) en Jeroen Holterman (CFO bij DeGraaf Technisch Personeel). Hoe zijn zij in aanraking gekomen met PowerPivot? Waar gebruiken zij het voor? Hoe verloopt de integratie met andere systemen? En wat kan er beter? 

Deelnemers:

Introductie met PowerPivot voor Excel
Jeroen Holterman kwam twee jaar terug in dienst bij De Graaf, een detacheerder van technisch personeel. Het bedrijf had twee systemen in gebruik, maar de data werd hier niet uitgehaald en toegepast voor business intelligence, aldus Holterman. ‘Dit had vooral te maken met de crisis. De prioriteit lag echt op de business en de bedrijfsvoering was weliswaar grotendeels op orde, maar veel tijd voor grote verbetertrajecten was er niet.’ Holterman is toen data gaan linken met Access, maar stuitte iets later op PowerPivot voor Excel. ‘Ik ben nogal een praktijkman, dus ben ik gaan stoeien met deze tool en het werkte fantastisch. Ik heb de nodige analyses losgelaten op het bedrijf en er bleek veel verbeterpotentieel. Zo was er een flink bedrag aan omzet nooit gefactureerd.’

Bas Kroes is managing partner bij ADA ICT en helpt bedrijven met de implementatie van maatwerk ICT-oplossingen. ‘Ik ben bevlogen geraakt omdat één van mijn medewerkers op de afdeling business intelligence er helemaal in op ging. In onze propositie speelt PowerPivot nu een belangrijke rol. Niet alleen om hiaten op te vullen in de stuurinformatie, maar ook omdat het medewerkers voorziet in BI-selfservice. De ICT-afdeling werkt bij veel bedrijven toch te traag voor ad hoc analyses en die zijn – zeker in de huidige tijd – juist hard nodig. Bedrijven willen meer wendbaarheid en PowerPivot draagt daar aan bij. Wanneer bijvoorbeeld een klant afscheid dreigt te nemen, hoe breng je dan alle informatie bij elkaar, silo overstijgend? Met een spoedanalyse is het vaak nog mogelijk een actie op poten te zetten om de klant toch te behouden. Daar kun je geen dagen mee wachten. Traditionele BI-tools werken prima om de boel mee te monitoren, maar missen de flexibiliteit van PowerPivot.’

Excel-goeroe Henk Vlootman herkent de gebreken van de ICT-afdeling. ‘Behalve dat het niet zo snel gaat, missen ITers vaak de kennis van finance en de business, dus analyses moeten drie keer opnieuw. Je wilt dat het de eerste keer goed is. Ik ken bedrijven die daarom voor PowerPivot gekozen hebben.’ Toch is PowerPivot nog niet zo bekend. ‘Ik schat dat slechts een klein percentage potentiële gebruikers op de hoogte is’, denkt Holterman. ‘Maar het enthousiasme is wel groot. Er zijn erg veel YouTube filmpjes in omloop van enthousiastelingen en computerbladen en websites schrijven er over. Het gebruik zal zeker toenemen, verwacht ik.’

Big Data
‘De hoeveelheid data explodeert momenteel’, stelt Henk Vlootman. ‘Toen ik begon was vier blaadjes budget in Excel al veel. Wat ik nu zie is dat er steeds meer gegevens beschikbaar komen. De gemiddelde manager op de werkvloer heeft al snel downloads nodig uit het systeem van 5000 / 6000 rijen voor hele korte perioden. 50.000 rijen is in Excel echt de limit; daarna wordt het systeem te traag. In PowerPivot heb je die limiet niet. Je zet het erin, drukt iedere maand op refresh en het komt er uit rollen. Bovendien is het efficiënter en veiliger.’

‘Meer data en meer behoefte aan informatie is bij ons zeker van toepassing’, zegt Jeroen Holterman. ‘Bijvoorbeeld bij het budget willen we toch de vergelijking met voorgaande jaren kunnen maken en allerlei mutaties kunnen verwerken. Wat hebben we gebudgetteerd en wat hebben we gerealiseerd? Wat zijn de afwijkingen ten opzichte van voorgaande periodes? Dat is echt waardevolle stuurinformatie.’

‘Wie gebruiken PowerPivot vooral?’, vraagt Michiel Rozema zich af. Vaak is het namelijk onduidelijk welke afdelingen verantwoordelijk zijn voor (big) data-analyses en business intelligence. ‘ICT is vaak tegen het gebruik van PowerPivot’, zegt Kroes. ‘Finance is wel vaak enthousiast, maar marketeers zijn veruit koplopers. Ze gebruiken het voor allerlei analyses, big data initiatieven, dwarsverbanden leggen, benchmarks maken en verschillende scenario’s toetsen.’

‘Wat ik fijn vind aan PowerPivot is dat forecasten heel gemakkelijk werkt.’ Dat stelt Henk Vlootman. ‘Zet maar een aantal zaken uit en zie wat er gebeurt. Dat heeft er ook mee te maken dat ik heel veel formules moet toevoegen voor mijn rekenwerk, bijvoorbeeld bij een huidige opdracht in de vastgoedsector. Met PowerPivot kan ik vastgoed contant maken. De levensduur van een pand is bijvoorbeeld 50 jaar. Als je dat terugrekent krijg je mooi inzicht in welke panden rendabel zijn en welke niet. Voor de visualisatie vind ik Power View heel belangrijk (add-on voor visualisatie in Excel, red). Een groot voordeel van Power View is dat de ontvanger van de visuals wel in staat is te spelen met de ontvangen berekeningen, maar – erg belangrijk – niks kan wijzigen. Daarvoor moet hij in PowerPivot zijn. De modellen kun je delen met Power View via SharePoint.’

Koppeling met andere systemen
Een bekende uitdaging bij Excel is de koppeling met andere systemen in de onderneming. Hoe is dat met PowerPivot? Michiel Rozema: ‘De manier van denken is bij het bouwen van een model heel anders bij PowerPivot dan bij het traditionele Excel. Daarom zul je tegen hobbels aanlopen wanneer je een vertaalslag gaat maken van Excel naar PowerPivot. Het denken is eigenlijk omgedraaid. Bij Excel bouwt de gebruiker vaak een model vanuit de visualisatie. Met PowerPivot ga je andersom denken; wat voor informatie wil ik hebben en wat voor formules heb ik daar voor nodig? Dat levert al heel snel modellen op waarin je dezelfde data op heel veel manieren kunt inzetten.’

Het binnenhalen van de ruwe data is nog wel vaak een kwestie, blijkt uit de verschillende ervaringen van de gebruikers. Henk Vlootman: ‘In de vastgoedonderneming heb ik met verschillende omgevingen te maken. Ik heb Exact aan de ene kant en een vastgoedprogramma aan de andere kant. Dan heb ik nog een onderhoudsprogramma aan de derde kant. Die hebben allemaal verschillende sleutels. We hebben het dan over hetzelfde pand, maar de boekhouding heeft steeds een andere sleutel toegekend. De meeste informatie komt uit het vastgoedprogramma. Al het andere haal ik binnen in Excel. Daar schrijf ik het zo dat ik het zonder sleutel kan converteren in PowerPivot. Dat soort trukendozen ga je toepassen, want in bedrijven is informatie vaak eilandsgewijs opgeslagen. Je moet wel.’  

Michiel Rozema: ‘Informatie komt vaak naar je toe in de vorm van rapportages. Meestal zijn die al gemigreerd uit verschillende systemen of bepaalde programmeringen. Die zijn vaak net even anders. Bij de ene staat bijvoorbeeld keurig de datum en bij de andere niet. Of je hebt met subtotalen te maken. In de praktijk is het erg lastig om vanuit bestaande rapporten ruwe data te halen en daar mee te gaan spelen in PowerPivot. Maar de database zou ik idealiter ook niet in willen gaan. Dat vraagt toch om diepgaande kennis van dat model. Lever mij maar gewoon de ruwe datasets die ik dan kan analyseren in PowerPivot.’

Bas Kroes: ‘We zien dat de overheid bezig is met allerlei open data initiatieven. In de private sector moet je veel moeite doen om data los te krijgen. Bij initiatieven waarbij de XML-structuur is losgezet zijn de mogelijkheden legio.’

Holterman heeft een datamodel in Exact. Is hij daar nog tegen issues aangelopen? ‘Nou, Exact is niet zo moeilijk’, aldus Holterman. ‘In de GBKMUT-tabel wordt de meeste data verzameld. Je moet van te voren al bedenken hoe de database in elkaar zit en hoe je de informatie eruit krijgt. Als je er vervolgens een budgettabel aan wilt koppelen, zul je die min of meer dezelfde vorm en inhoud moeten geven als de tabel die in Exact staat anders communiceert het niet met elkaar. Je moet dus goed bedenken wat het resultaat moet worden en waar je de informatie vandaan gaat halen. Bij Exact werkt dat goed, ze gebruiken daar een bepaalde indeling voor. Het is vooral zoeken en koppelen en kijken wat eruit komt. Het is trial and error. Daarom werk ik er vaak in het weekend aan, maar dat vind ik als hobbyist niet erg (knipoog). Het is altijd mooi wanneer ik tabellen in elkaar schuif en de connectie tot stand komt.’

Wat kan er beter?
Michiel Rozema: ‘Als er één ding zou moeten worden toegevoegd of veranderd in PowerPivot, wat zou dat dan zijn?’

Jeroen Holterman: ‘Functioneel zou het mooi zijn wanneer je bij het ophalen van de tabellen al zou kunnen aangeven welke je wel en niet wilt, dus een selectie maken op basis van de inhoud van de tabellen.’

Bas Kroes: ‘Ik heb niet zozeer een verbetering voor PowerPivot voor Excel, maar PowerPivot voor SharePoint. Printen gaat namelijk lastig. Vaak zijn een paar mensen in een organisatie in staat met PowerPivot te werken en de rest consumeert. Sommige bestuursleden willen graag prints en daarin vallen vaak bepaalde slicers weg. Daar maakt hij smileys van.’

Henk Vlootman: ‘Waar ik nog wel eens moeite mee heb, is dat wanneer je model te groot wordt het wat instabiel wordt. Dan zie ik bijvoorbeeld dat resultaten niet meer bij berekeningen staan. Wat ik ook prettig zou vinden is dat wanneer ik naar DAX’en (Data Analysis Expressions) kijk alle functies in Nederlands zijn weergegeven. De hele omgeving is Nederlands, maar dan moet ik vervolgens een Engelstalige DAX ingeven.’

De discussie eindigt bij het voornemen om een grootschaligere gebruikersmeeting te organiseren. Jeroen Holterman: ‘Ik denk dat velen er wel iets mee willen doen, maar nog iets meer moeten zien. Immers, zien is geloven. Wat kun je ermee op het vlak van sales, marketing en finance? Wat is de winst? Volgens mij is er veel behoefte aan het uitwisselen van tips & tricks.’ Rozema vindt dit een uitstekend plan waar hij de komende tijd naar gaat kijken. Gebruikers kunnen in de tussentijd terecht in de LinkedIn-groep PowerPivot NL, of contact opnemen met Rozema via michiel.rozema@microsoft.com.